Work Permit là gì và thủ tục xin giấy phép lao động

Work Permit, hay giấy phép lao động, là giấy tờ cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi thuộc trường hợp phải có giấy phép. Từ ngày 07/08/2025, việc cấp, cấp lại và gia hạn giấy phép lao động được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ. Nghị định này quy định cụ thể về đối tượng, vị trí công việc, hồ sơ, trình tự và thời hạn giấy phép lao động.

Với doanh nghiệp FDI, việc xác định đúng người lao động có thuộc diện cấp Work Permit hay không, vị trí công việc, hình thức làm việc và thời điểm nộp hồ sơ là những bước cần được xử lý trước khi người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Work Permit là gì

Work Permit là giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép để làm việc tại Việt Nam. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định điều kiện, trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động. Nghị định được ban hành ngày 07/08/2025 và có hiệu lực từ cùng ngày.

Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài, Work Permit không chỉ là giấy tờ của cá nhân người lao động. Hồ sơ được thực hiện bởi người sử dụng lao động và phải gắn với vị trí công việc, hình thức làm việc và các giấy tờ chứng minh tương ứng.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định người lao động nước ngoài là công dân nước ngoài vào làm việc tại các vị trí công việc quy định tại Điều 3, theo các hình thức làm việc được quy định tại Điều 2. Các hình thức này bao gồm thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ, tình nguyện viên và một số hình thức khác.

Nếu cần đối chiếu sâu hơn về quy định mới, doanh nghiệp có thể tham khảo bài Nghị định 219 về giấy phép lao động mới của MAN.

Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định đồng thời hai yếu tố: người lao động đang làm việc theo hình thức nào và vị trí dự kiến tại Việt Nam thuộc nhóm nào.

Ai phải xin Work Permit tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp Work Permit khi thuộc đối tượng áp dụng của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, làm việc tại các vị trí quy định tại Điều 3 và không thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép lao động theo Điều 7. Bốn nhóm vị trí chính gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Nội dung tổng quan có thể đối chiếu thêm tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Đối với doanh nghiệp FDI, trước khi kết luận một nhân sự có phải xin Work Permit hay không, cần đối chiếu cả vị trí công việc và trường hợp pháp lý của người đó. Một số trường hợp được xác định là không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Một số trường hợp đáng chú ý gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm, thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép lao động theo khoản 13 Điều 7.

Không phải mọi trường hợp không thuộc diện cấp Work Permit đều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Một số trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thông báo theo quy định tương ứng.

Điều kiện cấp Work Permit

Điều kiện cấp Work Permit tập trung vào vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến đảm nhiệm và giấy tờ chứng minh tương ứng. Theo Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các nhóm chính gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật; trong đó tiêu chí đối với chuyên gia và lao động kỹ thuật được quy định cụ thể theo từng trường hợp.

Nhà quản lý

Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.

Giấy tờ chứng minh tư cách nhà quản lý có thể bao gồm điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh vị trí quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động. Đối với người đứng đầu hoặc cấp phó của cơ quan, tổ chức, hồ sơ có thể sử dụng giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Giám đốc điều hành

Giám đốc điều hành được xác định theo hai trường hợp chính: người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Hồ sơ chứng minh có thể dựa trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh; điều lệ hoặc văn bản về cơ cấu tổ chức; cùng văn bản xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động tại nước ngoài trong trường hợp tương ứng.

Chuyên gia

Chuyên gia thông thường phải có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam. Đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế xã hội theo quy định, điều kiện có thể là bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo và ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng các mẫu hồ sơ cũ. Không nên mặc định áp dụng yêu cầu 3 năm kinh nghiệm đối với mọi trường hợp chuyên gia, bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã quy định lại tiêu chí tại khoản 3 Điều 3.

Giấy tờ chứng minh chuyên gia có thể bao gồm văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh trình độ đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm. Một số trường hợp có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp tại Việt Nam để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm theo quy định.

Lao động kỹ thuật

Lao động kỹ thuật thuộc một trong hai trường hợp: được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam; hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.

Đối với hồ sơ chứng minh, doanh nghiệp cần chú ý sự phù hợp giữa giấy tờ đào tạo, kinh nghiệm và vị trí công việc thực tế. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định giấy tờ chứng minh có thể là văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo cùng văn bản xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động tại nước ngoài.

Hồ sơ xin Work Permit gồm những gì

Hồ sơ cấp Work Permit được quy định chủ yếu tại Điều 18 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ gồm giấy tờ của người sử dụng lao động, giấy khám sức khỏe, giấy tờ liên quan đến lý lịch tư pháp, hộ chiếu, ảnh và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, vị trí công việc của người lao động nước ngoài.

Để doanh nghiệp dễ kiểm soát, hồ sơ có thể chia thành hai nhóm chính như sau:

Việc chia hồ sơ theo nhóm giúp doanh nghiệp dễ xác định tài liệu nào thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp và tài liệu nào cần yêu cầu người lao động hoặc đơn vị ở nước ngoài cung cấp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài trên MAN để đối chiếu các nhóm giấy tờ khi chuẩn bị hồ sơ.

Hồ sơ của người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động chuẩn bị văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nội dung trong văn bản này cần thống nhất với vị trí công việc, hình thức làm việc và thông tin của người lao động. Sai lệch giữa nội dung giải trình và các giấy tờ chứng minh có thể làm phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc ảnh hưởng đến quá trình xử lý hồ sơ.

Hồ sơ của người lao động nước ngoài

Hồ sơ có các nhóm giấy tờ cơ bản như giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, ảnh và giấy tờ chứng minh người lao động thuộc vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Đối với từng hình thức làm việc, Nghị định 219 còn yêu cầu giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tương ứng.

Đối với ảnh, Nghị định quy định 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.

Giấy tờ do nước ngoài cấp

Giấy tờ trong hồ sơ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

Đây là nhóm hồ sơ dễ phát sinh chậm trễ đối với doanh nghiệp FDI, đặc biệt khi bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc giấy tờ chứng minh hình thức làm việc được phát hành tại nước ngoài.

Thủ tục xin Work Permit cho người nước ngoài

Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ cấp Work Permit trong thời hạn từ 60 ngày đến không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép trong thời hạn 10 ngày làm việc.

Quy trình thực hiện có thể khái quát thành bốn bước:

1. Xác định điều kiện và hình thức làm việc.
2. Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ.
3. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
4. Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục lao động liên quan.

Bước 1 xác định điều kiện và hình thức làm việc

Doanh nghiệp cần xác định người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật; đồng thời xác định hình thức làm việc tại Việt Nam.

Đây là bước có ảnh hưởng trực tiếp đến thành phần hồ sơ. Chẳng hạn, hồ sơ của chuyên gia được cử từ doanh nghiệp nước ngoài sang Việt Nam sẽ cần giấy tờ chứng minh hình thức làm việc phù hợp với trường hợp được quy định.

Bước 2 chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ

Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo Điều 18 và các giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Đối với giấy tờ do nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực trước khi nộp. Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế tình trạng hồ sơ đã có đủ tài liệu nhưng vẫn không thể hoàn tất do giấy tờ chưa đáp ứng yêu cầu về hình thức pháp lý.

Bước 3 nộp hồ sơ

Hồ sơ được người sử dụng lao động nộp trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân, hoặc thông qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động; UBND cấp tỉnh cũng quyết định việc phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục này.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thủ tục làm Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam để có thêm góc nhìn về quy trình thực tế.

Bước 4 nhận kết quả

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Đối với trường hợp người lao động nước ngoài thuộc diện ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động tại Việt Nam, sau khi được cấp Work Permit, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.

Nơi nộp hồ sơ và cơ quan có thẩm quyền

Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.

Nếu người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính có thẩm quyền theo quy định tại Điều 4.

UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan trực tiếp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại địa phương trước khi nộp.

Thời hạn, gia hạn và cấp lại Work Permit

Work Permit được cấp theo thời hạn của căn cứ pháp lý tương ứng nhưng tối đa không quá 2 năm. Khi giấy phép còn thời hạn, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục gia hạn nếu đáp ứng điều kiện. Hồ sơ gia hạn được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn. Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm các quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thời hạn Work Permit

Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của một trong các căn cứ được quy định, chẳng hạn thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký, văn bản của bên nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên và một số căn cứ khác.

Trong mọi trường hợp thuộc Điều 21, thời hạn giấy phép không quá 2 năm. Vì vậy, hợp đồng hoặc văn bản cử người lao động có thời hạn dài hơn 2 năm không đồng nghĩa Work Permit cũng được cấp trên 2 năm.

Gia hạn Work Permit

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gia hạn trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày Work Permit hết hạn.

Cơ quan có thẩm quyền có thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ để xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động.

Giấy phép lao động được gia hạn chỉ một lần và thời hạn gia hạn tối đa không quá 2 năm theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Khi người lao động tiếp tục làm việc sau thời gian gia hạn theo điều kiện tương ứng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp Work Permit theo quy định thay vì tiếp tục gia hạn không giới hạn.

Khi nào phải cấp Work Permit mới

Việc Work Permit vẫn còn thời hạn không có nghĩa doanh nghiệp có thể giữ nguyên giấy phép khi thay đổi nội dung công việc.

Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu cấp giấy phép mới khi người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trên giấy phép trong các trường hợp thuộc quy định tương ứng. Tương tự, khi người lao động chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép theo quy định.

Cấp lại Work Permit

Cấp lại Work Permit được áp dụng trong các trường hợp như giấy phép còn thời hạn bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, hoặc thay đổi một số nội dung được Nghị định 219 quy định như họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Hồ sơ cấp lại gồm văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung nếu thuộc trường hợp thay đổi thông tin và Work Permit còn thời hạn, trừ trường hợp giấy phép bị mất.

Cơ quan có thẩm quyền cấp lại Work Permit trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu không cấp lại, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Rủi ro khi Work Permit không phù hợp

Rủi ro không chỉ phát sinh khi người lao động hoàn toàn không có Work Permit. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra trường hợp người lao động đã có giấy phép nhưng thông tin trên giấy phép không còn phù hợp với vị trí công việc hoặc hình thức làm việc thực tế.

Một số tình huống cần đặc biệt lưu ý gồm:

• Người lao động chuyển sang vị trí công việc khác so với nội dung trên Work Permit.
• Người lao động thay đổi hình thức làm việc.
• Người lao động chuyển sang một pháp nhân khác trong cùng tập đoàn.
• Thông tin trên giấy phép không còn phù hợp với giấy tờ nhân thân hoặc thông tin của người sử dụng lao động.
• Work Permit sắp hết hạn nhưng doanh nghiệp chưa bắt đầu chuẩn bị hồ sơ gia hạn.

Điểm quan trọng là việc cùng thuộc một tập đoàn hoặc cùng hệ thống doanh nghiệp không đồng nghĩa Work Permit của pháp nhân này tự động có giá trị đối với pháp nhân khác.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp

Trong thực tế xử lý hồ sơ, nhiều vấn đề không xuất phát từ việc thiếu hoàn toàn giấy tờ mà từ việc giấy tờ không thống nhất hoặc được chuẩn bị theo một căn cứ không còn phù hợp. Doanh nghiệp FDI nên đặc biệt kiểm tra các lỗi sau:

Áp dụng hồ sơ theo quy định cũ

Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và thay đổi nhiều nội dung liên quan đến người lao động nước ngoài. Việc sử dụng mẫu biểu, điều kiện kinh nghiệm hoặc cách xác định vị trí theo quy định trước đây có thể dẫn đến hồ sơ không phù hợp với yêu cầu hiện hành.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra lại điều kiện đối với chuyên gia và lao động kỹ thuật thay vì tiếp tục sử dụng tiêu chí kinh nghiệm từ hồ sơ cũ.

Xác định sai vị trí công việc

Tên chức danh trong hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm chưa đủ để kết luận người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.

Hồ sơ cần chứng minh vị trí theo tiêu chí của Điều 3 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Giấy tờ chứng minh chuyên môn và kinh nghiệm không phù hợp

Bằng cấp, chứng chỉ và văn bản xác nhận kinh nghiệm cần phù hợp với vị trí dự kiến làm việc. Đối với giấy tờ do nước ngoài cấp, doanh nghiệp còn phải kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực.

Bỏ sót thời điểm nộp hồ sơ

Hồ sơ cấp Work Permit phải được nộp trong thời hạn từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Đối với gia hạn, khoảng thời gian cần nhớ là trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày Work Permit hết hạn.

Nhầm giữa miễn Work Permit và không cần làm thủ tục

Một người lao động có thể thuộc trường hợp không phải cấp Work Permit nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo theo quy định.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác trường hợp của người lao động theo Điều 7 thay vì chỉ kết luận rằng người đó “được miễn giấy phép”.

Thay đổi công việc nhưng tiếp tục sử dụng Work Permit cũ

Khi thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trong Work Permit, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu cấp giấy phép mới. Việc giấy phép vẫn còn thời hạn không tự động cho phép người lao động tiếp tục làm việc theo nội dung mới.

Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ Work Permit cho doanh nghiệp FDI

Đối với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị Work Permit nên được thực hiện đồng thời với hồ sơ nhân sự và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Trước khi thu thập giấy tờ của người lao động, doanh nghiệp nên xác định rõ pháp nhân sử dụng lao động, vị trí dự kiến, hình thức làm việc và thời điểm bắt đầu làm việc.

Một cách kiểm soát hồ sơ hiệu quả là đối chiếu thông tin theo cùng một chuỗi: pháp nhân sử dụng lao động → vị trí công việc → hình thức làm việc → giấy tờ chứng minh → thời hạn làm việc. Nếu một mắt xích không thống nhất, doanh nghiệp nên rà soát trước khi nộp hồ sơ.

Đối với hồ sơ có yếu tố đầu tư nước ngoài, MAN – Master Accountant Network có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ theo hướng kết nối giữa thủ tục đầu tư, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và thủ tục lao động, giúp hạn chế tình trạng thông tin giữa các hồ sơ không thống nhất.

Về mặt quản trị, doanh nghiệp nên theo dõi riêng ba mốc quan trọng:

• Ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc.
• Ngày Work Permit hết hạn.
• Khoảng thời gian cần bắt đầu chuẩn bị hồ sơ gia hạn.

Cách quản lý này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều lao động nước ngoài với thời điểm cấp giấy phép khác nhau.

Kết luận

Work Permit là thủ tục quan trọng đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, vị trí công việc, hình thức làm việc và trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Các mốc quan trọng cần ghi nhớ gồm thời hạn nộp hồ sơ cấp Work Permit từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc; thời gian xử lý cấp giấy phép là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; Work Permit có thời hạn không quá 2 năm; hồ sơ gia hạn được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc rà soát Work Permit nên được thực hiện cùng với các thay đổi về nhân sự, vị trí công việc, pháp nhân sử dụng lao động và hình thức làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý cấp mới, gia hạn hoặc cấp lại khi phát sinh thay đổi thay vì chỉ kiểm tra giấy phép khi đã gần hết hạn.

Câu hỏi thường gặp về Work Permit

Người nước ngoài có thể tự xin Work Permit không?

Thủ tục cấp Work Permit được thực hiện thông qua người sử dụng lao động. Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động là chủ thể nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.

Xin Work Permit trước ngày bắt đầu làm việc bao lâu?

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Sau khi nhận đủ hồ sơ, thời hạn xem xét và cấp giấy phép là 10 ngày làm việc.

Khi thay đổi vị trí công việc có phải xin Work Permit mới không?

Có thể phải cấp Work Permit mới. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trong giấy phép, trong trường hợp thuộc quy định tương ứng, phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Nguồn tham khảo chính thức

• Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
• Thông tin về Work Permit: Cổng Thông tin điện tử Chính phủ