Giấy phép lao động người nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép lao động người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 07/08/2025 và có hiệu lực từ cùng ngày. Quy định mới tập trung vào điều kiện làm việc, hồ sơ, trình tự cấp, cấp lại, gia hạn và các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài, việc xác định đúng hình thức làm việc, vị trí công việc và loại thủ tục cần thực hiện ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng. Sai ở bước này có thể khiến hồ sơ không phù hợp hoặc phải thực hiện lại thủ tục.

Giấy phép lao động người nước ngoài là gì

Giấy phép lao động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép để làm việc tại Việt Nam. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bao gồm điều kiện, hồ sơ, cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin về giấy phép lao động trên MAN để đối chiếu thêm các chủ đề liên quan trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Khái niệm giấy phép lao động

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các vị trí và hình thức làm việc thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định. Văn bản được ban hành ngày 07/08/2025 và có hiệu lực từ ngày 07/08/2025.

Điểm cần lưu ý là giấy phép lao động không chỉ liên quan đến thông tin cá nhân của người lao động. Hồ sơ còn phải thể hiện căn cứ về hình thức làm việc và vị trí công việc của người nước ngoài tại Việt Nam. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định chính xác hai yếu tố này trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Các hình thức làm việc thuộc phạm vi cấp giấy phép

Hình thức làm việc quyết định loại giấy tờ mà doanh nghiệp phải sử dụng để chứng minh trong hồ sơ. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều hình thức như điều chuyển từ tổ chức ở nước ngoài sang Việt Nam, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ và các trường hợp khác thuộc phạm vi Nghị định.

Không nên chỉ căn cứ vào chức danh trên hợp đồng để xác định thủ tục. Doanh nghiệp cần đối chiếu bản chất quan hệ làm việc, người sử dụng lao động và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.

Điều kiện theo từng vị trí công việc

Người lao động nước ngoài thuộc diện cấp giấy phép phải đáp ứng yêu cầu tương ứng với vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các loại giấy tờ dùng để chứng minh từng nhóm vị trí.

Tài liệu chứng minh có thể khác nhau tùy vị trí, chẳng hạn điều lệ doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm, văn bằng, chứng chỉ hoặc xác nhận kinh nghiệm. Vì vậy, không nên sử dụng một bộ giấy tờ giống nhau cho mọi trường hợp.

Trường hợp người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép

Không phải mọi người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin giấy phép lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều nhóm không thuộc diện cấp, trong đó có một số chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn, thành viên Hội đồng quản trị đáp ứng điều kiện về giá trị góp vốn và các trường hợp đặc thù khác.

Một số trường hợp đáng chú ý gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn; Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần; người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm; cùng các trường hợp khác được quy định tại Nghị định.

Các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhóm trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép khá rộng. Ngoài nhóm về góp vốn và thời gian làm việc ngắn, còn có phóng viên nước ngoài được xác nhận, học sinh sinh viên thuộc trường hợp luật định, thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài, người có hộ chiếu công vụ, tình nguyện viên và một số trường hợp được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận.

Doanh nghiệp không nên kết luận chỉ từ quốc tịch hoặc chức danh. Việc xác định có thuộc diện cấp hay không phải dựa trên trường hợp pháp lý cụ thể và giấy tờ chứng minh tương ứng.

Phân biệt không thuộc diện cấp và miễn toàn bộ thủ tục

Không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đồng nghĩa mọi trường hợp đều không phải thực hiện thủ tục hành chính. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định một số nhóm không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Đây là điểm doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi bố trí người nước ngoài bắt đầu công việc. Việc không phải xin giấy phép không nên được hiểu thành không còn nghĩa vụ thủ tục nào.

Hồ sơ cấp giấy phép lao động người nước ngoài

Hồ sơ cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP gồm văn bản của người sử dụng lao động, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, ảnh, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn hồ sơ xin cấp giấy phép lao động của MAN để đối chiếu cách phân loại hồ sơ theo từng trường hợp.

Thành phần hồ sơ cấp giấy phép

Các nhóm giấy tờ chính gồm văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03; giấy khám sức khỏe; hộ chiếu còn thời hạn; phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương; 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc; và giấy tờ chứng minh người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận theo quy định phải được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính theo quy định. Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng trong trường hợp đáp ứng điều kiện về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và có thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

Đối với giấy tờ do nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Trường hợp được miễn hợp pháp hóa phải có căn cứ phù hợp, không nên mặc định mọi giấy tờ nước ngoài đều được miễn.

Phân biệt vị trí công việc và chức danh

Vị trí công việc trong hồ sơ giấy phép lao động cần được chứng minh bằng tài liệu phù hợp với nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Tên chức danh trên hợp đồng không phải là căn cứ duy nhất để xác định nhóm vị trí.

Doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất giữa công việc thực tế, vị trí dự kiến trong hồ sơ và tài liệu chứng minh. Nếu ba yếu tố này không khớp, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc phải điều chỉnh.

Quy trình cấp giấy phép lao động

Hồ sơ cấp giấy phép lao động được nộp trong thời hạn từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền có thời hạn 10 ngày làm việc để xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép.

Thông tin thủ tục hành chính hiện hành có thể được kiểm tra trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, trong đó thủ tục cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được xác định với mã thủ tục 1.014199.

Điều kiện cần đáp ứng trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định người lao động có thuộc diện cấp giấy phép hay không, vị trí công việc, hình thức làm việc và cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Đồng thời phải kiểm tra thời hạn hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp và các tài liệu chứng minh vị trí, hình thức làm việc.

Thời điểm nộp hồ sơ cũng cần được đưa vào kế hoạch tuyển dụng. Việc chờ đến sát ngày bắt đầu làm việc mới chuẩn bị giấy tờ có thể tạo rủi ro tiến độ, nhất là khi hồ sơ có tài liệu phải xin cấp hoặc hợp pháp hóa từ nước ngoài.

Các bước thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp có thể tổ chức quy trình theo các bước sau:

1. Bước 1: Xác định diện cấp phép, vị trí và hình thức làm việc; sau đó lập hồ sơ theo các nhóm giấy tờ tương ứng.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ trong thời hạn từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
3. Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo cơ chế hành chính hiện hành.
4. Bước 4: Nhận giấy phép hoặc văn bản trả lời nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép.

Trình tự trên cần được đối chiếu với thủ tục hành chính đang hiển thị trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và cơ chế phân cấp của địa phương tại thời điểm nộp hồ sơ.

Thời gian giải quyết hồ sơ

Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn, cấp lại và gia hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của căn cứ làm việc tương ứng nhưng không quá 02 năm. Khi giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thuộc trường hợp được cấp lại thì thực hiện thủ tục cấp lại; khi giấy phép sắp hết hạn và đáp ứng điều kiện tiếp tục làm việc thì thực hiện thủ tục gia hạn.

Thời hạn giấy phép lao động

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của căn cứ làm việc tương ứng nhưng không quá 02 năm. Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi giấy phép đều mặc nhiên có thời hạn 02 năm; thời hạn thực tế còn phụ thuộc vào căn cứ được sử dụng trong hồ sơ.

취업 허가증 재발급

Cấp lại được áp dụng trong các trường hợp Nghị định quy định, chẳng hạn giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin nhất định. Thời hạn giải quyết cấp lại là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Cần phân biệt cấp lại với cấp giấy phép mới. Nếu người lao động đã được cấp giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trên giấy phép mà không thay đổi người sử dụng lao động, phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

취업 허가 갱신

Hồ sơ gia hạn gồm văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, 02 ảnh màu, giấy phép lao động còn thời hạn, hộ chiếu còn thời hạn và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo trường hợp áp dụng.

Hồ sơ gia hạn phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn. Cơ quan có thẩm quyền có thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ để xem xét và thực hiện gia hạn.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi làm giấy phép lao động

Rủi ro thường không chỉ nằm ở việc thiếu một tài liệu mà còn ở việc xác định sai loại thủ tục. Đặc biệt, sự không thống nhất giữa vị trí công việc, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh có thể khiến hồ sơ không đáp ứng yêu cầu.

Xác định sai vị trí hoặc hình thức làm việc

Một hồ sơ có thể có đầy đủ hộ chiếu, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe nhưng vẫn thiếu căn cứ nếu tài liệu chứng minh vị trí hoặc hình thức làm việc không phù hợp. Doanh nghiệp nên đối chiếu công việc thực tế, vị trí khai trong hồ sơ và tài liệu chứng minh trước khi nộp.

Nhầm cấp lại với cấp giấy phép mới

Cấp lại chỉ áp dụng cho các trường hợp được Nghị định quy định. Khi thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới thay vì mặc định sử dụng giấy phép cũ.

Không kiểm tra yêu cầu đối với giấy tờ nước ngoài

Giấy tờ do nước ngoài cấp có thể phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Doanh nghiệp nên xác định danh mục tài liệu ngay từ đầu, nhất là khi người lao động đang ở nước ngoài và cần thời gian hoàn tất thủ tục tại quốc gia cấp giấy tờ.

Thẩm quyền và nơi thực hiện thủ tục

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, đồng thời quyết định việc phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Vì vậy, cơ quan trực tiếp xử lý hồ sơ có thể khác nhau theo từng địa phương.

Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép

Trường hợp người lao động làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc, UBND cấp tỉnh nơi đó có thẩm quyền theo Nghị định. Nếu người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thẩm quyền thuộc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính.

Do cơ chế phân cấp có thể được địa phương triển khai theo quy định, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận thực tế trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia trước khi nộp.

Hình thức nộp hồ sơ

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định việc nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia và cơ chế tiếp nhận hồ sơ theo hệ thống hành chính địa phương. Doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục tương ứng tại thời điểm thực hiện để xác định chính xác kênh nộp và cơ quan xử lý.

Kinh nghiệm kiểm tra hồ sơ từ góc nhìn doanh nghiệp

Một bộ hồ sơ giấy phép lao động nên được kiểm tra theo logic của thủ tục thay vì chỉ kiểm tra đủ số lượng giấy tờ. Trình tự phù hợp là xác định diện cấp phép, xác định vị trí và hình thức làm việc, kiểm tra căn cứ chứng minh, sau đó mới đối chiếu thời hạn và hình thức của từng tài liệu.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ giấy phép lao động của MAN nếu cần đối chiếu thêm cách xử lý hồ sơ thực tế.

Với doanh nghiệp có nhiều lao động nước ngoài, nên quản lý thời hạn giấy phép cùng hệ thống hồ sơ nhân sự. Mốc gia hạn từ 10 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn cần được đưa vào lịch theo dõi để tránh phát sinh khoảng trống thủ tục.

Thông tin chuyên môn: Nội dung được biên soạn theo hướng tiếp cận thực tế của đội ngũ kế toán và thuế MAN – Master Accountant Network, dựa trên quy định pháp luật và thủ tục hành chính được công bố. Do thủ tục có thể được phân cấp theo từng địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin thực hiện tại địa phương trước khi nộp hồ sơ.

끝내다

Giấy phép lao động người nước ngoài cần được xử lý từ bước xác định đúng diện áp dụng, vị trí công việc và hình thức làm việc trước khi chuẩn bị hồ sơ. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp giấy phép được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc và thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ cấp mới, cấp lại và gia hạn, đồng thời theo dõi thời hạn giấy phép để xử lý đúng thời điểm. Với giấy tờ do nước ngoài cấp hoặc trường hợp người lao động làm việc theo nhiều hình thức, việc rà soát căn cứ ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro phải bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục.

Nguồn pháp lý chính: Nghị định 219/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ; thủ tục cấp giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia; và thông tin giải thích chính sách của Báo Điện tử Chính phủ.