Doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài thường phát sinh tiền lương, phụ cấp, tiền nhà, vé máy bay, chi phí đi lại hoặc các quyền lợi khác. Để xác định chi phí lao động nước ngoài được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra giấy phép lao động. Khoản chi còn phải có căn cứ phát sinh, hồ sơ phù hợp và chứng từ thanh toán đáp ứng quy định thuế.
Với doanh nghiệp FDI, việc đối chiếu đồng thời hồ sơ lao động, hồ sơ kế toán và chứng từ thanh toán đặc biệt quan trọng, nhất là khi người lao động được điều chuyển từ nước ngoài, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp hoặc thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động.
Chi phí lao động nước ngoài được trừ khi đáp ứng điều kiện nào
Về nguyên tắc, chi phí lao động nước ngoài được trừ khi khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định. Căn cứ thuế hiện hành là Nghị định 320/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu trực tiếp Nghị định 320/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ khi rà soát điều kiện chi phí được trừ.
Điều kiện chung để khoản chi được trừ
Trước khi kiểm tra từng loại hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát ba nhóm điều kiện cốt lõi sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc tài liệu phù hợp để chứng minh căn cứ phát sinh và quyền được hưởng khoản tiền.
- Có chứng từ thanh toán đáp ứng quy định đối với khoản chi thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Điểm quan trọng là giấy phép lao động không phải điều kiện duy nhất để kết luận chi phí lao động nước ngoài được trừ. Giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc hồ sơ thông báo theo từng trường hợp giúp chứng minh tình trạng làm việc; còn tính được trừ của khoản chi phải được xem xét theo pháp luật thuế và bộ hồ sơ thực tế.
Điều kiện đối với tiền lương, tiền công của người nước ngoài
Đối với tiền lương, tiền công, doanh nghiệp cần chứng minh được người lao động làm việc theo hình thức nào, mức thu nhập được hưởng, điều kiện hưởng, thời gian làm việc và số tiền đã thực tế chi trả. Nếu các thông tin này thống nhất giữa hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán thì cơ sở chứng minh chi phí lao động nước ngoài được trừ sẽ rõ ràng hơn.
Các nội dung nên được đối chiếu xuyên suốt hồ sơ gồm:
- Hình thức làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam.
- Mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung và điều kiện hưởng từng khoản.
- Thời gian làm việc thực tế và căn cứ tính lương.
- Số tiền thực tế doanh nghiệp đã thanh toán và người nhận tiền.
Thanh toán tiền lương từ 5 triệu đồng
Từ ngày 15/12/2025, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ. Ngưỡng này được xem xét theo giá trị từng lần thanh toán, không phải chỉ nhìn vào tổng thu nhập của người lao động trong tháng.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra cách áp dụng tại hướng dẫn của Bộ Tài chính về thanh toán tiền lương, tiền công.
Vì vậy, khi rà soát chi phí lao động nước ngoài được trừ, doanh nghiệp nên lưu riêng chứng từ thanh toán tương ứng với từng lần chi trả, đặc biệt đối với chuyên gia, quản lý và nhân sự có mức lương cao.
Hồ sơ chứng minh chi phí lao động nước ngoài được trừ
Một bộ hồ sơ tốt không phải là bộ hồ sơ có nhiều giấy tờ nhất, mà là bộ hồ sơ có thể giải thích được toàn bộ chuỗi từ căn cứ sử dụng lao động đến số tiền thực tế doanh nghiệp đã chi. Với chi phí lao động nước ngoài được trừ, nên tổ chức hồ sơ theo từng người lao động và từng loại khoản chi.
Giấy phép lao động hoặc hồ sơ không thuộc diện cấp
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều hình thức người nước ngoài làm việc tại Việt Nam và các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng tình trạng pháp lý trước khi hoàn thiện hồ sơ chi phí.
Doanh nghiệp có thể tham khảo hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài của MAN để đối chiếu các nhóm giấy tờ cần chuẩn bị. Tùy trường hợp, hồ sơ nên thể hiện rõ một trong các cơ sở sau:
- Giấy phép lao động còn hiệu lực đối với trường hợp thuộc diện phải cấp.
- Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nếu pháp luật yêu cầu thực hiện thủ tục xác nhận.
- Tài liệu chứng minh trường hợp không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thực hiện thông báo theo quy định.
Hợp đồng và hồ sơ xác định mức hưởng
Hợp đồng lao động, thỏa thuận, quyết định bổ nhiệm, văn bản điều chuyển hoặc tài liệu tương ứng phải thể hiện được căn cứ để doanh nghiệp chi trả. Các khoản phụ cấp, quyền lợi hoặc khoản bổ sung nên có điều kiện hưởng và mức hưởng đủ rõ để đối chiếu với bảng lương.
Nếu người lao động được điều chuyển từ công ty mẹ hoặc doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu văn bản cử hoặc điều chuyển và các tài liệu liên quan đến hình thức làm việc. Không nên chỉ dựa vào bảng lương nội bộ của doanh nghiệp Việt Nam để giải thích toàn bộ khoản chi.
Bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán
Chuỗi chứng từ nên được kiểm tra theo trình tự sau:
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận → thời gian làm việc → bảng chấm công.
- Bảng chấm công → bảng lương → quyết định hoặc căn cứ chi trả nếu có.
- Bảng lương → chứng từ thanh toán → đối chiếu người nhận tiền.
Nếu một mắt xích có thông tin khác với phần còn lại, doanh nghiệp có thể phải giải trình thêm. Đây là điểm thường bị bỏ qua khi đánh giá chi phí lao động nước ngoài được trừ, bởi khoản chi có thể đã phát sinh thực tế nhưng hồ sơ chưa chứng minh được đầy đủ căn cứ và quá trình thanh toán.
Quy trình hoàn thiện hồ sơ người lao động nước ngoài
Để giảm rủi ro khi đưa khoản chi vào hồ sơ thuế, doanh nghiệp nên xử lý hồ sơ lao động trước hoặc song song với việc thiết lập hồ sơ tiền lương. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trình tự hiện hành cần được xác định theo đúng hình thức làm việc của từng người.
Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam của MAN khi chuẩn bị hồ sơ thực tế.
| Bước | Việc cần thực hiện | Điểm cần kiểm tra |
| 1. Xác định hình thức làm việc | Xác định người lao động ký hợp đồng tại Việt Nam, di chuyển nội bộ, được điều chuyển từ nước ngoài hoặc thuộc diện miễn. | Không áp dụng một checklist cho mọi trường hợp. |
| 2. Xác định tình trạng giấy phép | Xác định phải xin giấy phép, phải xin xác nhận không thuộc diện cấp hay chỉ phải thông báo. | Căn cứ đúng điều kiện của từng trường hợp. |
| 3. Chuẩn bị hồ sơ | Chuẩn bị Mẫu số 03 và các giấy tờ về sức khỏe, hộ chiếu, lý lịch tư pháp, vị trí và hình thức làm việc theo trường hợp. | Kiểm tra giấy tờ nước ngoài, dịch và hợp pháp hóa khi cần. |
| 4. Nộp và nhận kết quả | Đối với hồ sơ cấp giấy phép, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong khoảng thời gian luật định trước ngày dự kiến làm việc. | Theo dõi thời hạn xử lý và yêu cầu bổ sung nếu có. |
| 5. Hoàn thiện hồ sơ nhân sự | Sau khi có giấy phép trong trường hợp phải cấp, ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc. | Thông tin phải thống nhất với hồ sơ tiền lương. |
| 6. Thiết lập hồ sơ kế toán | Lập chấm công, bảng lương, quyết định chi trả và chứng từ thanh toán. | Kiểm tra ngưỡng 5 triệu đồng cho từng lần thanh toán. |
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được nộp trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi được cấp giấy phép, đối với trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.
Để đối chiếu quy định gốc, doanh nghiệp có thể xem Nghị định 219/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
Hồ sơ theo từng trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Cách lập hồ sơ có thể khác nhau theo hình thức làm việc. Vì vậy, khi kiểm tra chi phí lao động nước ngoài được trừ, doanh nghiệp FDI nên xác định trường hợp pháp lý trước rồi mới đối chiếu bộ chứng từ.
Người nước ngoài ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam
Trường hợp này, doanh nghiệp cần bảo đảm hồ sơ lao động, hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán tạo thành một chuỗi thống nhất. Nếu thuộc diện phải cấp giấy phép lao động, giấy phép phải được xử lý theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm bài cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam của MAN để kiểm tra các điểm thực hành trong hồ sơ.
Người nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp cần được phân biệt với việc ký hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp Việt Nam. Hồ sơ nên chứng minh mối quan hệ giữa các doanh nghiệp, quyết định hoặc văn bản điều chuyển, vị trí làm việc và thời gian làm việc tại Việt Nam.
Ở góc độ thuế, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ căn cứ, chứng từ theo quy định. Việc công ty mẹ ở nước ngoài trả một phần thu nhập không đồng nghĩa toàn bộ khoản chi đó tự động trở thành chi phí của doanh nghiệp Việt Nam.
Người nước ngoài thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động
Không có giấy phép lao động không đồng nghĩa khoản tiền lương bị loại. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chứng minh đúng căn cứ thuộc diện không phải cấp và thực hiện đúng thủ tục tương ứng. Một số trường hợp cần giấy xác nhận, trong khi một số trường hợp chỉ cần thực hiện thông báo theo quy định.
Doanh nghiệp có thể tham khảo bài cách làm giấy phép lao động cho người nước ngoài để đối chiếu cách phân loại trường hợp trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Người nước ngoài được doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam
Với nhân sự được doanh nghiệp nước ngoài cử hoặc điều chuyển sang Việt Nam, hồ sơ cần thể hiện rõ đơn vị cử, thời gian, vị trí và căn cứ xác định khoản chi mà doanh nghiệp Việt Nam thực tế chịu. Nếu tiền lương hoặc chi phí được phân bổ giữa nhiều doanh nghiệp, cần có hồ sơ giải thích cơ sở phân bổ và trách nhiệm thanh toán.
Các khoản chi khác cho người lao động nước ngoài
Ngoài tiền lương, doanh nghiệp có thể chi tiền nhà, học phí cho con, vé máy bay, chi phí đi lại hoặc các quyền lợi khác. Các khoản này không nên được gom chung vào một nguyên tắc duy nhất; cần kiểm tra bản chất khoản chi, điều kiện hưởng, hồ sơ và chứng từ tương ứng.
| Khoản chi | Hồ sơ trọng tâm | Điểm cần kiểm tra |
| Tiền lương, tiền công | Hợp đồng/thỏa thuận, chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán. | Điều kiện hưởng, số tiền thực tế và thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng. |
| Tiền nhà | Hợp đồng lao động hoặc căn cứ thỏa thuận, hợp đồng thuê, hóa đơn/chứng từ. | Khoản chi phải phù hợp quy định và có đủ chứng từ. |
| Học phí cho con | Hợp đồng lao động, quy định quyền lợi, hóa đơn/chứng từ của cơ sở giáo dục. | Đối chiếu quy định hiện hành về khoản chi cho con người lao động nước ngoài. |
| Vé máy bay, đi lại | Chứng từ vé, mục đích chuyến đi, hồ sơ công tác hoặc căn cứ quyền lợi. | Phân biệt chi phí phục vụ công việc với quyền lợi cá nhân. |
| Phụ cấp, quyền lợi khác | Hợp đồng, thỏa thuận, quy chế, quyết định chi trả và chứng từ. | Điều kiện hưởng và mức hưởng phải có căn cứ rõ ràng. |
Tiền nhà và khoản chi về chỗ ở
Đối với tiền nhà do doanh nghiệp chi cho người lao động nước ngoài, cần kiểm tra căn cứ thỏa thuận và chứng từ của khoản chi. Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định riêng đối với khoản chi tiền nhà của người lao động nếu đáp ứng điều kiện về hồ sơ và tính chất tiền lương, tiền công.
Học phí cho con của người lao động nước ngoài
Quy định hiện hành đã có nội dung riêng về khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài trong độ tuổi từ mầm non đến trung học phổ thông, với điều kiện khoản chi được quy định trong hợp đồng lao động và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Do đó, khi xem xét chi phí lao động nước ngoài được trừ đối với học phí, doanh nghiệp nên ưu tiên đối chiếu quy định hiện hành thay vì chỉ dựa vào Công văn 91784/CT-TTHT năm 2019.
Vé máy bay, chi phí đi lại và phụ cấp
Vé máy bay và chi phí đi lại cần được phân loại theo mục đích. Nếu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ nên thể hiện mục đích công tác và chứng từ liên quan. Nếu mang tính chất quyền lợi cá nhân, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng riêng.
Đối với phụ cấp và quyền lợi khác, doanh nghiệp nên bảo đảm điều kiện hưởng, mức hưởng và căn cứ chi trả được quy định trước hoặc đồng thời trong hồ sơ phù hợp. Khoản chi phát sinh ngoài thỏa thuận mà không có căn cứ rõ ràng sẽ làm tăng rủi ro khi giải trình.
Những trường hợp dễ bị loại khỏi chi phí được trừ
Rủi ro thường không nằm ở việc người lao động mang quốc tịch nước ngoài, mà nằm ở khoảng trống giữa hồ sơ lao động, hồ sơ kế toán và chứng từ thanh toán. Một số tình huống cần kiểm tra trước khi kết luận chi phí lao động nước ngoài được trừ gồm:
- Chỉ có bảng lương nhưng không có tài liệu chứng minh hình thức làm việc hoặc tình trạng pháp lý của người lao động.
- Hợp đồng ghi mức lương cơ bản nhưng bảng lương phát sinh phụ cấp hoặc khoản bổ sung không có căn cứ về điều kiện và mức hưởng.
- Thời gian làm việc trên hồ sơ lao động không khớp với bảng chấm công hoặc thời gian phân bổ chi phí.
- Tên người nhận tiền, số tiền hoặc thời điểm thanh toán không phù hợp với bảng lương và hồ sơ nhân sự.
- Khoản thanh toán tiền lương từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Khoản chi do doanh nghiệp nước ngoài hoặc cá nhân thanh toán nhưng doanh nghiệp Việt Nam không có căn cứ chứng minh trách nhiệm hoặc cơ sở ghi nhận chi phí.
Ví dụ thực tế về chi phí lao động nước ngoài được trừ
Trường hợp ký hợp đồng lao động trực tiếp
Một doanh nghiệp FDI ký hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài. Hồ sơ lao động phù hợp, hợp đồng xác định rõ mức lương và quyền lợi, doanh nghiệp có chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán. Nếu các điều kiện thuế được đáp ứng, khoản tiền lương có cơ sở để được xem xét là chi phí lao động nước ngoài được trừ.
Trường hợp điều chuyển từ công ty mẹ ở nước ngoài
Một công ty mẹ ở nước ngoài điều chuyển nhân sự sang doanh nghiệp FDI tại Việt Nam. Doanh nghiệp Việt Nam cần có hồ sơ chứng minh hình thức điều chuyển, thời gian làm việc, vị trí và khoản chi thực tế mà doanh nghiệp Việt Nam chịu. Hồ sơ thuế không nên chỉ dựa trên bảng lương mà thiếu tài liệu về quan hệ điều chuyển.
Trường hợp thanh toán 20 triệu đồng mỗi lần
Doanh nghiệp trả 20 triệu đồng tiền lương cho một chuyên gia nước ngoài trong một lần thanh toán. Vì giá trị từng lần thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về chi phí lao động nước ngoài được trừ. Nếu chỉ có bảng lương mà không có chứng từ thanh toán phù hợp, khoản chi có thể phát sinh rủi ro khi quyết toán.
Bộ hồ sơ nên hoàn thiện trước khi quyết toán
Thay vì đợi đến kỳ quyết toán mới gom chứng từ, doanh nghiệp FDI nên hoàn thiện hồ sơ theo từng người lao động ngay trong kỳ phát sinh. Có thể sử dụng checklist sau để rà soát chi phí lao động nước ngoài được trừ:
- Hồ sơ xác định hình thức làm việc và tình trạng giấy phép lao động hoặc hồ sơ miễn tương ứng.
- Hợp đồng lao động, thỏa thuận, quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản điều chuyển.
- Quy chế tiền lương, thưởng hoặc tài liệu làm căn cứ cho các khoản bổ sung nếu có.
- Bảng chấm công, bảng lương và quyết định chi trả.
- Hóa đơn, chứng từ đối với tiền nhà, học phí, vé máy bay hoặc khoản chi khác nếu phát sinh.
- Chứng từ thanh toán, đặc biệt đối với từng lần trả lương từ 5 triệu đồng trở lên.
- Hồ sơ giải thích trách nhiệm chi trả hoặc phân bổ chi phí khi có công ty mẹ hoặc doanh nghiệp nước ngoài tham gia thanh toán.
Căn cứ pháp lý về chi phí lao động nước ngoài được trừ
Khi xử lý chi phí lao động nước ngoài được trừ, doanh nghiệp nên đối chiếu đồng thời quy định thuế TNDN và quy định về người lao động nước ngoài. Các văn bản chính gồm:
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP: quy định điều kiện khoản chi được trừ và các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP: sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP: quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hình thức làm việc, giấy phép lao động và trường hợp không thuộc diện cấp.
- Thông tư 20/2026/TT-BTC: quy định chi tiết một số nội dung của Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Nguồn pháp lý chính thức có thể tra cứu trực tiếp: Nghị định 141/2026/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Kết luận
Để xác định chi phí lao động nước ngoài được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời ba lớp hồ sơ: hồ sơ lao động, hồ sơ kế toán và chứng từ thanh toán. Giấy phép lao động chỉ là một phần của bộ hồ sơ và không thay thế các điều kiện về khoản chi theo pháp luật thuế.
Đặc biệt, từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp cần kiểm soát giá trị từng lần thanh toán tiền lương, tiền công để bảo đảm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản từ 5 triệu đồng trở lên. Với doanh nghiệp FDI có nhân sự được điều chuyển từ nước ngoài, việc xác định đúng hình thức làm việc và trách nhiệm chi trả ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ chi phí lao động nước ngoài được trừ nhất quán hơn khi quyết toán.
Nếu hồ sơ có nhiều lớp quan hệ giữa công ty Việt Nam, công ty mẹ và người lao động, doanh nghiệp nên rà soát trước khi thanh toán và hạch toán thay vì chờ đến kỳ quyết toán mới bổ sung chứng từ.
Chứng chỉ hành nghề: Kiểm toán viên CPA Việt Nam
Kinh nghiệm: Hơn 30 năm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính
Câu hỏi thường gặp về chi phí lao động nước ngoài được trừ
Người nước ngoài không có giấy phép lao động có được tính chi phí không?
Có thể. Việc không có giấy phép lao động không đồng nghĩa khoản chi tự động bị loại nếu người lao động thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép và doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng minh tình trạng đó, đồng thời đáp ứng các điều kiện thuế đối với khoản chi.
Tiền lương từ 5 triệu đồng có phải thanh toán không dùng tiền mặt?
Có, nếu đây là khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi áp dụng. Doanh nghiệp cần lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tương ứng để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.
Học phí cho con của người lao động nước ngoài có được trừ không?
Có thể được xem xét nếu đáp ứng điều kiện của quy định hiện hành, trong đó cần chú ý trường hợp khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài được quy định trong hợp đồng lao động và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành tại thời điểm quyết toán thay vì chỉ dựa vào hướng dẫn cũ.
