Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực với Việt Nam và Nghị định 293/2026/NĐ-CP bắt đầu áp dụng. Giấy tờ công do nước thành viên cấp, nếu đã có chứng nhận Apostille, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi nộp vào hồ sơ giấy phép lao động hay hồ sơ thẻ tạm trú. Tuy vậy, bản dịch tiếng Việt có chứng thực vẫn bắt buộc, và vẫn còn những trường hợp phải hợp pháp hóa như trước. Bài viết giúp doanh nghiệp xác định giấy tờ nào được hưởng lợi, giấy tờ nào chưa, và cách chuẩn bị Apostille hồ sơ giấy phép lao động cho đúng ngay từ đầu.
Apostille là gì và vì sao ảnh hưởng đến hồ sơ giấy phép lao động
Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ đóng hoặc đính kèm lên văn bản, xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu là thật. Khi giấy tờ đã có Apostille, cơ quan Việt Nam chấp nhận mà không cần chứng nhận lãnh sự tại nước cấp và hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam.
Trước đây, một phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Anh hay Hàn Quốc muốn dùng ở Việt Nam phải đi qua chuỗi thủ tục gồm chứng nhận của Bộ Ngoại giao nước sở tại rồi hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam. Người lao động thường mất nhiều tuần, có khi phải gửi giấy tờ qua lại giữa hai thành phố. Với Apostille, chuỗi này rút lại thành một bước tại nước cấp.
Việt Nam nộp văn kiện gia nhập ngày 31/12/2025. Theo thông báo của Hội nghị La Haye về Tư pháp quốc tế (HCCH), Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026, nâng tổng số thành viên lên 129. Vì hồ sơ cấp phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có nhiều giấy tờ do nước ngoài cấp, đây là nhóm thủ tục chịu tác động trực tiếp nhất.
Thay đổi chính theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP
Nghị định 293/2026/NĐ-CP ban hành ngày 23/7/2026 và có hiệu lực từ 11/9/2026. Nghị định quy định giấy tờ công nước ngoài có Apostille được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu thêm thủ tục chứng nhận nào khác, và Apostille điện tử do nước ngoài cấp cũng có giá trị sử dụng.
Các điểm doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần nắm được tóm tắt trong bảng sau, dựa trên văn bản Nghị định 293/2026/NĐ-CP đăng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
| Nội dung | Quy định | Căn cứ |
| Miễn hợp pháp hóa | Giấy tờ công nước ngoài có Apostille được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam | Khoản 2 Điều 25 |
| Không đặt thêm thủ tục | Cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu chứng nhận, hợp pháp hóa bổ sung đối với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ | Khoản 3 Điều 25 |
| Apostille điện tử | Apostille điện tử do nước ngoài cấp được chấp nhận | Khoản 4 Điều 25 |
| Từ chối tiếp nhận | Cơ quan được từ chối khi giấy tờ không phải giấy tờ công, Apostille không hợp lệ, giả mạo, bị thu hồi hoặc nội dung trái pháp luật Việt Nam | Điều 26 |
| Bản dịch | Vẫn phải dịch sang tiếng Việt, bản dịch được công chứng hoặc chứng thực, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác | Khoản 1 Điều 27 |
| Kiểm tra, xác minh | Tra cứu qua sổ đăng ký điện tử, mã QR hoặc đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ | Khoản 2, 3 Điều 27 và Điều 28 |
| Nước phản đối | Với nước phản đối việc Việt Nam gia nhập, vẫn áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự | Khoản 4 Điều 5 |
| Chuyển tiếp | Giấy tờ đã hợp pháp hóa và Apostille cấp trước ngày hiệu lực vẫn được chấp nhận | Điều 36 |
Giấy tờ nào trong hồ sơ giấy phép lao động được áp dụng Apostille
Apostille chỉ áp dụng cho giấy tờ công, tức văn bản do cơ quan nhà nước, tòa án, công chứng viên hoặc viên chức có thẩm quyền của nước thành viên cấp. Trong hồ sơ giấy phép lao động, nhóm hưởng lợi rõ nhất là phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng do cơ sở công lập cấp và các văn bản đã được công chứng tại nước cấp.
Bảng sau đối chiếu từng giấy tờ thường có trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động với cách xử lý khi nước cấp là thành viên Công ước và không thuộc diện phản đối.
| Giấy tờ | Tính chất | Cách xử lý |
| Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài | Giấy tờ công do cơ quan tư pháp hoặc cảnh sát cấp | Xin Apostille trực tiếp tại nước cấp. Phiếu không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ |
| Văn bằng, chứng chỉ do trường công lập hoặc cơ quan nhà nước cấp | Thường được xem là giấy tờ công | Xin Apostille cho bản gốc, hoặc cho bản sao đã công chứng tùy quy định của nước cấp |
| Văn bằng do trường tư cấp | Có thể chưa được xem là giấy tờ công | Công chứng bản sao tại nước cấp, sau đó xin Apostille cho chứng nhận công chứng |
| Xác nhận kinh nghiệm của doanh nghiệp nước ngoài | Văn bản tư do doanh nghiệp ký | Người đại diện ký trước công chứng viên, sau đó xin Apostille cho chứng nhận công chứng |
| Giấy chứng nhận sức khỏe cấp ở nước ngoài | Phụ thuộc cơ sở cấp là công hay tư | Cơ sở tư thường phải công chứng trước. Giấy không quá 12 tháng. Nhiều doanh nghiệp chọn khám tại cơ sở y tế đủ điều kiện ở Việt Nam để khỏi xử lý giấy tờ nước ngoài |
| Hộ chiếu | Giấy tờ xuất nhập cảnh | Không cần Apostille. Nộp bản sao có chứng thực theo yêu cầu hồ sơ |
Điểm dễ nhầm là văn bản tư. Một thư xác nhận kinh nghiệm do công ty mẹ ở Singapore ký không thể xin Apostille trực tiếp. Văn bản cần được công chứng trước, và Apostille khi đó xác nhận chữ ký của công chứng viên chứ không xác nhận nội dung kinh nghiệm. Cơ quan cấp phép vẫn có quyền đánh giá nội dung có đáp ứng điều kiện chuyên gia, nhà quản lý hay lao động kỹ thuật hay không.
Giấy tờ của người thân trong hồ sơ thẻ tạm trú
Khi người lao động bảo lãnh vợ, chồng hoặc con sang Việt Nam, hồ sơ thường cần giấy đăng ký kết hôn và giấy khai sinh để chứng minh quan hệ. Đây là giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước cấp nên thuộc diện được Apostille. Lưu ý Apostille chỉ thay đổi khâu xác thực giấy tờ, còn điều kiện cấp thẻ tạm trú theo từng nhóm và thành phần hồ sơ vẫn giữ nguyên.
Những trường hợp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự
Apostille chỉ thay thế hợp pháp hóa lãnh sự khi giấy tờ là giấy tờ công, do nước thành viên cấp, và nước đó không phản đối việc Việt Nam gia nhập. Thiếu một trong ba điều kiện này, doanh nghiệp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như trước ngày 11/9/2026, nếu không có điều ước quốc tế khác cho phép miễn.
Các trường hợp doanh nghiệp cần rà soát trước khi yêu cầu người lao động chuẩn bị giấy tờ gồm:
- Nước cấp chưa tham gia Công ước. Giấy tờ vẫn đi theo quy trình chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự thông thường.
- Nước đã phản đối việc Việt Nam gia nhập. Theo các thông tin công bố đến thời điểm viết bài, nhóm này gồm Đức, Áo, Cộng hòa Séc, Thái Lan và Greenland. Danh sách có thể thay đổi nên cần tra lại bảng trạng thái Công ước trên trang HCCH trước mỗi hồ sơ.
- Giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước. Điều 26 Nghị định 293/2026/NĐ-CP loại trừ văn bản do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập và giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
- Apostille không hợp lệ. Ví dụ Apostille không do cơ quan có thẩm quyền cấp, thiếu tiêu đề tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”, bị giả mạo hoặc đã bị thu hồi.
Ví dụ thực tế, một kỹ sư người Đức nhận việc tại TP.HCM vẫn phải hợp pháp hóa phiếu lý lịch tư pháp Đức tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Đức. Trong khi đó, một kỹ sư người Canada (Canada là thành viên Công ước từ 11/01/2024) chỉ cần Apostille tại Canada rồi mang về Việt Nam dịch và chứng thực.
Bản dịch tiếng Việt và chứng thực vẫn bắt buộc
Apostille không thay thế bản dịch. Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ có Apostille khi sử dụng tại Việt Nam vẫn phải dịch sang tiếng Việt, bản dịch được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Để tránh làm lại, Apostille hồ sơ giấy phép lao động nên được xử lý theo trình tự sau.
- Công chứng tại nước cấp nếu là văn bản tư hoặc bản sao văn bằng.
- Xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, dạng giấy hoặc điện tử.
- Mang bản gốc có Apostille về Việt Nam và dịch toàn bộ văn bản, nên dịch kèm cả trang Apostille.
- Công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
- Ghép vào bộ hồ sơ và nộp cho cơ quan cấp giấy phép lao động.
Nếu dịch trước khi có Apostille, bản dịch sẽ thiếu trang chứng nhận và thường phải dịch lại. Vì vậy doanh nghiệp nên chờ giấy tờ hoàn tất Apostille rồi mới chuyển cho đơn vị dịch thuật.
Cách kiểm tra Apostille trước khi nộp
Cơ quan tiếp nhận có thể kiểm tra Apostille qua sổ đăng ký điện tử hoặc mã QR của nước cấp, hoặc đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh. Doanh nghiệp nên tự kiểm tra trước khi nộp, vì một Apostille sai thông tin hoặc không tra cứu được có thể khiến cả bộ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Trước khi gửi hồ sơ, bộ phận nhân sự nên rà nhanh các điểm sau.
- Trang chứng nhận có tiêu đề tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” và đủ các mục theo mẫu của Công ước như nước cấp, người ký, chức danh, nơi cấp, ngày cấp, số chứng nhận, con dấu và chữ ký.
- Số chứng nhận hoặc mã QR tra cứu được trên sổ đăng ký điện tử của nước cấp, nếu nước đó có hệ thống này.
- Họ tên, ngày sinh trên giấy tờ khớp với hộ chiếu của người lao động.
- Thời hạn của phiếu lý lịch tư pháp và giấy chứng nhận sức khỏe vẫn còn tại thời điểm nộp, không phải tại thời điểm xin Apostille.
Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước 11/9/2026 có còn dùng được không
Có. Theo Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Nghị định có hiệu lực vẫn được tiếp tục sử dụng, và Apostille do nước ngoài cấp trước ngày này cũng được chấp nhận. Tuy vậy, thời hạn riêng của từng loại giấy tờ vẫn phải đáp ứng.
Ví dụ, phiếu lý lịch tư pháp được hợp pháp hóa tháng 6/2026 vẫn hợp lệ về mặt xác thực, nhưng nếu đến ngày nộp đã quá 6 tháng kể từ ngày cấp thì vẫn phải xin phiếu mới. Với phiếu mới, nếu nước cấp là thành viên Công ước, người lao động chỉ cần Apostille thay vì hợp pháp hóa.
Checklist cho doanh nghiệp tuyển lao động nước ngoài từ 11/9/2026
Khi lên kế hoạch tuyển dụng, doanh nghiệp có thể dùng checklist sau để chuẩn bị Apostille hồ sơ giấy phép lao động đúng tiến độ.
- Xác định diện cấp phép. Kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động hay không. Chẳng hạn, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên không thuộc diện cấp giấy phép lao động, chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.
- Xác định nước cấp từng giấy tờ. Tra trạng thái Công ước và danh sách nước phản đối để biết giấy tờ nào đi Apostille, giấy tờ nào vẫn hợp pháp hóa.
- Tính ngược thời gian. Hồ sơ nộp không sớm hơn 60 ngày và không muộn hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
- Canh thời hạn giấy tờ. Phiếu lý lịch tư pháp không quá 6 tháng, giấy chứng nhận sức khỏe không quá 12 tháng tính đến ngày nộp.
- Chuẩn bị bản dịch có chứng thực sau khi giấy tờ đã có Apostille.
- Lưu bản scan Apostille và số tra cứu để dùng lại khi gia hạn, cấp lại hoặc làm thẻ tạm trú.
Việc rút ngắn khâu xác thực giúp giảm rủi ro người lao động phải bắt đầu làm việc khi chưa có giấy phép. Doanh nghiệp vẫn cần theo dõi tiến độ, vì mức phạt khi không có giấy phép lao động áp dụng cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
Kết luận
Từ ngày 11/9/2026, Apostille hồ sơ giấy phép lao động giúp doanh nghiệp bỏ được khâu hợp pháp hóa lãnh sự cho phần lớn giấy tờ đến từ các nước thành viên Công ước, nhất là phiếu lý lịch tư pháp và văn bằng. Ba điểm cần giữ là kiểm tra nước cấp có thuộc diện phản đối hay không, xử lý văn bản tư qua công chứng trước khi xin Apostille, và luôn dịch, chứng thực bản dịch tiếng Việt. Làm đúng trình tự ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ không bị trả lại và người lao động bắt đầu làm việc đúng kế hoạch.
Doanh nghiệp cần rà soát bộ giấy tờ của từng người lao động hoặc muốn tham khảo các bước nộp hồ sơ có thể xem hướng dẫn làm Work Permit cho người nước ngoài, hoặc liên hệ MAN để được hỗ trợ trọn gói qua dịch vụ giấy phép lao động.
Chứng chỉ hành nghề: Kiểm toán viên CPA Việt Nam
Kinh nghiệm: Hơn 30 năm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính
Câu hỏi thường gặp
Apostille có thay thế hợp pháp hóa lãnh sự cho mọi giấy tờ nước ngoài không?
Không. Apostille chỉ áp dụng cho giấy tờ công do nước thành viên cấp, trừ nước đã phản đối việc Việt Nam gia nhập và các loại giấy tờ bị loại trừ tại Điều 26 Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Các trường hợp còn lại vẫn hợp pháp hóa lãnh sự.
Cơ quan cấp giấy phép lao động có được yêu cầu hợp pháp hóa thêm khi giấy tờ đã có Apostille không?
Không. Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu thêm thủ tục chứng nhận đối với giấy tờ có Apostille hợp lệ. Cơ quan chỉ được từ chối khi rơi vào các căn cứ tại Điều 26.
Apostille điện tử có dùng được cho hồ sơ giấy phép lao động không?
Có. Khoản 4 Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP công nhận Apostille điện tử do nước ngoài cấp. Doanh nghiệp nên lưu kèm đường dẫn hoặc mã tra cứu để cơ quan tiếp nhận kiểm tra khi cần.
Giấy tờ Việt Nam cần dùng ở nước ngoài thì xin Apostille ở đâu?
Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille cho giấy tờ công của Việt Nam theo Điều 6 Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Hồ sơ có thể nộp qua Cổng dịch vụ công Apostille của Cục Lãnh sự; theo Điều 17, hồ sơ trực tuyến từ 1 đến 4 giấy tờ có thể được giải quyết trong ngày.
