Làm Giấy Phép Lao Động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam hiện được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành và có hiệu lực từ ngày 07/08/2025. Quy định mới tập trung vào điều kiện của người lao động, vị trí và hình thức làm việc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền giải quyết và thời hạn thực hiện thủ tục.

Với doanh nghiệp FDI, hồ sơ không nên được chuẩn bị chỉ theo một danh sách giấy tờ cố định. Cần xác định trước người lao động có thuộc diện phải cấp giấy phép, làm việc theo hình thức nào và thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật. Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm nội dung giấy phép lao động là gì để thống nhất khái niệm trước khi thực hiện thủ tục.

Trả lời nhanh: Hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương ứng, ảnh và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, vị trí công việc. Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.

Ai cần làm giấy phép lao động?

Vì vậy, khi doanh nghiệp bắt đầu làm giấy phép lao động, bước xác định diện áp dụng nên được thực hiện trước khi thu thập giấy tờ. Cách làm giấy phép lao động hiệu quả là xác định đúng trường hợp pháp lý rồi mới lập danh sách hồ sơ.

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần được xác định trước là thuộc diện phải cấp giấy phép lao động hay thuộc trường hợp không thuộc diện cấp. Nếu thuộc diện phải cấp, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ theo đúng vị trí công việc và hình thức làm việc được pháp luật quy định.

Người lao động nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép

Nếu chưa xác định rõ diện áp dụng, việc làm giấy phép lao động có thể bắt đầu từ một bộ hồ sơ không phù hợp. Trong khâu làm giấy phép lao động, thông tin về người sử dụng lao động và người lao động cần được kiểm tra thống nhất.

Nhóm đối tượng phải làm giấy phép lao động được xác định trên cơ sở người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và không thuộc các trường hợp được miễn hoặc không thuộc diện cấp theo quy định. Nghị định 219/2025/NĐ-CP đồng thời xác định nhiều hình thức làm việc khác nhau, vì vậy không nên chỉ căn cứ vào việc người lao động ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định ba yếu tố: tư cách của người lao động, vị trí công việc và hình thức làm việc. Đây là cơ sở để lựa chọn đúng bộ hồ sơ thay vì áp dụng cùng một checklist cho mọi nhân sự nước ngoài.

Bốn vị trí công việc của người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp có thể đối chiếu giấy phép lao động người nước ngoài tại Việt Nam để kiểm tra thêm thông tin liên quan trước khi hoàn thiện hồ sơ. Đối với hồ sơ làm giấy phép lao động, bốn nhóm vị trí này là căn cứ quan trọng để lựa chọn tài liệu chứng minh. Doanh nghiệp nên xác định vị trí trước khi làm giấy phép lao động thay vì điều chỉnh hồ sơ sau khi đã nộp.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định bốn nhóm vị trí công việc chính của người lao động nước ngoài gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Giấy tờ chứng minh phải phù hợp với nhóm vị trí được đăng ký.

Điểm cần tránh là dùng chức danh nội bộ như “Manager”, “Director”, “Engineer” hoặc tên chức vụ tương đương làm căn cứ duy nhất. Hồ sơ phải có tài liệu chứng minh phù hợp với vị trí công việc theo quy định.

Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Việc xác định có phải làm giấy phép lao động hay không cần được thực hiện trước khi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ. Trong nhiều trường hợp, rà soát diện miễn trước khi làm giấy phép lao động giúp tránh thực hiện sai thủ tục.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Một số trường hợp thường gặp gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; và một số trường hợp người lao động vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong một năm.

Không thuộc diện cấp giấy phép không đồng nghĩa với việc luôn được bỏ qua mọi thủ tục. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép hoặc chỉ cần thông báo theo quy định. Đây chỉ là một số trường hợp thường gặp; Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP còn quy định các trường hợp khác nên cần đối chiếu trường hợp cụ thể.

Điều kiện làm giấy phép lao động

Khi làm giấy phép lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời điều kiện chung và điều kiện theo vị trí công việc. Các điều kiện làm giấy phép lao động nên được đối chiếu với tài liệu thực tế của người lao động trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

Điều kiện cấp giấy phép lao động được xem xét đồng thời với vị trí công việc và hồ sơ chứng minh. Người lao động cần có giấy tờ đáp ứng yêu cầu về nhân thân, sức khỏe, lý lịch tư pháp và tài liệu chứng minh vị trí, hình thức làm việc. Với hồ sơ FDI, các tài liệu do nước ngoài cấp còn phải được kiểm tra điều kiện sử dụng tại Việt Nam.

Điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài

Một checklist làm giấy phép lao động nên có riêng nhóm giấy tờ về nhân thân, sức khỏe và lý lịch tư pháp. Việc kiểm tra thời hạn giấy tờ ngay khi làm giấy phép lao động giúp hạn chế hồ sơ phải xử lý lại.

Hồ sơ cấp phép phải có hộ chiếu còn thời hạn, giấy khám sức khỏe theo quy định, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng và các giấy tờ khác theo trường hợp. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phải được cấp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện thủ tục liên thông theo quy định.

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, giấy có thể được sử dụng khi Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, đồng thời thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

Điều kiện theo vị trí công việc

Nếu tài liệu không phù hợp với vị trí, hồ sơ làm giấy phép lao động sẽ thiếu căn cứ chứng minh cần thiết. Doanh nghiệp FDI nên rà soát tiêu chí vị trí trước khi làm giấy phép lao động cho nhân sự từ công ty mẹ.

Điều kiện chuyên môn không giống nhau giữa bốn nhóm vị trí. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chuyên gia có trường hợp đáp ứng yêu cầu về trình độ đại học hoặc tương đương cùng kinh nghiệm phù hợp; một số chuyên gia trong các lĩnh vực được xác định theo quy định có thể áp dụng tiêu chí riêng. Đối với lao động kỹ thuật, cần đối chiếu điều kiện về đào tạo và kinh nghiệm theo đúng trường hợp.

Một hồ sơ ghi nhận người lao động là chuyên gia nhưng tài liệu không chứng minh được trình độ hoặc kinh nghiệm phù hợp có thể không đáp ứng yêu cầu về hồ sơ chứng minh vị trí công việc. Tương tự, hồ sơ lao động kỹ thuật cần thể hiện rõ căn cứ đào tạo và kinh nghiệm được sử dụng.

Yêu cầu đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài

Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc xác nhận phải được kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật. Sau khi đáp ứng yêu cầu này, tài liệu cần được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài hoặc tài liệu liên quan đến hình thức làm việc nên được rà soát ngay từ đầu. Không nên chờ đến khi gần ngày dự kiến làm việc mới bắt đầu xử lý tài liệu nước ngoài.

Hồ sơ làm giấy phép lao động

Doanh nghiệp có thể đối chiếu điều kiện cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư để kiểm tra thêm thông tin liên quan trước khi hoàn thiện hồ sơ. Hồ sơ làm giấy phép lao động nên được chia thành nhóm giấy tờ chung và nhóm tài liệu theo trường hợp.

Khi làm giấy phép lao động cho nhiều nhân sự, doanh nghiệp nên lập checklist riêng cho từng người. Hồ sơ làm giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP gồm nhóm giấy tờ chung và nhóm giấy tờ phụ thuộc vào vị trí, hình thức làm việc. Thành phần cơ bản gồm Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương ứng, ảnh và tài liệu chứng minh vị trí, hình thức làm việc.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm nội dung hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của MAN để kiểm tra cách phân nhóm giấy tờ trước khi lập checklist hồ sơ nội bộ.

Hồ sơ cơ bản khi làm giấy phép lao động

Về mặt checklist, doanh nghiệp có thể bắt đầu với các nhóm giấy tờ sau, sau đó bổ sung tài liệu theo vị trí và hình thức làm việc cụ thể:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo .
• Giấy khám sức khỏe theo quy định.
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, với thời điểm cấp đáp ứng yêu cầu.
• 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.
• Giấy tờ chứng minh người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Đây là phần cần được kiểm tra kỹ trong quá trình làm giấy phép lao động vì chức danh nội bộ không phải căn cứ duy nhất. Nếu tài liệu vị trí chưa rõ, doanh nghiệp nên xử lý trước khi tiếp tục làm giấy phép lao động.

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc là phần hồ sơ cần được lựa chọn theo đúng trường hợp. Không có một loại tài liệu duy nhất áp dụng cho tất cả người lao động. Doanh nghiệp cần đối chiếu Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP với hồ sơ thực tế của từng người.

Nhà quản lý và giám đốc điều hành

Đối với nhà quản lý, tài liệu có thể liên quan đến điều lệ công ty, giấy tờ chứng minh tư cách nhà quản lý hoặc quyết định bổ nhiệm, điều động. Đối với giám đốc điều hành, tùy trường hợp có thể sử dụng giấy tờ của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc tài liệu về quá trình quản lý, điều hành.

Tên chức danh trên quyết định bổ nhiệm cần được đối chiếu với bản chất vị trí và giấy tờ chứng minh. Không nên chỉ dựa vào việc người lao động có tên “Director” trên hồ sơ nội bộ để xác định thuộc nhóm giám đốc điều hành.

Chuyên gia

Hồ sơ chuyên gia cần chứng minh trình độ chuyên môn và kinh nghiệm theo tiêu chí áp dụng. Tài liệu có thể là văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ chuyên môn phù hợp, kết hợp với giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc tài liệu hợp lệ khác theo trường hợp.

Nếu người lao động được điều chuyển từ công ty mẹ hoặc doanh nghiệp nước ngoài, cần kiểm tra đồng thời giấy tờ chứng minh vị trí chuyên gia và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc. Hai nhóm tài liệu này có chức năng khác nhau và không nên gộp thành một căn cứ duy nhất.

Lao động kỹ thuật

Đối với lao động kỹ thuật, doanh nghiệp cần lựa chọn tài liệu chứng minh theo đúng trường hợp về đào tạo và kinh nghiệm được Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định. Tài liệu kinh nghiệm nên thể hiện rõ người lao động đã thực hiện công việc hoặc lĩnh vực có liên quan đến vị trí dự kiến làm việc.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Trong quá trình làm giấy phép lao động, hình thức làm việc phải được xác định trước để chọn đúng giấy tờ chứng minh. Sai hình thức làm việc là một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ làm giấy phép lao động không phù hợp với trường hợp thực tế.

Hình thức làm việc là một lớp thông tin riêng trong hồ sơ. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều hình thức như ký hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ và các trường hợp khác.

Ví dụ, với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, hồ sơ có thể phải có văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam và xác nhận người lao động đã được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc. Vì vậy, hình thức làm việc cần được xác định trước khi lập danh sách tài liệu.

Giấy tờ được cấp ở nước ngoài

Các tài liệu được cấp ở nước ngoài cần được kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch, chứng thực trước khi sử dụng trong hồ sơ, trừ trường hợp thuộc diện miễn. Doanh nghiệp nên kiểm tra từng loại tài liệu thay vì áp dụng cùng một cách xử lý cho toàn bộ hồ sơ.

Quy trình làm giấy phép lao động và nơi nộp hồ sơ

Một quy trình làm giấy phép lao động hợp lý nên bắt đầu bằng việc rà soát diện cấp phép, sau đó mới hoàn thiện hồ sơ và nộp. Doanh nghiệp có thể chủ động tiến độ làm giấy phép lao động bằng cách chuẩn bị tài liệu nước ngoài từ sớm.

Quy trình làm giấy phép lao động gồm xác định diện cấp phép, chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ, nộp đúng thời điểm, theo dõi việc thẩm định và nhận kết quả. Thủ tục hành chính hiện được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia với mã thủ tục 1.014199.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia cho phép tra cứu thủ tục cấp giấy phép lao động và phương thức nộp hồ sơ được công bố tại thời điểm thực hiện.

Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

Doanh nghiệp có thể đối chiếu cách làm giấy phép lao động cho người nước ngoài để kiểm tra thêm thông tin liên quan trước khi hoàn thiện hồ sơ. Trước khi làm giấy phép lao động, bộ phận phụ trách nên kiểm tra chéo các thông tin giữa hộ chiếu và giấy tờ doanh nghiệp.

Khâu kiểm tra cuối trước khi làm giấy phép lao động nên tập trung vào vị trí, hình thức làm việc và thời hạn tài liệu.

Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra tính thống nhất của họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động, vị trí công việc, hình thức làm việc và thời hạn của các giấy tờ. Với hồ sơ FDI, cần rà soát thêm các tài liệu phát sinh từ công ty mẹ hoặc tổ chức nước ngoài.

Nộp hồ sơ tại địa phương

Phương thức làm giấy phép lao động cần được xác định theo thủ tục đang được công bố tại địa phương.

Theo thủ tục được công bố, hồ sơ có thể được thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc theo phương thức trực tiếp, dịch vụ bưu chính, thuê dịch vụ hoặc ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương theo quy định.

Cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ

Doanh nghiệp cần xác định đúng đầu mối trước khi làm giấy phép lao động để tránh nộp sai nơi tiếp nhận. Với hồ sơ nhiều địa điểm, việc xác định thẩm quyền nên được thực hiện ngay từ đầu khi làm giấy phép lao động.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp để cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Vì vậy, cần phân biệt thẩm quyền pháp lý với đầu mối tiếp nhận hồ sơ thực tế tại địa phương.

Trường hợp người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi thuộc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính theo quy định.

Nhận kết quả

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền thực hiện chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định.

Làm giấy phép lao động mất bao lâu?

Khi lập kế hoạch làm giấy phép lao động, doanh nghiệp cần tách thời gian chuẩn bị hồ sơ khỏi thời gian cơ quan nhà nước giải quyết.

Thời gian làm giấy phép lao động thực tế có thể dài hơn thời hạn xử lý hành chính nếu phải chuẩn bị tài liệu nước ngoài.

Làm giấy phép lao động mất bao lâu phụ thuộc cả thời gian chuẩn bị tài liệu và thời gian cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Theo thủ tục hành chính hiện hành, thời hạn xử lý là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.

Thời hạn giải quyết khi làm giấy phép lao động

Mốc 10 ngày làm việc chỉ áp dụng sau khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo quy định trong trường hợp cấp phép. Doanh nghiệp nên dự trù thời gian làm giấy phép lao động dựa trên tình trạng hồ sơ thực tế, không chỉ dựa vào thời hạn hành chính.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép. Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng hoặc không cấp giấy phép, thời hạn trả lời bằng văn bản là 03 ngày làm việc.

Thời điểm doanh nghiệp phải nộp hồ sơ

Việc làm giấy phép lao động nên được đưa vào kế hoạch onboarding nhân sự nước ngoài ngay từ khi xác định ngày bắt đầu làm việc.

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Khoảng thời gian này nên được tính sau khi doanh nghiệp đã xác định khả năng đáp ứng của hồ sơ.

Trường hợp không được chấp thuận hoặc không được cấp giấy phép

Nếu nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài không được chấp thuận hoặc hồ sơ không đủ điều kiện cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc theo thủ tục hiện hành. Doanh nghiệp cần căn cứ vào lý do cụ thể để xác định hướng xử lý tiếp theo thay vì nộp lại nguyên trạng bộ hồ sơ.

Những thay đổi và lưu ý theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Nghị định 219/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 07/08/2025 và có hiệu lực từ cùng ngày. Đây là căn cứ hiện hành quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các bài hướng dẫn, biểu mẫu và quy trình cũ trước khi áp dụng.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP là căn cứ hiện hành

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện, trình tự và thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Các quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hết hiệu lực theo điều khoản thi hành của Nghị định 219.

Thay đổi thẩm quyền khi làm giấy phép lao động

Một điểm cần chú ý là thẩm quyền được quy định theo UBND cấp tỉnh và có cơ chế phân cấp thực hiện. Vì vậy, không nên mặc định mọi hồ sơ trên toàn quốc đều nộp tại một sở chuyên ngành duy nhất. Doanh nghiệp cần kiểm tra đầu mối tiếp nhận thực tế tại địa phương khi thực hiện.

Mẫu số 03 trong hồ sơ

Hồ sơ cấp giấy phép sử dụng văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là điểm doanh nghiệp cần kiểm tra khi các checklist nội bộ vẫn đang sử dụng biểu mẫu của giai đoạn trước.

Tránh áp dụng quy định cũ

Doanh nghiệp có thể đối chiếu toàn văn Nghị định 219/2025/NĐ-CP để kiểm tra thêm thông tin liên quan trước khi hoàn thiện hồ sơ. Nếu checklist cũ vẫn được sử dụng, doanh nghiệp nên cập nhật trước khi làm giấy phép lao động theo trường hợp mới.

Đối chiếu văn bản hiện hành là bước cần thiết trong mọi hồ sơ làm giấy phép lao động. Một số nội dung trên Internet vẫn có thể sử dụng mẫu cũ hoặc dẫn chiếu cơ quan, thời hạn và điều kiện theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên đối chiếu trực tiếp  và thủ tục đang được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Những trường hợp hồ sơ dễ phát sinh vướng mắc

Rà soát trước khi làm giấy phép lao động thường hiệu quả hơn việc chờ cơ quan tiếp nhận yêu cầu sửa đổi hồ sơ.

Hồ sơ thường phát sinh vướng mắc khi các tài liệu riêng lẻ có vẻ đầy đủ nhưng không chứng minh được cùng một trường hợp pháp lý. Đặc biệt, sự không thống nhất giữa vị trí công việc, hình thức làm việc, kinh nghiệm và giấy tờ của doanh nghiệp nước ngoài cần được xử lý trước khi nộp.

Xác định sai vị trí công việc

Đây là điểm cần xử lý đầu tiên khi làm giấy phép lao động cho chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Việc xác định nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật phải dựa trên tiêu chí và giấy tờ chứng minh tương ứng. Chức danh nội bộ chỉ là một thông tin tham khảo, không nên được sử dụng như căn cứ duy nhất.

Giấy tờ chuyên môn và kinh nghiệm không phù hợp

Một bằng cấp hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm chỉ có giá trị chứng minh khi nội dung của tài liệu phù hợp với tiêu chí của vị trí công việc. Nếu tài liệu chỉ thể hiện kinh nghiệm chung mà không làm rõ công việc hoặc lĩnh vực liên quan, doanh nghiệp có thể không có đủ căn cứ chứng minh vị trí đã đăng ký.

Giấy tờ nước ngoài chưa đáp ứng yêu cầu

Thời gian hợp pháp hóa, dịch và chứng thực cần được tính vào kế hoạch làm giấy phép lao động.

Các tài liệu nước ngoài có thể phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực. Nếu xử lý tài liệu quá muộn, thời gian hoàn thiện hồ sơ có thể kéo dài dù thời hạn giải quyết hành chính của cơ quan có thẩm quyền chỉ là 10 ngày làm việc.

Xác định sai hình thức làm việc

Hình thức làm việc quyết định nhóm giấy tờ chứng minh cần nộp. Ví dụ, người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp có yêu cầu về thời gian đã được tuyển dụng tại nước ngoài. Do đó, doanh nghiệp cần xác định hình thức thực tế trước khi lập hồ sơ.

Thời hạn, cấp lại và gia hạn giấy phép lao động

Quản lý thời hạn sau khi làm giấy phép lao động giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót thời điểm phải cấp lại hoặc gia hạn.

Sau khi được cấp, giấy phép lao động tiếp tục phải được quản lý theo thời hạn và nội dung đã được ghi nhận. Khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thuộc trường hợp cấp lại, doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp lại. Khi giấy phép sắp hết hạn và đáp ứng điều kiện, có thể thực hiện thủ tục gia hạn.

Thời hạn giấy phép lao động

Ngay sau khi làm giấy phép lao động xong, doanh nghiệp nên ghi nhận thời hạn trên giấy phép vào hồ sơ quản lý nhân sự.

Thời hạn giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của một trong các căn cứ làm cơ sở cấp giấy phép và không quá 02 năm theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn cụ thể trên giấy phép thay vì mặc định mọi trường hợp đều có cùng thời hạn.

Cấp lại giấy phép lao động

Cấp lại được áp dụng trong các trường hợp được Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định, trong đó có giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, hoặc thay đổi một số thông tin như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Hồ sơ cấp lại về cơ bản sử dụng Mẫu số 03, 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm và tài liệu chứng minh nội dung thay đổi hoặc giấy phép còn thời hạn tùy trường hợp. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Gia hạn giấy phép lao động

Kế hoạch làm giấy phép lao động cho lần tiếp theo nên được chuẩn bị trước thời hạn gia hạn để có đủ thời gian xử lý tài liệu.

Hồ sơ gia hạn phải được nộp ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Thời hạn giải quyết thủ tục gia hạn là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Doanh nghiệp nên lập lịch theo dõi thời hạn giấy phép ngay khi người lao động bắt đầu làm việc. Việc chuẩn bị sớm đặc biệt cần thiết khi hồ sơ có tài liệu được cấp ở nước ngoài.

Dịch vụ làm giấy phép lao động tại MAN

MAN tập trung hỗ trợ doanh nghiệp rà soát trường hợp và hồ sơ trước khi làm giấy phép lao động. MAN – Master Accountant Network hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và thực hiện hồ sơ người lao động nước ngoài theo từng trường hợp. Trọng tâm của quá trình không chỉ là chuẩn bị đủ giấy tờ mà còn xác định đúng diện cấp phép, vị trí công việc, hình thức làm việc và yêu cầu đối với tài liệu nước ngoài.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài hoặc dịch vụ tư vấn giấy phép lao động tại TPHCM khi cần rà soát hồ sơ theo trường hợp cụ thể.

MAN hỗ trợ những gì

Mục tiêu của việc hỗ trợ là giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu khi làm giấy phép lao động. Tùy trường hợp, việc hỗ trợ có thể tập trung vào các nhóm công việc sau:

• Rà soát người lao động có thuộc diện phải cấp giấy phép hay thuộc trường hợp không thuộc diện cấp.
• Xác định nhóm vị trí công việc và kiểm tra tài liệu chứng minh.
• Đối chiếu hình thức làm việc với giấy tờ cần có.
• Kiểm tra tình trạng và yêu cầu sử dụng của tài liệu được cấp ở nước ngoài.
• Kiểm tra thông tin trước khi nộp hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục theo cơ chế áp dụng tại địa phương.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động

Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp lần đầu thực hiện thủ tục, doanh nghiệp FDI tiếp nhận nhân sự từ công ty mẹ, hồ sơ có nhiều tài liệu nước ngoài hoặc trường hợp người lao động có hình thức làm việc đặc thù. Với hồ sơ đơn giản, doanh nghiệp vẫn có thể tự thực hiện sau khi kiểm tra đầy đủ quy định và thủ tục hiện hành.

Kết luận

Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được thực hiện theo đúng trường hợp pháp lý, vị trí công việc và hình thức làm việc. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp phép gồm nhóm giấy tờ chung và tài liệu chứng minh tương ứng với từng trường hợp; thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.

Đối với doanh nghiệp FDI, ba nội dung nên được kiểm tra trước tiên là diện cấp phép, căn cứ chứng minh vị trí và hình thức làm việc, cùng với điều kiện sử dụng tài liệu được cấp ở nước ngoài. Đồng thời, cần kiểm tra đúng đầu mối tiếp nhận tại địa phương và tránh áp dụng các checklist được xây dựng theo quy định cũ.

Câu hỏi thường gặp về làm giấy phép lao động

Làm giấy phép lao động mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Làm giấy phép lao động cần những giấy tờ gì?

Danh sách giấy tờ làm giấy phép lao động thay đổi theo vị trí và hình thức làm việc, vì vậy không nên dùng một checklist chung cho mọi trường hợp.

Hồ sơ gồm Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, 02 ảnh màu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Thành phần cụ thể thay đổi theo từng trường hợp.

Nộp hồ sơ làm giấy phép lao động ở đâu?

Trước khi làm giấy phép lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra lại đầu mối tiếp nhận đang được công bố tại địa phương.

Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc theo các phương thức được công bố tại địa phương. UBND cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và có thể phân cấp thực hiện, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra đầu mối tiếp nhận cụ thể tại địa phương.