Quyết định 346/QĐ-BNV ban hành nhằm công bố các thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung liên quan đến quản lý người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc cập nhật chính xác các nội dung này giúp các doanh nghiệp FDI và tổ chức sử dụng lao động tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019, hạn chế tình trạng gián đoạn hồ sơ pháp lý trong quá trình vận hành.
Quyết định 346/QĐ-BNV là gì
Quyết định 346/QĐ-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 24/03/2026, công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong lĩnh vực việc làm. Quyết định có hiệu lực từ ngày ký và thay thế Quyết định 886/QĐ-BNV.
Thông tin ban hành
Văn bản do Bộ Nội vụ chính thức ký ban hành vào ngày 24/03/2026 và có hiệu lực thi hành ngay từ ngày ký, áp dụng cho các thủ tục hành chính phát sinh từ thời điểm này. Đồng thời, Quyết định 346/QĐ-BNV chính thức bãi bỏ Quyết định số 886/QĐ-BNV ngày 11/08/2025 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực việc làm.
Phạm vi điều chỉnh
Văn bản điều chỉnh nhóm thủ tục hành chính cấp tỉnh liên quan đến việc cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động (Work Permit) và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với nhân sự là người nước ngoài.
适用主题
Quyết định này áp dụng trực tiếp đối với các tổ chức, doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài (bao gồm doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện, chi nhánh) và các cơ quan quản lý nhà nước tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.
Những thủ tục hành chính được sửa đổi theo Quyết định 346/QĐ-BNV
Quyết định công bố 06 thủ tục hành chính cấp tỉnh liên quan đến giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài. Các thủ tục được thực hiện bởi UBND cấp tỉnh và đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình.
Doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết 06 thủ tục hành chính được điều chỉnh theo bảng tổng hợp dưới đây:
| 不。 | Tên thủ tục hành chính | Trường hợp áp dụng | Cơ quan thực hiện | Hình thức cung cấp |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cấp giấy phép lao động | Người lao động nước ngoài lần đầu làm việc tại Việt Nam hoặc chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động mới theo các chức danh chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật. | UBND cấp tỉnh | Trực tuyến toàn trình |
| 2 | 重新签发工作许可证 | Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin nhân thân (số hộ chiếu, quốc tịch…). | UBND cấp tỉnh | Trực tuyến toàn trình |
| 3 | 工作许可续期 | Giấy phép lao động chuẩn bị hết hạn và doanh nghiệp tiếp tục có nhu cầu sử dụng lao động ở đúng vị trí, chức danh đã cấp phép. | UBND cấp tỉnh | Trực tuyến toàn trình |
| 4 | Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Lao động di chuyển nội bộ, chuyên gia, nhà quản lý hoặc các đối tượng thuộc diện miễn giấy phép lao động theo điều ước quốc tế. | UBND cấp tỉnh | Trực tuyến toàn trình |
| 5 | Cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Giấy xác nhận miễn GPLĐ còn thời hạn nhưng bị hỏng, mất hoặc thay đổi thông tin chi tiết ghi nhận trên văn bản. | UBND cấp tỉnh | Trực tuyến toàn trình |
| 6 | Gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Người lao động đã được cấp giấy xác nhận chuẩn bị hết hạn và tiếp tục duy trì công việc theo đúng quy định hiện hành. | UBND cấp tỉnh | Trực tuyến toàn trình |
Sự phân định rõ ràng giữa từng loại thủ tục giúp người sử dụng lao động dễ dàng xác định đúng căn cứ pháp lý và quy trình kê khai hồ sơ ngay từ bước khởi tạo.
Những điểm mới của Quyết định 346/QĐ-BNV
Điểm đáng chú ý của Quyết định 346/QĐ-BNV là công bố các thủ tục hành chính đã được sửa đổi, bổ sung về thành phần hồ sơ, yêu cầu, điều kiện và quy trình giải quyết đối với từng nhóm người lao động nước ngoài theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp cần làm gì ngay sau khi Quyết định 346/QĐ-BNV có hiệu lực?
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại toàn bộ danh sách lao động nước ngoài, kiểm tra thời hạn giấy phép hiện tại và đối chiếu các giấy tờ chứng minh (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm). Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự sớm trước 45–60 ngày giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị trả hồ sơ hoặc gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thay đổi về thành phần hồ sơ
Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Thành phần hồ sơ được sửa đổi, bổ sung theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong đó người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo từng nhóm đối tượng. Danh mục hồ sơ yêu cầu tính chính xác giữa văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và các văn bản chứng minh trình độ.
Hồ sơ xin cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Thành phần hồ sơ xin miễn giấy phép lao động được thống nhất yêu cầu về tài liệu chứng minh người lao động đáp ứng đủ tiêu chuẩn chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc thuộc các trường hợp đặc thù theo điều ước quốc tế và quy định pháp luật lao động.
Thay đổi về giấy tờ chứng minh
Quyết định 346/QĐ-BNV đưa ra các hướng dẫn chi tiết hơn về mặt giấy tờ chứng minh tư cách chuyên môn và chức danh công việc của người lao động nước ngoài:
- Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn: Văn bản bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn của chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật phải thể hiện ngành nghề, chuyên ngành đào tạo phù hợp với vị trí công việc và chức danh dự kiến đảm nhận tại Việt Nam.
- Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm: Văn bản xác nhận thâm niên công tác do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cần thể hiện chính xác thời gian làm việc, vị trí đảm nhận và nội dung công việc chuyên môn, làm căn cứ chứng minh năng lực thực tế.
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: Đối với vị trí nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành, giấy tờ chứng minh bao gồm điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, văn bản cử sang làm việc hoặc hợp đồng lao động thể hiện rõ vai trò điều hành và thẩm quyền trong bộ máy tổ chức.
Thay đổi về quy trình thực hiện thủ tục
Hình thức nộp hồ sơ
Thủ tục được đẩy mạnh thực hiện qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản, nộp hồ sơ quét bản chính qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
Cơ quan tiếp nhận
Hồ sơ được nộp và xử lý tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội/Ban Quản lý các Khu công nghiệp và Chế xuất được UBND cấp tỉnh phân cấp, ủy quyền.
Thời hạn giải quyết
Thời hạn thẩm định hồ sơ và trả kết quả được công bố minh bạch theo từng loại thủ tục hành chính, giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp kế hoạch tuyển dụng và luân chuyển nhân sự.
Những đối tượng chịu tác động trực tiếp
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI): Đây là nhóm chịu tác động trực tiếp do thường xuyên thực hiện thủ tục điều chuyển cán bộ quản lý, chuyên gia nội bộ tập đoàn. Việc cập nhật đúng quy định mới về hồ sơ chứng minh giúp doanh nghiệp FDI rút ngắn thời gian chuẩn bị văn bản từ phía nước ngoài.
- Doanh nghiệp tuyển dụng chuyên gia nước ngoài: Các công ty tuyển dụng lao động quốc tế cần lưu ý tính tương thích giữa bằng cấp chuyên môn và mô tả vị trí công việc để đáp ứng đúng yêu cầu kiểm tra hồ sơ.
- Văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài: Nhóm này cần chuẩn bị chính xác các văn bản bổ nhiệm và giấy tờ pháp lý của trụ sở chính ở nước ngoài để chứng minh vị trí nhà quản lý hoặc trưởng văn phòng đại diện.
- Tổ chức sử dụng lao động nước ngoài: Các trường học quốc tế, tổ chức phi chính phủ cần rà soát lại thời hạn giấy phép của đội ngũ nhân sự để chủ động làm thủ tục gia hạn hoặc cấp lại theo đúng mốc thời gian.
Quy trình thực hiện thủ tục theo Quyết định 346/QĐ-BNV
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, nộp thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công theo quy định. Hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong thời hạn tương ứng của từng thủ tục.
Tiến trình thực hiện thủ tục hành chính về lao động nước ngoài gồm 04 bước cơ bản. Đầu tiên, doanh nghiệp tiến hành rà soát tính pháp lý, thực hiện dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ do nước ngoài cấp theo quy định. Tiếp đó, người sử dụng lao động kê khai thông tin và nộp hồ sơ bản quét qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến toàn trình hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn kiểm tra tính hoàn chỉnh và hợp lệ của thành phần hồ sơ. Trường hợp cần sửa đổi hoặc bổ sung, cơ quan tiếp nhận sẽ ra văn bản thông báo nêu rõ lý do. Khi hồ sơ đạt yêu cầu, kết quả Giấy phép lao động hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động sẽ được trả trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
Những lưu ý giúp doanh nghiệp hạn chế bị trả hồ sơ
Ngoài việc chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát giấy tờ chứng minh, hợp pháp hóa lãnh sự khi cần và xác định đúng nhóm người lao động để tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hồ sơ.
Xác định đúng nhóm người lao động
Phân loại chính xác người lao động thuộc nhóm chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hay lao động kỹ thuật là bước quan trọng đầu tiên. Mỗi nhóm đối tượng có điều kiện và yêu cầu về văn bản chứng minh hoàn toàn khác nhau.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh
Tất cả bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn và xác nhận kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài phải thể hiện thông tin nhất quán về thời gian, chức danh và phù hợp với mô tả vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Lưu ý về hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (như lý lịch tư pháp, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm) bắt buộc phải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ các trường hợp được miễn trừ theo điều ước quốc tế.
Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện thủ tục
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp Work Permit, MAN – Master Accountant Network ghi nhận một số sai sót phổ biến khiến hồ sơ bị cơ quan tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh:
- Bất đồng bộ thông tin chức danh: Tên vị trí công việc trên văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động không đồng nhất với văn bản bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động.
- Cơ sở khám sức khỏe không đạt chuẩn: Giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ sở y tế không nằm trong danh mục đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài theo quy định của Bộ Y tế.
- Chủ quan về thời gian nộp: Nộp hồ sơ gia hạn quá muộn, gần sát ngày hết hạn của giấy phép cũ khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động khi cần bổ sung văn bản từ nước ngoài.
Góc nhìn chuyên gia từ MAN
Quyết định 346/QĐ-BNV tiếp tục thúc đẩy việc hoàn thiện thủ tục hành chính và đẩy mạnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Tuy nhiên, việc thẩm định hồ sơ thực tế tại các địa phương đòi hỏi tính chính xác cao về mặt pháp lý và sự trùng khớp giữa các văn bản.
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát danh sách lao động nước ngoài đang làm việc trước thời điểm giấy phép hết hạn từ 45 đến 60 ngày. Khoảng thời gian này giúp doanh nghiệp kịp thời chuẩn bị các giấy tờ từ nước ngoài, đặc biệt là khâu hợp pháp hóa lãnh sự và cấp lý lịch tư pháp.
Từ kinh nghiệm tư vấn pháp lý cho các dự án FDI, đội ngũ chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network khuyến nghị doanh nghiệp nên cập nhật mô tả công việc và tiêu chuẩn tuyển dụng ngay từ đầu. Việc xây dựng hồ sơ nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ quy định pháp luật và duy trì tiến độ vận hành ổn định.
总结
Quyết định 346/QĐ-BNV góp phần minh bạch hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính đối với lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp FDI và các tổ chức tuyển dụng cần nắm vững quy định về thành phần hồ sơ, quy trình nộp trực tuyến và chủ động rà soát tính hợp lệ của các văn bản pháp lý.
Liên hệ tư vấn cùng MAN – Master Accountant Network
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về kế toán, kiểm toán, thuế, quyết toán vốn đầu tư hoặc các dịch vụ tài chính doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của MAN – Master Accountant Network luôn sẵn sàng hỗ trợ.
联系信息
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- 电子邮件： man@man.net.vn
Chuyên gia kiểm duyệt nội dung
Bài viết được biên soạn và kiểm duyệt chuyên môn bởi 黎黄宣先生 – Founder & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, thuế và tư vấn tài chính doanh nghiệp.
