Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Cấp giấy phép lao động là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện phải cấp phép tại Việt Nam. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp phép được xử lý trong 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ; nếu không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 07/08/2025 và có hiệu lực cùng ngày. Xem Nghị định 219/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ

Thủ tục hành chính cấp giấy phép lao động được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia với mã thủ tục 1.014199. Tra cứu thủ tục cấp giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đối tượng cần cấp giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần xác định trước mình có thuộc diện cấp giấy phép lao động hay thuộc trường hợp không thuộc diện cấp. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều nhóm trường hợp không phải cấp giấy phép, vì vậy doanh nghiệp nên xác định đúng tư cách pháp lý trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm phần tổng hợp về quy định giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP trên website MAN để rà soát phạm vi áp dụng.

Các nhóm vị trí công việc thuộc diện cấp phép

Hồ sơ cấp giấy phép lao động phải có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo trường hợp áp dụng. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét điều kiện cấp phép.

Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào chức danh ghi trên hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm. Cần đối chiếu vị trí công việc, lĩnh vực làm việc và giấy tờ chứng minh tương ứng. MAN cũng có nội dung chuyên sâu về Work Permit và thủ tục xin giấy phép lao động để tham khảo cách phân biệt các khái niệm liên quan.

Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Một số nhóm đáng chú ý gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn, một số trường hợp thuộc diện miễn theo Bộ luật Lao động và các trường hợp đặc thù khác.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc không thuộc diện cấp giấy phép lao động và việc không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Tùy trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc nghĩa vụ thông báo theo quy định.

Hồ sơ cấp giấy phép lao động

Hồ sơ cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP gồm văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn thời hạn, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, 02 ảnh màu và các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, vị trí công việc của người lao động.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài trên website MAN để kiểm tra các nhóm giấy tờ theo từng trường hợp.

Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động phải lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Đối với doanh nghiệp FDI, thông tin về người sử dụng lao động, vị trí dự kiến sử dụng và người lao động nước ngoài cần được kiểm tra thống nhất giữa văn bản đề nghị và các giấy tờ còn lại trong hồ sơ.

Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống thông tin hoặc cơ sở dữ liệu theo quy định.

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp, giấy này được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và giấy còn thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

Quy định này cũng được Báo Điện tử Chính phủ giải đáp trong bài Quy định về giấy khám sức khỏe trong hồ sơ cấp giấy phép lao động.

Hộ chiếu và lý lịch tư pháp

Hồ sơ phải có hộ chiếu còn thời hạn. Ngoài ra, hồ sơ phải có phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc các tình trạng pháp lý được quy định, với thời điểm cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thời điểm cấp giấy tờ này trước khi nộp hồ sơ. Việc chuẩn bị quá sớm có thể khiến giấy tờ không còn đáp ứng điều kiện về thời hạn tại thời điểm nộp.

Ảnh của người lao động

Hồ sơ gồm 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính. Đây là thành phần đơn giản nhưng dễ phát sinh lỗi kỹ thuật nếu ảnh không đáp ứng đúng yêu cầu về kích thước hoặc hình thức.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc phụ thuộc vào trường hợp cụ thể của người lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các nhóm giấy tờ tương ứng với từng hình thức làm việc như di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ và các hình thức khác thuộc phạm vi điều chỉnh.

Doanh nghiệp không nên sử dụng một loại giấy tờ chứng minh hình thức làm việc cho tất cả trường hợp. Hồ sơ cần được đối chiếu với hình thức làm việc thực tế của từng người lao động.

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Hồ sơ phải có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo quy định.

Một điểm cần lưu ý là chức danh nội bộ không nên được sử dụng như căn cứ duy nhất để xác định vị trí công việc. Bộ Nội vụ đã giải thích rằng trong giấy phép lao động, thông tin về vị trí công việc được xác định cụ thể theo lĩnh vực làm việc và mã nghề cấp 3, không quy định về chức danh công việc. Xem giải đáp của Báo Điện tử Chính phủ về thay đổi chức danh công việc.

Quy trình cấp giấy phép lao động

Quy trình cấp giấy phép lao động tập trung vào việc xác định đúng trường hợp, chuẩn bị đủ hồ sơ, nộp đúng thời điểm và để cơ quan có thẩm quyền thẩm định, cấp giấy phép. Theo thủ tục hành chính được công bố, thời hạn giải quyết đối với trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời điểm nộp hồ sơ

Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ trước thời điểm người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Theo quy định được công bố, người sử dụng lao động thực hiện hồ sơ trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

Không nên chờ đến sát ngày người lao động bắt đầu làm việc mới hoàn thiện hồ sơ. Các giấy tờ do nước ngoài cấp có thể cần thêm thời gian để chuẩn bị, dịch thuật, chứng thực hoặc đáp ứng điều kiện sử dụng tại Việt Nam tùy trường hợp.

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo đúng trường hợp của người lao động và nộp theo phương thức được công bố trên hệ thống thủ tục hành chính. Cổng Dịch vụ công Quốc gia xác định thủ tục này có mã 1.014199 và thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc đối với trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.

Khi thực hiện, doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp thông tin thủ tục hành chính mã 1.014199 trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để xác định phương thức và cơ quan tiếp nhận theo tình trạng cập nhật tại thời điểm nộp.

Thẩm định và cấp giấy phép

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động. Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Địa điểm và thẩm quyền giải quyết

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định.

Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động.

Những điểm doanh nghiệp FDI cần kiểm tra trước khi nộp

Một bộ hồ sơ đầy đủ về số lượng giấy tờ chưa chắc đã đáp ứng yêu cầu nếu các tài liệu không thống nhất về người lao động, vị trí hoặc hình thức làm việc. Với hồ sơ FDI, việc kiểm tra tính liên kết giữa các tài liệu thường quan trọng không kém việc kiểm tra từng giấy tờ riêng lẻ.

Doanh nghiệp nên rà soát theo các nhóm trọng tâm sau:

• Thông tin người lao động trên hộ chiếu và các giấy tờ liên quan phải thống nhất.
• Giấy lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phải đáp ứng yêu cầu về thời điểm cấp.
• Giấy khám sức khỏe phải đáp ứng điều kiện về cơ sở cấp và thời hạn sử dụng.
• Hình thức làm việc phải phù hợp với giấy tờ chứng minh được nộp.
• Vị trí công việc phải phù hợp với nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được chứng minh trong hồ sơ.
• Địa phương tiếp nhận hồ sơ phải được xác định đúng theo thẩm quyền.
• Hồ sơ của người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố cần được đối chiếu theo quy định về thẩm quyền của nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính.

Cách rà soát này giúp doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ theo một chuỗi logic thay vì chỉ đối chiếu danh sách giấy tờ. Đặc biệt, các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và vị trí công việc cần được xem xét theo từng trường hợp cụ thể.

Một số tình huống doanh nghiệp thường gặp

Người lao động thay đổi vị trí công việc

Nếu người lao động nước ngoài đang có giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trên giấy phép mà không thay đổi người sử dụng lao động, Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Quy định này được Bộ Nội vụ giải đáp cụ thể trong trường hợp thay đổi hình thức làm việc khi giấy phép lao động còn hiệu lực.

Trong khi đó, doanh nghiệp cần phân biệt thay đổi thực chất về vị trí hoặc hình thức làm việc với việc chỉ thay đổi tên chức danh nội bộ. Việc xác định đúng trường hợp giúp tránh thực hiện thủ tục cấp mới không cần thiết hoặc bỏ sót nghĩa vụ phải thực hiện.

Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố

Trường hợp người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có quy định riêng về thẩm quyền. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động.

Doanh nghiệp có mô hình nhiều chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh nên xác định trường hợp này ngay từ đầu để tránh lựa chọn sai cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Giấy khám sức khỏe được cấp tại nước ngoài

Giấy khám sức khỏe của người lao động nước ngoài không phải trong mọi trường hợp đều có thể sử dụng chỉ vì đã được cấp ở nước ngoài. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, đồng thời giấy còn thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

Kinh nghiệm rà soát hồ sơ cấp giấy phép lao động

Đối với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị hồ sơ hiệu quả không nên bắt đầu từ việc gom đủ giấy tờ mà nên bắt đầu từ việc xác định đúng trường hợp pháp lý của người lao động. Từ đó mới xác định hình thức làm việc, vị trí công việc và loại giấy tờ chứng minh tương ứng.

Một cách rà soát thực tế là kiểm tra hồ sơ theo ba lớp: thông tin nhân thân, điều kiện của vị trí công việc và căn cứ chứng minh hình thức làm việc. Nếu một trong ba nhóm thông tin không thống nhất, doanh nghiệp nên xử lý điểm bất nhất trước khi nộp.

MAN – Master Accountant Network có cung cấp dịch vụ giấy phép lao động cho người nước ngoài và hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể. Khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ thủ tục, doanh nghiệp vẫn nên yêu cầu đơn vị tư vấn xác định rõ căn cứ pháp lý và điều kiện áp dụng cho từng hồ sơ.

Kết luận

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được chuẩn bị theo đúng trường hợp làm việc, vị trí công việc và cơ quan có thẩm quyền. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ phải đáp ứng các thành phần về người sử dụng lao động, sức khỏe, hộ chiếu, lý lịch tư pháp, hình thức làm việc và vị trí công việc; thời hạn giải quyết đối với thủ tục cấp phép là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp FDI, ba điểm cần ưu tiên kiểm tra là xác định đúng diện phải cấp phép, lựa chọn đúng giấy tờ chứng minh hình thức và vị trí công việc, đồng thời xác định đúng cơ quan có thẩm quyền. Việc rà soát các yếu tố này trước khi nộp hồ sơ giúp hạn chế sai sót và tránh phát sinh thời gian xử lý không cần thiết.

Thông tin pháp lý tham chiếu: Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và thủ tục hành chính mã 1.014199 trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Câu hỏi thường gặp về cấp giấy phép lao động

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm những gì?

Hồ sơ gồm văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn thời hạn, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, 02 ảnh màu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo trường hợp áp dụng.

Có thể nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động trực tuyến không?

Thủ tục cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia với mã thủ tục 1.014199. Phương thức và cơ quan tiếp nhận cần được doanh nghiệp kiểm tra theo thông tin thủ tục được công bố tại thời điểm nộp hồ sơ.