Какие документы необходимы для оплаты визы для иностранных работников?

Расходы на визу для иностранных работников, продолжающих работать во Вьетнаме, могут быть включены в качестве вычитаемых расходов при расчете корпоративного подоходного налога, если они соответствуют условиям, касающимся расходов, счетов-фактур, подтверждающих документов и оплаты. В ответе от 4 сентября 2026 года изложен перечень документов, которые предприятия должны хранить для подтверждения расходов.

Условия, при которых расходы на визы для иностранных работников подлежат вычету.

Расходы на визы, продление виз, разрешения на работу или временные виды на жительство для иностранных работников, продолжающих работать на предприятии, должны быть подтверждены как фактически понесенные расходы, непосредственно связанные с производственной и хозяйственной деятельностью и обеспечением занятости иностранных работников.

Для того чтобы расходы считались вычитаемыми при расчете корпоративного подоходного налога, предприятие должно одновременно соответствовать следующим группам условий:

• Фактически понесенные расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью предприятия.
• По каждому расходу имеются полные и достоверные счета-фактуры и документы.
• При расходах в размере 5 миллионов донгов и более необходимо соблюдать условия безналичной оплаты, установленные действующими правилами.

Постановление 320/2025/ND-CP устанавливает условия для вычета расходов, в том числе требование о том, что расходы в размере 5 миллионов донгов и более должны быть подтверждены документами, удостоверяющими фактическую оплату. См. Постановление 320/2025/ND-CP; Поправки и дополнения были внесены в [дата]; содержание было пересмотрено и дополнено в [дата]. Постановление 141/2026/ND-CP.

Документы, необходимые для того, чтобы расходы на визу для иностранных работников могли быть вычтены из налогооблагаемой базы.

Документацию следует хранить отдельно для каждого работника и каждой статьи расходов, чтобы обеспечить возможность сопоставления платежных документов, трудовых записей и иммиграционных документов. К основным документам относятся:

Законные счета-фактуры и документы

В зависимости от того, кто является источником расходов — поставщик услуг или государственное учреждение, предприятиям необходимо хранить документацию, подтверждающую предоставление услуг или оплату сборов и платежей. В частности:

• Счет-фактура НДС или другой юридически оформленный счет-фактура, выданный компанией, предоставляющей визовые услуги, или иммиграционным консультантом.
• Квитанция об оплате сборов или платежей, либо официальный платежный документ, выданный компетентным государственным органом, например, иммиграционной службой или другим соответствующим органом.

Платежные ваучеры безналичного расчета

При платежах в размере 5 миллионов донгов и более предприятия обязаны хранить документы о безналичных платежах в соответствии с правилами. В платежных документах должны быть четко указаны плательщик, сумма и соответствующий платеж.

• Платежное поручение или документ о переводе средств со счета предприятия поставщику услуг.
• Перенесите документы на счет доходов государственного бюджета, касающиеся сборов и платежей, уплаченных государственным учреждениям.
• В случаях, когда сотрудники производят платежи от имени других сотрудников, предприятиям необходимо иметь финансовые правила, внутренние положения или решения, разрешающие сотрудникам производить платежи; затем предприятие переводит возмещение сотруднику и хранит его вместе с законным счетом-фактурой и подтверждающими документами о расходах.

Документы, подтверждающие расходы, связанные с сотрудниками.

Помимо счетов-фактур и квитанций об оплате, предприятия должны вести учетные записи, подтверждающие фактическую работу иностранцев в компании и понесенные расходы, связанные с трудовыми отношениями. К этой группе документов относятся:

• В трудовой договор может быть включен пункт, согласно которому работодатель несет расходы на получение разрешений на работу, виз или временных видов на жительство; или соответствующее положение в финансовых положениях, внутренних правилах или коллективном договоре.
• Разрешение на работу или документ, подтверждающий, что работник не обязан получать разрешение на работу.
• Действующая виза или временный вид на жительство, соответствующие должности сотрудника в компании.
• Решение о продлении контракта или документ, подтверждающий принятие на себя дальнейших обязательств по трудоустройству иностранных работников на предприятии.

В разделе учета сотрудников предприятия могут использовать рекомендации системы MAN, чтобы обеспечить соответствие записей фактической рабочей ситуации сотрудника.

• Предприятия могут использовать это в качестве ориентира. Заявление на получение разрешения на работу для иностранца для сравнения с соответствующими записями.
• Предприятия могут использовать это в качестве ориентира. Разрешения на работу для иностранцев во Вьетнаме для сравнения с соответствующими записями.
• Предприятия могут использовать это в качестве ориентира. Порядок подачи заявления на получение временного вида на жительство для иностранцев. для сравнения с соответствующими записями.
• Предприятия могут использовать это в качестве ориентира. Выдача разрешений на работу иностранцам во Вьетнаме для сравнения с соответствующими записями.

Примечания по подготовке документов, подтверждающих оплату визы для иностранных работников.

На практике при проверке документов риск часто заключается не в одном документе, а в несоответствиях между счетами-фактурами, платежными поручениями и документацией сотрудников. Поэтому предприятиям следует проверять единый набор документов, прежде чем учитывать расходы.

• Убедитесь, что расходы действительно понесены и служат целям деятельности предприятия.
• Сравните название компании и информацию в счетах-фактурах и документах с бухгалтерскими записями.
• Проверьте способ оплаты расходов в размере 5 миллионов VND и более.
• Если платеж производится от имени сотрудника, необходимо сохранить все необходимые документы, подтверждающие разрешение или содержащиеся в внутренних правилах, а также документы компании, касающиеся возмещения расходов.
• Сравните трудовой договор, разрешение на работу или документ, подтверждающий освобождение от требований к получению разрешения, визу и карту временного вида на жительство.
• Вести учетную документацию по каждому сотруднику для облегчения предоставления пояснений налоговым органам.

Заключение

Расходы на визу для иностранных работников, продолжающих свою работу во Вьетнаме, могут быть вычтены из налогооблагаемой базы, если компания может подтвердить фактические расходы, предоставить подлинные счета-фактуры или документы, выполнить платежные требования и иметь соответствующие записи о работнике. Сбор полной документации сразу после возникновения расходов помогает компаниям снизить риски при учете и объяснении расходов налоговым органам.

Перед тем как определить, подлежат ли расходы вычету, предприятиям следует сверять каждую статью расходов с фактическими данными и действующими на момент их возникновения нормативными актами.

Источник статьи:Часто задаваемые вопросы о документах для вычета сборов за рабочую визу за границу в LuatVietnam