Chi phí visa cho người lao động nước ngoài cần chứng từ gì

Chi phí visa cho người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện về khoản chi, hóa đơn, chứng từ và thanh toán. Nội dung trả lời ngày 04/09/2026 nêu các nhóm hồ sơ doanh nghiệp cần lưu để chứng minh khoản chi.

Điều kiện để chi phí visa cho người lao động nước ngoài được trừ

Chi phí làm visa, gia hạn visa, giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp cần được chứng minh là khoản chi thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và phục vụ việc sử dụng lao động nước ngoài.

Để khoản chi có cơ sở được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra các nhóm điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo từng khoản chi.
• Đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định điều kiện đối với khoản chi được trừ, trong đó khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Xem Nghị định 320/2025/NĐ-CP; nội dung sửa đổi, bổ sung được thực hiện tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Chứng từ để chi phí visa cho người lao động nước ngoài được trừ

Bộ hồ sơ nên được lưu theo từng người lao động và từng khoản chi để có thể đối chiếu giữa chứng từ thanh toán, hồ sơ lao động và giấy tờ xuất nhập cảnh. Các chứng từ chính gồm:

Hóa đơn và chứng từ hợp pháp

Tùy khoản chi phát sinh từ đơn vị dịch vụ hay cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần lưu chứng từ chứng minh việc cung cấp dịch vụ hoặc nộp phí, lệ phí. Cụ thể:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn hợp pháp khác do đơn vị dịch vụ làm visa hoặc tư vấn xuất nhập cảnh cấp.
• Biên lai thu phí, lệ phí hoặc chứng từ thu tiền chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, chẳng hạn cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan có thẩm quyền liên quan.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp với quy định. Hồ sơ thanh toán cần thể hiện được chủ thể chi trả, số tiền và khoản chi tương ứng.

• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp đến đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Chứng từ chuyển khoản đến tài khoản thu ngân sách nhà nước đối với khoản phí, lệ phí nộp cho cơ quan nhà nước.
• Trường hợp người lao động thanh toán hộ, doanh nghiệp cần có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định về việc ủy quyền người lao động thanh toán; sau đó doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả cho người lao động và lưu cùng hóa đơn, chứng từ hợp pháp của khoản chi.

Hồ sơ chứng minh khoản chi liên quan đến người lao động

Ngoài hóa đơn và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ chứng minh người nước ngoài thực tế làm việc tại doanh nghiệp và khoản chi phát sinh phục vụ quan hệ lao động. Nhóm hồ sơ này gồm:

• Hợp đồng lao động có điều khoản doanh nghiệp chịu chi phí giấy phép lao động, visa hoặc thẻ tạm trú; hoặc quy định tương ứng tại quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể.
• Giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận người lao động không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
• Visa hoặc thẻ tạm trú hợp pháp, phù hợp với việc người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
• Quyết định tiếp tục gia hạn hợp đồng hoặc văn bản tiếp nhận người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp.

Đối với phần hồ sơ lao động, doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm các nội dung hướng dẫn trên hệ thống MAN để bảo đảm hồ sơ được chuẩn bị thống nhất với tình trạng làm việc thực tế của người lao động.

• Doanh nghiệp có thể tham khảo hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài để đối chiếu hồ sơ tương ứng.
• Doanh nghiệp có thể tham khảo giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam để đối chiếu hồ sơ tương ứng.
• Doanh nghiệp có thể tham khảo thủ tục xin thẻ tạm trú cho người nước ngoài để đối chiếu hồ sơ tương ứng.
• Doanh nghiệp có thể tham khảo cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam để đối chiếu hồ sơ tương ứng.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chi phí visa cho người lao động nước ngoài

Về thực tế kiểm tra hồ sơ, rủi ro thường không nằm ở một chứng từ riêng lẻ mà ở sự thiếu đồng nhất giữa hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng minh người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát theo một bộ hồ sơ thống nhất trước khi hạch toán khoản chi.

• Kiểm tra khoản chi có thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
• Đối chiếu tên doanh nghiệp và thông tin trên hóa đơn, chứng từ với hồ sơ kế toán.
• Kiểm tra phương thức thanh toán đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên.
• Nếu người lao động thanh toán hộ, lưu đủ căn cứ ủy quyền hoặc quy định nội bộ và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả.
• Đối chiếu hợp đồng lao động, giấy phép lao động hoặc giấy tờ xác nhận miễn giấy phép, visa và thẻ tạm trú.
• Lưu hồ sơ theo từng người lao động để thuận tiện khi giải trình với cơ quan thuế.

Kết luận

Chi phí visa cho người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam có thể được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp chứng minh được khoản chi thực tế, có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp, đáp ứng yêu cầu về thanh toán và có hồ sơ liên quan đến người lao động. Việc tập hợp hồ sơ đầy đủ ngay khi phát sinh giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi hạch toán và giải trình chi phí với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nên rà soát từng khoản chi theo hồ sơ thực tế và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh trước khi xác định chi phí được trừ.

Nguồn bài viết:Hỏi đáp Chứng từ để trừ chi phí visa lao động nước ngoài tại LuatVietnam