Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép. Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và quy định lại hồ sơ, trình tự, thời hạn và thẩm quyền liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Xem Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị hồ sơ không chỉ dừng ở việc tập hợp giấy tờ. Doanh nghiệp cần xác định đúng vị trí công việc, mã nghề, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh tương ứng trước khi nộp hồ sơ. MAN tổng hợp thêm các nội dung về giấy phép lao động để doanh nghiệp thuận tiện đối chiếu khi phát sinh thủ tục cấp mới, gia hạn hoặc các trường hợp liên quan.

Đối tượng và điều kiện cấp giấy phép lao động

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam ở các vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật phải đáp ứng điều kiện tương ứng và thực hiện thủ tục cấp giấy phép nếu không thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép. Nghị định được Chính phủ ban hành và có hiệu lực từ ngày 07/08/2025.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ

Đối tượng phải cấp giấy phép lao động

Doanh nghiệp trước hết cần xác định người lao động nước ngoài có thuộc diện phải cấp giấy phép hay không. Việc xác định không chỉ dựa vào quốc tịch mà còn phải xem xét vị trí công việc, hình thức làm việc và trường hợp pháp lý cụ thể của người lao động.

Bốn nhóm vị trí công việc được quy định tiêu chí gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Hồ sơ phải có tài liệu chứng minh phù hợp với vị trí đăng ký.

Một điểm cần lưu ý là chức danh sử dụng nội bộ không nhất thiết đồng nhất với vị trí công việc theo quy định. Mẫu số 03 yêu cầu thông tin về việc làm dự kiến và mã nghề cấp 3 theo Phụ lục I Quyết định số 34/2020/QĐ-TTg.

Nguồn tham khảo chính thức: hướng dẫn về căn cứ xác định mã ngành nghề cho lao động nước ngoài

Các vị trí công việc của người lao động nước ngoài

Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật có nhóm giấy tờ chứng minh khác nhau. Doanh nghiệp nên xác định đúng vị trí pháp lý trước khi lựa chọn bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc tài liệu về chức danh.

Đặc biệt với doanh nghiệp FDI, một chức danh như trưởng xưởng, trưởng bộ phận hoặc giám sát sản xuất không nên được mặc nhiên quy đổi sang một vị trí pháp lý chỉ dựa trên tên gọi. Công việc thực tế, mã nghề và tài liệu chứng minh cần được đối chiếu thống nhất.

Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Một số trường hợp đáng chú ý gồm người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm; chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn; và một số đối tượng khác theo điều kiện cụ thể.

Không thuộc diện cấp giấy phép không đồng nghĩa mọi trường hợp đều thực hiện cùng một thủ tục. Một số trường hợp không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thực hiện thông báo với cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp trước khi lựa chọn thủ tục.

Hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Hồ sơ cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP gồm Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, 02 ảnh màu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm hướng dẫn hồ sơ xin cấp giấy phép lao động của MAN khi chuẩn bị hồ sơ theo từng trường hợp.

Hồ sơ chung cần chuẩn bị

Hồ sơ hiện được thực hiện theo hướng lồng ghép nội dung báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép. Văn bản này sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Các giấy tờ cơ bản gồm:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• Giấy khám sức khỏe theo quy định.
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng theo quy định.
• 02 ảnh màu kích thước 4 cm × 6 cm.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.
• Giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp phải đáp ứng điều kiện về thời hạn theo quy định. Trường hợp do Việt Nam cấp, thời điểm cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính theo quy định.

Giấy tờ chứng minh theo từng vị trí công việc

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc phải phù hợp với nhóm vị trí mà doanh nghiệp đăng ký. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố các nhóm giấy tờ riêng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.

Tra cứu thủ tục cấp giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Nhà quản lý

Đối với nhà quản lý, hồ sơ có thể sử dụng điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với vị trí tương ứng. Trường hợp cụ thể cần đối chiếu với tài liệu chứng minh được quy định cho từng nhóm đối tượng.

Giám đốc điều hành

Đối với giám đốc điều hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh chức danh và cơ cấu tổ chức phù hợp với trường hợp thực tế. Các tài liệu có thể được sử dụng gồm giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, điều lệ công ty hoặc tài liệu về cơ cấu tổ chức theo trường hợp áp dụng.

Chuyên gia

Đối với chuyên gia, hồ sơ có thể bao gồm văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh trình độ và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về kinh nghiệm làm việc theo điều kiện áp dụng. Trường hợp đã từng làm việc tại Việt Nam, một số giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép đã được cấp có thể được sử dụng để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm trong trường hợp đáp ứng điều kiện.

Lao động kỹ thuật

Đối với lao động kỹ thuật, hồ sơ có thể sử dụng văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đã được đào tạo theo yêu cầu và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc. Trường hợp đã làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép đã được cấp có thể được sử dụng để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm trong trường hợp đáp ứng điều kiện.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc được xác định theo trường hợp cụ thể của người lao động. Cổng Dịch vụ công Quốc gia liệt kê các nhóm như di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ, được điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam và tham gia thực hiện gói thầu, dự án.

Một số trường hợp có yêu cầu riêng về tài liệu chứng minh. Chẳng hạn, người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp cần có văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử sang Việt Nam và tài liệu chứng minh đã được tuyển dụng trước đó theo điều kiện áp dụng. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng cũng phải chuẩn bị hợp đồng cung cấp dịch vụ và tài liệu chứng minh thời gian làm việc theo quy định.

Điểm cần kiểm soát là hình thức làm việc và vị trí công việc là hai nhóm thông tin khác nhau. Hai nội dung này cần thống nhất với hợp đồng, quyết định điều chuyển, văn bản cử người lao động và giấy tờ chứng minh chuyên môn.

Giấy tờ do nước ngoài cấp

Đối với tài liệu được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu áp dụng đối với từng loại giấy tờ trước khi đưa vào hồ sơ. Không nên mặc định bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe và tài liệu chứng minh hình thức làm việc có cùng yêu cầu về sử dụng hoặc công nhận.

Riêng giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp có điều kiện riêng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng trước khi sử dụng tài liệu này trong hồ sơ.

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Sau khi nhận đủ hồ sơ, thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc nếu chấp thuận và cấp giấy phép; trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép phải trả lời bằng văn bản trong 03 ngày làm việc.

Căn cứ thủ tục: Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Thời điểm nộp hồ sơ

Thời điểm nộp hồ sơ được xác định trong khoảng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày dự kiến tiếp nhận nhân sự để chủ động chuẩn bị hồ sơ.

Khoảng thời gian này khác với thời hạn cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ. Doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ nộp hồ sơ trước 10 ngày thì toàn bộ quá trình chuẩn bị và xử lý sẽ hoàn tất trong 10 ngày.

Các bước thực hiện

Quy trình có thể khái quát thành các bước sau:

• Xác định người lao động có thuộc diện phải cấp giấy phép hay không.
• Xác định vị trí công việc, mã nghề và hình thức làm việc.
• Chuẩn bị giấy tờ chứng minh tương ứng với trường hợp cụ thể.
• Nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
• Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
• Nhận giấy phép hoặc văn bản trả lời nếu không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép.

Điểm quan trọng là phân biệt ngày nộp hồ sơ với thời điểm cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Thời hạn giải quyết được tính theo quy định thủ tục kể từ khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

Cách thức nộp hồ sơ

Hồ sơ có thể được thực hiện theo các phương thức được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, gồm trực tuyến và các phương thức tiếp nhận khác tùy thủ tục, địa phương và cơ quan thực hiện.

Với doanh nghiệp FDI, phương thức nộp chỉ là một phần của quy trình. Yếu tố quyết định vẫn là hồ sơ phải phù hợp với vị trí, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh của người lao động.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trong trường hợp chấp thuận và cấp giấy phép. Nếu không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bộ Nội vụ cũng đã giải thích về cách xác định thời điểm tính thời hạn giải quyết trong bài hướng dẫn trình tự thủ tục cấp giấy phép lao động.

Nơi tiếp nhận và cơ quan có thẩm quyền

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, đồng thời có thể quyết định việc phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục này.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan đang được phân cấp tại địa bàn nơi người lao động dự kiến làm việc thay vì chỉ căn cứ vào tên cơ quan xuất hiện trong các bài viết cũ.

Lệ phí cấp giấy phép lao động

Lệ phí cấp giấy phép lao động không phải là một mức thống nhất áp dụng trên toàn quốc. Doanh nghiệp cần kiểm tra mức lệ phí được áp dụng tại địa phương nơi thực hiện thủ tục theo quy định có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Lưu ý khi chuẩn bị và nộp hồ sơ

Rủi ro của hồ sơ cấp giấy phép lao động thường nằm ở sự không thống nhất giữa vị trí công việc, mã nghề, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh. Doanh nghiệp nên rà soát tính phù hợp của toàn bộ hồ sơ trước khi nộp thay vì chỉ kiểm tra đã đủ số lượng giấy tờ hay chưa.

Kiểm tra sự phù hợp giữa vị trí và giấy tờ chứng minh

Thông tin về vị trí công việc trong hồ sơ cần được xác định cụ thể theo mã nghề cấp 3 theo quy định áp dụng. Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào chức danh trên hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc đối chiếu giữa chức danh nội bộ, công việc thực tế, mã nghề và tài liệu chứng minh có ý nghĩa đặc biệt khi chức danh tiếng Anh hoặc chức danh nội bộ không trùng với tên nghề trong hệ thống phân loại nghề nghiệp.

Kiểm tra giấy tờ do nước ngoài cấp

Các giấy tờ của người lao động được cấp tại nước ngoài cần được kiểm tra theo từng loại tài liệu và trường hợp sử dụng. Doanh nghiệp không nên áp dụng một cách xử lý chung cho bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe và các tài liệu chứng minh hình thức làm việc.

Kiểm soát thời hạn giấy tờ

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng là một trong những giấy tờ cần kiểm soát thời hạn. Trường hợp giấy do Việt Nam cấp, thời điểm cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính theo quy định.

Giấy khám sức khỏe cũng cần được kiểm tra thời hạn và điều kiện sử dụng theo loại giấy và nơi cấp.

Kiểm soát thời điểm nộp hồ sơ

Doanh nghiệp cần phân biệt hai mốc thời gian: thời điểm được phép nộp hồ sơ và thời hạn cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Hồ sơ được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến làm việc; thời hạn giải quyết cấp giấy phép là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ

Các lỗi cần đặc biệt lưu ý gồm xác định chưa đúng vị trí công việc, khai thông tin nghề nghiệp không phù hợp, sử dụng giấy tờ chứng minh không tương ứng với vị trí đăng ký hoặc không kiểm soát thời hạn của giấy tờ.

Doanh nghiệp nên kiểm tra ba nhóm thông tin trước khi nộp: người lao động có thuộc diện phải cấp giấy phép hay không; vị trí và hình thức làm việc đã xác định đúng chưa; giấy tờ chứng minh đã phù hợp và còn giá trị hay chưa.

Nếu doanh nghiệp cần tham khảo hướng xử lý hồ sơ thực tế, có thể xem cách làm giấy phép lao động cho người nước ngoài và dịch vụ giấy phép lao động cho người nước ngoài của MAN.

Thông tin chuyên môn

Nội dung được biên soạn và kiểm duyệt theo các quy định pháp luật hiện hành, tập trung vào thủ tục dành cho doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài. Khi áp dụng cho hồ sơ thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu vị trí công việc, hình thức làm việc, giấy tờ của người lao động và cơ quan thực hiện tại địa phương.

MAN – Master Accountant Network cung cấp dịch vụ liên quan đến giấy phép lao động, giấy chứng nhận đầu tư và thủ tục dành cho doanh nghiệp FDI. Xem dịch vụ giấy chứng nhận đầu tư của MAN.

Kết luận

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam cần được chuẩn bị dựa trên đúng vị trí công việc, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh của từng trường hợp. Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và là căn cứ pháp lý quan trọng đối với thủ tục này.

Đối với doanh nghiệp FDI, phần cần kiểm soát kỹ không chỉ là danh mục hồ sơ mà còn là sự thống nhất giữa vị trí công việc, mã nghề, hình thức làm việc và tài liệu chứng minh. Rà soát các yếu tố này trước khi nộp giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tiến độ sử dụng lao động nước ngoài. Khi cần thực hiện hồ sơ cụ thể, doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục đang được công bố tại địa phương và đối chiếu trực tiếp với văn bản pháp luật hiện hành trước khi nộp.

Câu hỏi thường gặp về cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Nếu không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản gồm Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, 02 ảnh màu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh người lao động thuộc vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Người nước ngoài nào không thuộc diện cấp giấy phép lao động?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trong đó có một số trường hợp người lao động làm việc dưới 90 ngày trong một năm và một số chủ sở hữu, thành viên góp vốn đáp ứng điều kiện về giá trị góp vốn. Từng trường hợp cần được đối chiếu với điều kiện cụ thể của Nghị định.