Xin giấy phép lao động là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện phải cấp phép tại Việt Nam. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ và thủ tục hiện hành được thực hiện theo trường hợp cụ thể của người lao động, từ xác định đối tượng, vị trí và hình thức làm việc đến chuẩn bị giấy tờ và nộp hồ sơ.
Bài viết dưới đây tập trung vào những nội dung doanh nghiệp cần biết khi xin giấy phép lao động: ai phải xin, hồ sơ gồm gì, nộp ở đâu, thời gian giải quyết bao lâu và những điểm cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.
Đối tượng cần xin giấy phép lao động
Trước khi xin giấy phép lao động, doanh nghiệp cần xác định người lao động nước ngoài có thuộc diện cấp giấy phép hay thuộc trường hợp không thuộc diện cấp. Đây là bước quan trọng vì thành phần hồ sơ và thủ tục áp dụng có thể khác nhau theo từng trường hợp.
Các nhóm vị trí công việc thuộc diện cấp giấy phép
Theo quy định hiện hành, hồ sơ cấp giấy phép lao động phải chứng minh người lao động nước ngoài thuộc nhóm vị trí phù hợp, gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào chức danh nội bộ mà cần đối chiếu vị trí thực tế với giấy tờ chứng minh.
Khi xác định vị trí để xin giấy phép lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời các yếu tố sau:
- Vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.
- Hình thức làm việc của người lao động.
- Giấy tờ chứng minh năng lực và kinh nghiệm phù hợp với vị trí.
- Thông tin về người lao động và người sử dụng lao động trên toàn bộ hồ sơ.
Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Một số nhóm đáng chú ý gồm các trường hợp thuộc Bộ luật Lao động, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên và một số trường hợp đặc thù khác.
Ngoài ra, quy định còn bao gồm một số trường hợp liên quan đến ngoại giao, giáo dục, ODA, báo chí, thực hiện thỏa thuận quốc tế, điều chuyển nội bộ và một số lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
Doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc không thuộc diện cấp giấy phép lao động và việc không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Tùy trường hợp, người sử dụng lao động vẫn có thể phải thực hiện thủ tục xác nhận hoặc nghĩa vụ thông báo theo quy định.
Hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ xin giấy phép lao động được chuẩn bị theo vị trí và hình thức làm việc của người lao động nước ngoài. Theo thủ tục hành chính được công bố, thành phần hồ sơ cơ bản gồm văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, ảnh và các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, vị trí công việc.
Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động
Người sử dụng lao động lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, cần kiểm tra sự thống nhất của thông tin doanh nghiệp, người lao động, vị trí công việc và thời gian dự kiến làm việc giữa Mẫu số 03 với các tài liệu còn lại.
Giấy khám sức khỏe, hộ chiếu và lý lịch tư pháp
Hồ sơ xin giấy phép lao động cần có giấy khám sức khỏe theo yêu cầu của thủ tục, hộ chiếu còn thời hạn và phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng theo trường hợp áp dụng.
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng phải đáp ứng yêu cầu về thời điểm cấp, trong đó thủ tục công bố quy định thời điểm cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính theo quy định.
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng trong trường hợp đáp ứng điều kiện về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau giữa Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy, đồng thời còn thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
Ảnh của người lao động
Hồ sơ gồm 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính. Đây là thành phần đơn giản nhưng doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra trước khi hoàn thiện hồ sơ để tránh lỗi kỹ thuật.
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc là thành phần cần được chuẩn bị theo đúng trường hợp của người lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các nhóm tài liệu tương ứng với từng hình thức như di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ và các hình thức khác.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra hồ sơ theo các nhóm sau:
- Điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam và tài liệu chứng minh thời gian làm việc theo điều kiện áp dụng.
- Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận: tài liệu chứng minh hợp đồng hoặc thỏa thuận tương ứng.
- Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: hợp đồng dịch vụ và tài liệu chứng minh điều kiện làm việc theo trường hợp áp dụng.
- Các hình thức làm việc khác: tài liệu chứng minh cần được đối chiếu theo đúng trường hợp pháp lý của người lao động.
Giấy tờ chứng minh vị trí công việc
Hồ sơ xin giấy phép lao động phải có giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo trường hợp áp dụng. Với chuyên gia và lao động kỹ thuật, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến giấy tờ chứng minh trình độ, chuyên môn và kinh nghiệm.
Chức danh ghi trên hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm không nên được xem là căn cứ duy nhất. Thông tin về vị trí công việc cần thống nhất với công việc thực tế và tài liệu chứng minh trong hồ sơ.
Giấy tờ do nước ngoài cấp và yêu cầu hợp pháp hóa
Đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước khi xin giấy phép lao động. Theo thủ tục hành chính được công bố, giấy tờ của nước ngoài có thể phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn; sau đó được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định áp dụng.
Việc xử lý giấy tờ nước ngoài nên được thực hiện sớm vì đây có thể là khâu ảnh hưởng đáng kể đến thời gian chuẩn bị hồ sơ.
Tóm tắt hồ sơ xin giấy phép lao động
| Nhóm hồ sơ | Nội dung chính |
| Văn bản đề nghị | Mẫu số 03 theo quy định |
| Giấy tờ cá nhân | Hộ chiếu, lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng |
| Sức khỏe | Giấy khám sức khỏe đáp ứng điều kiện |
| Ảnh | 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng |
| Hình thức làm việc | Tài liệu chứng minh theo từng trường hợp |
| Vị trí công việc | Tài liệu chứng minh nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật |
| Giấy tờ nước ngoài | Kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa, dịch và chứng thực nếu áp dụng |
Thành phần hồ sơ thực tế có thể khác nhau tùy trường hợp. Vì vậy, bảng trên nên được sử dụng như danh sách kiểm tra ban đầu, không thay thế việc đối chiếu hồ sơ cụ thể.
Trình tự và thời gian xin giấy phép lao động
Quy trình xin giấy phép lao động có thể khái quát thành bốn bước: xác định trường hợp, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đúng thời điểm và nhận kết quả sau khi cơ quan có thẩm quyền thẩm định.
Bước 1 – Xác định trường hợp và chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp trước tiên xác định người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép lao động hay không. Nếu thuộc diện cấp phép, doanh nghiệp tiếp tục xác định vị trí và hình thức làm việc để chuẩn bị giấy tờ chứng minh tương ứng.
Ở bước này, cần kiểm tra thời hạn hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, giấy tờ chứng minh trình độ và kinh nghiệm, cũng như tình trạng hợp pháp hóa lãnh sự của giấy tờ do nước ngoài cấp.
Bước 2 – Nộp hồ sơ đúng thời điểm
Theo thủ tục hành chính được công bố, người sử dụng lao động thực hiện hồ sơ trong khoảng thời gian từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc.
Hồ sơ được thực hiện theo phương thức được công bố, gồm nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và các phương thức tiếp nhận khác theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin thủ tục tại thời điểm nộp để xác định đúng phương thức và nơi tiếp nhận.
Bước 3 – Cơ quan có thẩm quyền thẩm định và cấp giấy phép
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động theo quy định và có thể phân cấp, ủy quyền cho cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định về thẩm quyền của địa phương nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính.
Bước 4 – Nhận kết quả
Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép lao động theo mẫu quy định. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép theo trường hợp áp dụng, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Xin giấy phép lao động mất bao lâu?
Thời hạn giải quyết thủ tục cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, việc trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do được thực hiện trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo trường hợp áp dụng.
Cần phân biệt thời hạn giải quyết của cơ quan có thẩm quyền với tổng thời gian doanh nghiệp cần để hoàn thiện hồ sơ. Nếu có giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa, dịch thuật hoặc cần bổ sung, thời gian chuẩn bị thực tế có thể dài hơn.
Lệ phí xin giấy phép lao động
Lệ phí thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động được áp dụng theo quy định về mức thu của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra mức lệ phí tại địa phương thực hiện thủ tục thay vì áp dụng một mức phí cố định chung cho cả nước.
Những lưu ý khi xin giấy phép lao động
Một bộ hồ sơ đủ số lượng giấy tờ chưa đồng nghĩa với việc hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Khi xin giấy phép lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu và căn cứ pháp lý của từng giấy tờ.
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát các điểm sau:
- Thông tin họ tên, ngày sinh, quốc tịch và số hộ chiếu phải thống nhất giữa các giấy tờ.
- Lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng phải đáp ứng yêu cầu về thời điểm cấp.
- Giấy khám sức khỏe phải đáp ứng điều kiện về cơ sở cấp và thời hạn sử dụng.
- Hình thức làm việc phải phù hợp với tài liệu chứng minh được nộp.
- Vị trí công việc phải phù hợp với nhóm vị trí và giấy tờ chứng minh.
- Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực.
- Thời điểm nộp hồ sơ phải phù hợp với thời gian dự kiến người lao động bắt đầu làm việc.
- Cơ quan và phương thức tiếp nhận hồ sơ phải được kiểm tra theo thủ tục đang được công bố tại thời điểm nộp.
Một số trường hợp cần lưu ý khi xin giấy phép lao động
Người lao động thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc
Nếu người lao động nước ngoài đang có giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc thuộc trường hợp phải cấp mới, doanh nghiệp cần kiểm tra lại điều kiện và thủ tục thay vì tiếp tục sử dụng giấy phép cũ một cách máy móc.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm nội dung Work Permit và thủ tục xin giấy phép lao động của MAN để phân biệt các hình thức làm việc và các trường hợp thường gặp.
Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố
Trường hợp người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cần được kiểm tra riêng về thẩm quyền. Doanh nghiệp nên xác định vấn đề này ngay từ đầu nếu người lao động dự kiến làm việc tại nhiều địa điểm.
Giấy khám sức khỏe được cấp tại nước ngoài
Không phải mọi giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài đều có thể sử dụng trong hồ sơ xin giấy phép lao động. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện về công nhận lẫn nhau và thời hạn của giấy khám trước khi đưa vào hồ sơ.
Sau khi được cấp giấy phép lao động cần làm gì?
Sau khi nhận giấy phép lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin trên giấy phép và bảo đảm thông tin phù hợp với người lao động, người sử dụng lao động, vị trí và hình thức làm việc được cấp phép.
Doanh nghiệp cũng nên theo dõi thời hạn của giấy phép và các nghĩa vụ liên quan trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài. Khi có thay đổi về vị trí, hình thức làm việc hoặc các thông tin có liên quan, cần kiểm tra xem có phát sinh thủ tục mới hay không.
Dịch vụ xin giấy phép lao động tại MAN
MAN – Master Accountant Network hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, từ bước xác định trường hợp đến rà soát hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục.
Các nội dung hỗ trợ có thể bao gồm:
- Rà soát người lao động có thuộc diện phải cấp giấy phép hay không.
- Xác định vị trí và hình thức làm việc để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
- Kiểm tra thành phần và tính thống nhất của hồ sơ.
- Hướng dẫn xử lý giấy tờ do nước ngoài cấp khi có yêu cầu hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực.
- Hỗ trợ hoàn thiện và thực hiện thủ tục theo hồ sơ cụ thể.
- Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ giấy phép lao động cho người nước ngoài tại MAN để xác định phạm vi hỗ trợ phù hợp.
Kết luận
Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được chuẩn bị theo đúng đối tượng, vị trí công việc và hình thức làm việc. Hồ sơ không chỉ gồm giấy tờ cá nhân mà còn có tài liệu chứng minh năng lực, vị trí và hình thức làm việc tương ứng.
Theo thủ tục hiện hành, doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ trong khoảng thời gian từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc. Thời hạn giải quyết đối với trường hợp đủ hồ sơ là 10 ngày làm việc.
Đặc biệt, doanh nghiệp có người lao động nước ngoài nên kiểm tra sớm các giấy tờ được cấp ở nước ngoài, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực nếu áp dụng. Việc rà soát đúng ngay từ đầu giúp hạn chế yêu cầu bổ sung và giảm rủi ro kéo dài thời gian xử lý.
Ông Lê Hoàng Tuyên
Chứng chỉ hành nghề: Kiểm toán viên CPA Việt Nam
Kinh nghiệm: Hơn 30 năm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính
Câu hỏi thường gặp về xin giấy phép lao động
Xin giấy phép lao động cần những giấy tờ gì?
Hồ sơ cơ bản gồm Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng, 02 ảnh 4×6 cm, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Thành phần cụ thể phụ thuộc vào trường hợp của người lao động.
Xin giấy phép lao động ở đâu?
Hồ sơ được thực hiện theo các phương thức tiếp nhận được công bố, trong đó có phương thức trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và các phương thức khác theo quy định. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền theo quy định.
Xin giấy phép lao động mất bao lâu?
Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Nếu không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép theo trường hợp áp dụng, cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.
