Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện được chuẩn bị theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 và thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Với doanh nghiệp FDI, khó khăn thường không nằm ở số lượng giấy tờ mà ở chỗ mỗi giấy tờ do một bên khác nhau chuẩn bị, có thời hạn hiệu lực khác nhau và phải được hợp pháp hóa, dịch thuật đúng trình tự.
Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ gồm văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn thời hạn, phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 06 tháng, 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm, giấy tờ chứng minh vị trí và hình thức làm việc. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực.
Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những giấy tờ nào
Một bộ hồ sơ xin giấy phép lao động cấp mới gồm sáu nhóm giấy tờ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cộng thêm giấy tờ chứng minh nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19. Thủ tục được công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia với mã thủ tục 1.014199.
Điểm thay đổi đáng chú ý so với quy định cũ là văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép nay gộp vào một mẫu duy nhất là Mẫu số 03. Trước đây, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải xin văn bản chấp thuận nhu cầu trước rồi mới nộp hồ sơ cấp phép bằng Mẫu số 11/PLI. Nhiều tài liệu và cả phần tóm tắt AI trên Google vẫn mô tả quy trình cũ, nên người phụ trách hồ sơ cần đối chiếu đúng mẫu hiện hành.
Để tránh dồn việc vào phút cuối, MAN luôn chia bộ hồ sơ thành hai phần theo bên có trách nhiệm chuẩn bị, trình bày ở hai mục tiếp theo.
Checklist hồ sơ phía doanh nghiệp
Doanh nghiệp, với tư cách người sử dụng lao động, chịu trách nhiệm lập văn bản đề nghị và cung cấp các giấy tờ chứng minh vị trí, hình thức làm việc phát sinh tại Việt Nam. Danh mục cần đánh dấu khi chuẩn bị gồm:
| ✓ | Giấy tờ | Ghi chú |
| ☐ | Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP) | 01 bản chính, do người đại diện doanh nghiệp ký |
| ☐ | Giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý: điều lệ công ty, văn bản bổ nhiệm hoặc điều động | Áp dụng khi người lao động giữ vị trí nhà quản lý |
| ☐ | Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh | Áp dụng cho giám đốc điều hành đứng đầu đơn vị này |
| ☐ | Hợp đồng, thỏa thuận hoặc văn bản cử sang làm việc tương ứng hình thức làm việc | Ví dụ hợp đồng cung cấp dịch vụ, thỏa thuận hợp tác, văn bản tham gia gói thầu, dự án |
| ☐ | Giấy tờ chứng minh tư cách chủ sở hữu, thành viên góp vốn dưới 3 tỷ đồng hoặc thành viên Hội đồng quản trị (nếu có) | Nhóm này chứng minh vị trí nhà quản lý theo khoản 1 Điều 3 |
| ☐ | Giấy ủy quyền cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ (nếu có) | Khi doanh nghiệp không trực tiếp nộp |
Với doanh nghiệp mới thành lập, giấy tờ pháp lý gốc như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) cần có trước, vì thông tin trên Mẫu số 03 phải khớp với thông tin đăng ký của người sử dụng lao động.
Checklist hồ sơ phía người lao động nước ngoài
Phần lớn giấy tờ cá nhân phải lấy từ nước ngoài và mất thời gian hợp pháp hóa, nên người lao động nên được gửi danh mục này sớm nhất có thể:
| ✓ | Giấy tờ | Yêu cầu chính |
| ☐ | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không đang chấp hành hình phạt, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự | Cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ |
| ☐ | Giấy khám sức khỏe | Do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp; giấy nước ngoài chỉ dùng khi có điều ước, thỏa thuận công nhận lẫn nhau và không quá 12 tháng kể từ ngày cấp |
| ☐ | Văn bằng, chứng chỉ chuyên môn | Phù hợp vị trí chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật |
| ☐ | Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc | Do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi người lao động từng làm việc xác nhận |
| ☐ | Xác nhận đã được tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục (nếu di chuyển nội bộ doanh nghiệp) | Do doanh nghiệp nước ngoài cử sang xác nhận |
| ☐ | Hộ chiếu còn thời hạn | Thông tin phải khớp với các giấy tờ khác |
| ☐ | 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm | Phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính |
Bốn nhóm giấy tờ đầu tiên là nơi phát sinh nhiều vướng mắc nhất, được phân tích riêng ở các mục dưới đây.
Phiếu lý lịch tư pháp
Phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ xin giấy phép lao động phải được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Phiếu có thể do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp; thay cho phiếu có thể dùng văn bản xác nhận người lao động không đang chấp hành hình phạt, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho phép nộp đồng thời hồ sơ cấp giấy phép lao động và hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Khi hai thủ tục đã liên thông, doanh nghiệp không phải nộp riêng phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp, giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đối với người lao động đã cư trú tại Việt Nam.
Với phiếu do nước ngoài cấp, mốc 06 tháng thường là giấy tờ “hết hạn” sớm nhất trong bộ hồ sơ, vì thời gian hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật cũng nằm trong khoảng này. Doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày dự kiến nộp để quyết định thời điểm người lao động xin phiếu.
Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp. Nghị định 219/2025/NĐ-CP miễn nộp giấy này nếu kết quả khám đã được kết nối trên hệ thống thông tin của ngành y tế; giấy do nước ngoài cấp chỉ được chấp nhận khi Việt Nam và nước đó có điều ước hoặc thỏa thuận công nhận lẫn nhau, và có thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
Trên thực tế, phần lớn hồ sơ MAN xử lý dùng giấy khám sức khỏe cấp tại Việt Nam, vì điều kiện công nhận giấy nước ngoài khá hẹp. Người lao động đã có mặt tại Việt Nam có thể khám tại bệnh viện đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài; khi giấy khám đã được đồng bộ lên hệ thống y tế, doanh nghiệp nên kiểm tra để tận dụng trường hợp miễn nộp.
Bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm
Văn bằng và xác nhận kinh nghiệm quyết định người lao động được xếp vào vị trí nào theo Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, từ đó quyết định hồ sơ có được chấp thuận hay không. Điều 19 quy định giấy tờ chứng minh tương ứng cho từng vị trí.
Chuyên gia
Chuyên gia là người có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các ngành ưu tiên phát triển kinh tế, xã hội, bằng đại học đúng chuyên ngành kèm ít nhất 01 năm kinh nghiệm là đủ. Mức 02 năm thấp hơn yêu cầu 03 năm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Lao động kỹ thuật
Lao động kỹ thuật cần được đào tạo ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp nếu không có chứng chỉ đào tạo. Hồ sơ cần văn bằng hoặc chứng chỉ đào tạo kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm.
Nhà quản lý và giám đốc điều hành
Nhà quản lý được xác định theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, nên giấy tờ chứng minh là điều lệ, văn bản bổ nhiệm hoặc điều động thay vì văn bằng. Giám đốc điều hành đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện chứng minh bằng giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của đơn vị đó, vì vậy hồ sơ cho trưởng văn phòng đại diện chỉ nộp được sau khi văn phòng đã được cấp phép.
Lỗi MAN gặp nhiều nhất ở nhóm này là văn bản xác nhận kinh nghiệm chỉ ghi chức danh mà không ghi thời gian làm việc từ ngày nào đến ngày nào, hoặc mô tả công việc không khớp với vị trí trên Mẫu số 03. Xác nhận kinh nghiệm nên ghi rõ tên tổ chức, chức danh, thời gian và mô tả công việc liên quan.
Hợp pháp hóa lãnh sự văn bằng và dịch thuật
Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định của pháp luật. Giấy tờ sau khi hợp pháp hóa phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực.
Thứ tự đúng để không phải làm lại gồm ba bước:
- Chứng thực bản sao tại nước cấp (nếu nộp bản sao): theo khoản 2 Điều 5, bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp và hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước đó, trừ trường hợp được miễn.
- Dịch ra tiếng Việt và chứng thực bản dịch tại Việt Nam: dịch toàn bộ nội dung, kể cả các con dấu hợp pháp hóa.
Làm sai thứ tự, ví dụ dịch thuật trước rồi mới hợp pháp hóa, là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Văn bằng không có thời hạn hiệu lực nên có thể hợp pháp hóa sớm nhất, trong khi phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài cần làm sau cùng để còn trong mốc 06 tháng.
Ảnh và hộ chiếu
Hồ sơ cần hộ chiếu còn thời hạn và 02 ảnh màu cỡ 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính. Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP không còn nêu yêu cầu ảnh chụp trong 06 tháng như quy định cũ, dù nhiều hướng dẫn trên mạng vẫn ghi chi tiết này.
Thông tin trên hộ chiếu là “chìa khóa” đối chiếu với các giấy tờ còn lại. Khi người lao động vừa đổi hộ chiếu, số hộ chiếu trên phiếu lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm hoặc giấy khám sức khỏe có thể khác số trên hộ chiếu mới; trường hợp này nên chuẩn bị thêm bản sao hộ chiếu cũ để giải trình.
Thời hạn hiệu lực từng giấy tờ trong hồ sơ
Mỗi giấy tờ trong hồ sơ xin giấy phép lao động có cách tính thời hạn riêng, và chỉ cần một giấy quá hạn là cả bộ bị trả lại. Bảng tổng hợp giúp doanh nghiệp sắp xếp thứ tự chuẩn bị:
| Giấy tờ | Thời hạn hiệu lực khi nộp | Thời điểm nên chuẩn bị |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp | Sau cùng, đặc biệt với phiếu nước ngoài |
| Giấy khám sức khỏe nước ngoài | Không quá 12 tháng kể từ ngày cấp, và chỉ khi có điều ước, thỏa thuận công nhận | Gần ngày nộp |
| Giấy khám sức khỏe cấp tại Việt Nam | Theo thời hạn ghi trên giấy, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp | Khi người lao động đã có mặt tại Việt Nam |
| Hộ chiếu | Còn thời hạn | Kiểm tra đầu tiên |
| Văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm | Không giới hạn nhưng phải được hợp pháp hóa, dịch thuật | Sớm nhất vì thời gian hợp pháp hóa dài |
| Xác nhận tuyển dụng (di chuyển nội bộ) | Phải thể hiện ít nhất 12 tháng làm việc liên tục | Cùng lúc với văn bằng |
Nguyên tắc chung là xử lý giấy tờ không có hạn trước, giấy tờ có hạn ngắn sau cùng, và nộp hồ sơ trong khoảng từ 60 ngày đến không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nộp hồ sơ và thời gian giải quyết
Hồ sơ xin giấy phép lao động được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, trực tiếp hoặc qua bưu chính công ích tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc. Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
Thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Giấy phép có thời hạn tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn một lần, tối đa 02 năm. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp và người lao động phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc. Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nên khác nhau giữa các địa phương.
Lỗi thường gặp từ kinh nghiệm của MAN
Qua các hồ sơ đã xử lý cho doanh nghiệp FDI, đội ngũ MAN – Master Accountant Network ghi nhận những lỗi làm hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài nhiều nhất:
- Dùng mẫu cũ: nộp Mẫu số 11/PLI theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP thay vì Mẫu số 03 theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Phiếu lý lịch tư pháp quá 06 tháng: do chờ hợp pháp hóa văn bằng quá lâu sau khi đã xin phiếu.
- Xác nhận kinh nghiệm thiếu thời gian làm việc: không đủ căn cứ chứng minh 02 năm với chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
- Dịch trước khi hợp pháp hóa: phải dịch và chứng thực lại toàn bộ, tốn thêm thời gian và chi phí.
- Vị trí trên Mẫu số 03 không khớp văn bằng: ví dụ khai vị trí chuyên gia tài chính nhưng văn bằng chuyên ngành kỹ thuật.
Phần lớn các lỗi trên có thể phát hiện ngay ở bước rà soát hồ sơ trước khi nộp. Doanh nghiệp cần hỗ trợ trọn gói có thể tham khảo dịch vụ xin giấy phép lao động của MAN, hoặc dùng gói tư vấn pháp lý thường xuyên khi có nhiều nhân sự nước ngoài cần cấp phép, gia hạn định kỳ.
Kết luận
Hồ sơ xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP gọn hơn trước nhờ gộp văn bản giải trình nhu cầu vào Mẫu số 03 và liên thông phiếu lý lịch tư pháp, nhưng yêu cầu về thời hạn giấy tờ và hợp pháp hóa lãnh sự vẫn chặt chẽ. Tách checklist theo phía doanh nghiệp và phía người lao động, xử lý văn bằng trước, lý lịch tư pháp sau cùng là cách giúp hồ sơ được cấp đúng 10 ngày làm việc mà không phải bổ sung.
Chứng chỉ hành nghề: Kiểm toán viên CPA Việt Nam
Kinh nghiệm: Hơn 30 năm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính
Câu hỏi thường gặp
Phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ xin giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, áp dụng cho cả phiếu do Việt Nam và nước ngoài cấp, theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Mọi giấy tờ do nước ngoài cấp trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định của pháp luật, theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Bao lâu thì được cấp giấy phép lao động?
10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
