外籍劳工办理签证费需要哪些文件？

对于继续在越南工作的外国员工，如果符合相关费用、发票、证明文件和付款条件，其签证费用可以作为企业所得税的扣除项。2026年9月4日的回复中列出了企业需要保留的用于证明该项费用的文件类别。.

外国劳工签证费用可抵扣的条件。

对于继续在企业工作的外国工人，其签证、签证延期、工作许可或临时居留卡的费用必须证明是实际发生的、与生产经营活动直接相关的、用于雇用外国工人的费用。.

在确定企业所得税时，要使某项支出可以扣除，企业需要同时满足以下几组条件：

• 与企业业务运营直接相关的实际发生的费用。.
• 每笔支出都有完整合法的发票和文件。.
• 对于 500 万越南盾或以上的支出，必须满足现行法规规定的非现金支付条件。.

第 320/2025/ND-CP 号法令规定了可扣除费用的条件，其中包括 500 万越南盾或以上的费用必须有非现金支付凭证作为证明。. 参见第320/2025/ND-CP号法令; 修订和补充内容已于 第141/2026/ND-CP号法令.

外籍劳工签证费用可抵扣的证明文件。

应为每位员工和每笔支出项目分别保存记录，以便核对付款单据、雇佣记录和移民文件。主要文件包括：

合法发票和文件

根据费用来源是服务提供商还是政府机构，企业需要保留证明已提供服务或已支付费用的文件。具体而言：

• 由签证服务提供商或移民顾问开具的增值税发票或其他合法发票。.
• 费用或收费收据，或由主管国家机构（如移民局或其他相关机构）签发的正式付款文件。.

非现金支付券

对于金额在500万越南盾及以上的付款，企业必须按照规定保留非现金付款凭证。付款记录必须清晰地显示付款人、金额和相应的付款方式。.

• 从企业账户到服务提供商的付款授权或转账文件。.
• 将支付给州政府机构的费用和收费转入州预算收入账户。.
• 如果员工代表员工支付款项，企业需要有财务规定、内部规章或决议授权员工进行支付；然后企业将报销款项转给员工，并保留合法发票和支出证明文件。.

证明与员工相关的费用的文件。

除了发票和付款收据外，企业还应保留记录，以证明外籍员工确实在公司工作，以及与劳动关系相关的费用。这类文件包括：

• 雇佣合同中可以包含一项条款，规定雇主承担工作许可证、签证或临时居留卡的费用；或者财务条例、内部规章或集体谈判协议中可以有相应的规定。.
• 工作许可证或证明该工人不受工作许可证要求约束的文件。.
• 有效的签证或临时居留许可，与该员工在公司的工作性质相符。.
• 决定延长合同或出具文件，接受企业继续雇用外国工人。.

对于员工记录部分，企业可以参考 MAN 系统中的指导方针，以确保记录的编制与员工的实际工作情况一致。.

• 企业可以参考这一点。 外国人工作许可申请 与相应记录进行比较。.
• 企业可以参考这一点。 越南外国人工作许可 与相应记录进行比较。.
• 企业可以参考这一点。 外国人申请临时居留许可的程序 与相应记录进行比较。.
• 企业可以参考这一点。 在越南为外国人签发工作许可证 与相应记录进行比较。.

关于为外籍劳工准备签证费用文件的注意事项

在实践中，审核记录时，风险往往不在于单一文件，而在于发票、付款凭证和员工文件之间的不一致。因此，企业在核算费用之前，应审核一套统一的记录。.

• 核实该项支出是否实际发生，以及是否服务于企业的运营。.
• 将发票和单据上的公司名称和信息与会计记录进行核对。.
• 核实金额为 500 万越南盾及以上的支出支付方式。.
• 如果员工代表员工支付款项，请保留足够的授权文件或内部规定以及公司的报销文件。.
• 比较雇佣合同、工作许可证或确认免除许可证要求的文件、签证和临时居留卡。.
• 为每位员工保留记录，以便向税务机关进行解释。.

总结

如果企业能够证明实际支出、拥有合法发票或单据、满足付款要求并保留相关员工记录，则外国员工在越南继续工作的签证费用可以抵扣税款。在支出发生后立即收集完整文件有助于企业在向税务机关申报和解释费用时降低风险。.

企业在确定某项支出是否可以扣除之前，应对照实际记录和支出发生时有效的法规对每项支出进行审查。.

文章来源：关于在 LuatVietnam 扣除海外工作签证费用所需文件的常见问题