Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là thủ tục doanh nghiệp cần quan tâm khi tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam. Theo Постановление 219/2025/ND-CP, quy định hiện hành tập trung vào đối tượng áp dụng, vị trí công việc, điều kiện, hồ sơ, trình tự cấp giấy phép và các trường hợp không thuộc diện cấp. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 07/08/2025 và có hiệu lực từ cùng ngày.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc xác định đúng trường hợp phải xin giấy phép lao động ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng. Hồ sơ không chỉ phụ thuộc vào thông tin của người lao động mà còn liên quan đến vị trí công việc, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh tương ứng.

Tổng quan về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Giấy phép lao động là căn cứ pháp lý để người lao động nước ngoài thuộc diện phải cấp được làm việc tại Việt Nam theo vị trí và hình thức làm việc được xác định. Постановление 219/2025/ND-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trong đó có thủ tục cấp giấy phép và xác nhận không thuộc diện cấp.

Quy định hiện hành về giấy phép lao động

Постановление 219/2025/ND-CP là văn bản trọng tâm hiện hành về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Văn bản được Chính phủ ban hành ngày 07/08/2025, có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và quy định về hồ sơ, thời gian, thẩm quyền cấp giấy phép cũng như các trường hợp không thuộc diện cấp.

Nghị định xác định bốn nhóm vị trí gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Doanh nghiệp cũng cần xác định hình thức làm việc để chuẩn bị đúng giấy tờ chứng minh.

Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào quốc tịch để xác định một người có phải xin giấy phép lao động hay không. Cần xem xét đồng thời vị trí công việc, hình thức làm việc và trường hợp pháp lý cụ thể.

Đối tượng và trường hợp cấp giấy phép lao động

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không mặc nhiên thuộc cùng một nhóm thủ tục. Постановление 219/2025/ND-CP xác định bốn nhóm vị trí gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, đồng thời quy định riêng các trường hợp không thuộc diện cấp.

Các vị trí công việc thuộc diện cấp giấy phép

Bốn nhóm vị trí được xác định trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP có tiêu chí chứng minh khác nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất vị trí và giấy tờ chứng minh thay vì chỉ dựa vào tên chức danh trên hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm.

• Nhà quản lý: là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.
• Giám đốc điều hành: bao gồm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; ngoài ra còn có trường hợp người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo điều kiện Nghị định quy định.
• Chuyên gia: về nguyên tắc phải đáp ứng yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm phù hợp với vị trí. Nghị định cũng quy định trường hợp đặc thù đối với người làm việc trong các lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
• Lao động kỹ thuật: phải đáp ứng điều kiện về đào tạo và kinh nghiệm theo một trong các trường hợp được Nghị định quy định.

Đối với chuyên gia và lao động kỹ thuật, hồ sơ chứng minh kinh nghiệm có vai trò đặc biệt quan trọng. Theo quy định được Chính phủ công bố, trường hợp thông thường đối với chuyên gia liên quan đến bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; đối với lao động kỹ thuật, một trong các trường hợp là được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp. Báo Điện tử Chính phủ

tổng quan về xin giấy phép lao động để đối chiếu điều kiện theo từng trường hợp.

Các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Постановление 219/2025/ND-CP quy định nhiều nhóm không thuộc diện cấp. Một số trường hợp đáng chú ý gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần; và người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm theo điều kiện của Nghị định.

Do danh sách không thuộc diện cấp phụ thuộc vào điều kiện cụ thể, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào chức danh hoặc thời gian dự kiến làm việc để kết luận người lao động được miễn giấy phép.

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều không phải thực hiện thủ tục hành chính. Một số trường hợp cần giấy xác nhận để chứng minh tình trạng không thuộc diện cấp, trong khi các trường hợp khác được áp dụng theo cơ chế riêng. Công báo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Условия выдачи разрешений на работу

Điều kiện cấp giấy phép lao động được xác định trên cơ sở vị trí công việc, hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh tương ứng. Hồ sơ theo Постановление 219/2025/ND-CP bao gồm giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp cần kiểm tra trước các yếu tố nền tảng gồm nhân thân của người lao động, sức khỏe, tình trạng lý lịch tư pháp, hình thức làm việc và sự phù hợp giữa vị trí dự kiến với giấy tờ chứng minh.

Hồ sơ không chỉ chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện cá nhân mà còn phải chứng minh vị trí công việc thực tế tại Việt Nam. Vì vậy, hai người cùng có chức danh quản lý tại doanh nghiệp vẫn có thể cần các giấy tờ chứng minh khác nhau tùy vị trí và hình thức làm việc.

Điều kiện theo vị trí công việc

Đối với nhà quản lý, doanh nghiệp cần có giấy tờ chứng minh tư cách quản lý theo quy định. Đối với giám đốc điều hành, giấy tờ phải thể hiện người lao động đáp ứng định nghĩa và điều kiện tương ứng với vị trí.

Đối với chuyên gia, hồ sơ tập trung vào trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp. Đối với lao động kỹ thuật, người lao động phải đáp ứng một trong các tiêu chí về đào tạo và kinh nghiệm được Nghị định quy định.

điều kiện và hồ sơ xin giấy phép lao động để đối chiếu giấy tờ theo từng nhóm vị trí.

Giấy tờ chứng minh điều kiện và vị trí công việc

Постановление 219/2025/ND-CP quy định giấy tờ chứng minh tương ứng với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa vị trí dự kiến, điều kiện áp dụng và giấy tờ chứng minh trước khi nộp hồ sơ.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Hồ sơ cấp giấy phép lao động theo Постановление 219/2025/ND-CP gồm văn bản của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, 02 ảnh màu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh vị trí.

Thành phần hồ sơ cấp giấy phép lao động

Để dễ kiểm tra, các nhóm giấy tờ chính có thể được phân loại như sau:

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương phải được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp áp dụng cơ chế liên thông theo quy định. Báo Điện tử Chính phủ

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, cần kiểm tra điều kiện sử dụng riêng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP; không mặc nhiên sử dụng mọi giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài.

hồ sơ xin cấp giấy phép lao động để kiểm tra thành phần hồ sơ theo từng trường hợp.

Giấy tờ chứng minh vị trí và hình thức làm việc

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc được xác định tùy từng trường hợp. Có thể bao gồm văn bản cử người lao động từ nước ngoài, hợp đồng hoặc thỏa thuận, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc văn bản liên quan đến việc điều chuyển sang Việt Nam.

Doanh nghiệp FDI nên xác định hình thức làm việc trước khi yêu cầu người lao động chuẩn bị hồ sơ từ nước ngoài.

Giấy tờ do nước ngoài cấp

Giấy tờ do nước ngoài cấp trong hồ sơ được thực hiện theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật. Giấy tờ sau khi đáp ứng yêu cầu về hợp pháp hóa phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định áp dụng.

cách làm giấy phép lao động cho người nước ngoài để rà soát trình tự chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ.

Thời điểm và quy trình cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Sau khi nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép là 10 ngày làm việc; nếu không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Thời điểm nộp hồ sơ

Mốc thời gian cần được hiểu thành hai khoảng khác nhau. Doanh nghiệp được nộp hồ sơ trong khoảng thời gian từ 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc đến thời điểm tối thiểu 10 ngày trước ngày đó. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền mới bắt đầu tính thời gian giải quyết thủ tục.

Ví dụ, nếu người lao động dự kiến bắt đầu làm việc ngày 01/10/2026, doanh nghiệp không nên chờ đến sát ngày này mới hoàn thiện giấy tờ. Mốc tối thiểu 10 ngày là giới hạn về thời điểm nộp hồ sơ, không phải thời gian chuẩn bị hồ sơ.

Các bước thực hiện thủ tục

Về thực tế, doanh nghiệp có thể triển khai thủ tục theo trình tự sau:

• Xác định người lao động thuộc diện phải cấp giấy phép và xác định đúng vị trí công việc.
• Kiểm tra hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh tương ứng.
• Chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Nộp hồ sơ theo phương thức và đầu mối tiếp nhận được công bố tại địa phương.
• Theo dõi quá trình xử lý và nhận giấy phép lao động hoặc văn bản trả lời nếu hồ sơ không được chấp thuận.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố thủ tục cấp giấy phép lao động với mã 1.014199. Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin đầu mối thực hiện tại thời điểm nộp hồ sơ.

thủ tục làm work permit cho người nước ngoài tại Việt Nam để đối chiếu các bước thực hiện.

Thời gian giải quyết hồ sơ

Thời hạn giải quyết trường hợp chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp giấy phép là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Kết quả xử lý hồ sơ

Trường hợp đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp giấy phép lao động theo mẫu được ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Cơ quan thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động

Постановление 219/2025/ND-CP quy định UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động trong phạm vi được quy định; UBND cấp tỉnh có thể quyết định phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện.

Thẩm quyền cấp giấy phép lao động

Doanh nghiệp cần xác định địa điểm làm việc và cơ chế phân cấp tại địa phương trước khi nộp hồ sơ. Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố, cần đối chiếu quy định về thẩm quyền tương ứng.

Nơi nộp hồ sơ theo thủ tục hành chính hiện hành

Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố thủ tục mã 1.014199 đối với việc cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Phương thức thực hiện và đầu mối tiếp nhận cần được kiểm tra theo địa phương và thời điểm nộp.

Thời hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của căn cứ tương ứng như hợp đồng lao động, văn bản cử người lao động sang Việt Nam hoặc hợp đồng, thỏa thuận liên quan, nhưng thời hạn giấy phép không quá 02 năm theo Постановление 219/2025/ND-CP.

Thời hạn tối đa 02 năm

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thời hạn giấy phép lao động theo căn cứ pháp lý tương ứng nhưng không quá 02 năm. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng thông tin cũ cho rằng giấy phép lao động có thể được cấp tối đa 36 tháng.

Căn cứ xác định thời hạn giấy phép

Thời hạn giấy phép được xác định theo căn cứ tương ứng với hình thức làm việc của người lao động. Giới hạn 02 năm là thời hạn tối đa, không có nghĩa mọi giấy phép đều mặc nhiên được cấp đủ 02 năm.

gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài nếu doanh nghiệp cần lập kế hoạch tiếp tục sử dụng nhân sự sau thời hạn hiện tại.

Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ

Sai sót trong hồ sơ giấy phép lao động thường xuất hiện ở ba nhóm vấn đề: xác định sai trường hợp pháp lý, chứng minh chưa đúng vị trí công việc và tính sai thời điểm nộp hồ sơ. Với doanh nghiệp FDI, cần kiểm tra đồng thời thông tin doanh nghiệp, người lao động, vị trí và hình thức làm việc.

Nhầm giấy phép lao động với giấy xác nhận không thuộc diện cấp

Giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động áp dụng cho hai tình trạng pháp lý khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định trường hợp pháp lý trước, sau đó mới lựa chọn thủ tục tương ứng.

Hồ sơ không chứng minh đúng vị trí công việc

Tên chức danh trong hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh người lao động thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Cần kiểm tra sự thống nhất giữa vị trí, điều kiện áp dụng và giấy tờ chứng minh.

Không tính đúng thời điểm nộp hồ sơ

Doanh nghiệp dễ nhầm giữa thời điểm được phép nộp hồ sơ và thời gian cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Hồ sơ được nộp trong khoảng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc, còn thời gian giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Sử dụng thông tin thời hạn 36 tháng

Thông tin về thời hạn tối đa 36 tháng không còn phù hợp với Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Theo quy định hiện hành, thời hạn giấy phép không quá 02 năm và còn phụ thuộc vào căn cứ xác định thời hạn.

Không kiểm tra cơ quan tiếp nhận theo địa phương

UBND cấp tỉnh có thẩm quyền theo quy định và có thể phân cấp việc thực hiện. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm làm việc không nên sử dụng một thông tin về cơ quan tiếp nhận cho tất cả hồ sơ.

Trong quá trình rà soát hồ sơ, MAN – Master Accountant Network khuyến nghị kiểm tra từng tài liệu theo đúng vị trí đăng ký thay vì chỉ kiểm tra hồ sơ đã đủ số lượng giấy tờ hay chưa.

Заключение

Giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được xử lý theo đúng trình tự từ xác định trường hợp pháp lý, vị trí và hình thức làm việc đến kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ và lựa chọn đúng đầu mối thực hiện. Theo Постановление 219/2025/ND-CP, hồ sơ cấp giấy phép có nhiều nhóm giấy tờ khác nhau và việc chứng minh đúng vị trí công việc là một trong những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp FDI.

Ba điểm doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nộp hồ sơ là đúng trường hợp pháp lý, đúng giấy tờ chứng minh vị trí và đúng thời điểm nộp. Bên cạnh đó, cần kiểm tra đầu mối tiếp nhận theo địa phương vì UBND cấp tỉnh có thể phân cấp việc thực hiện thủ tục.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố thủ tục cấp giấy phép lao động với mã 1.014199.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc rà soát hồ sơ trước khi nộp có thể giúp hạn chế sai sót liên quan đến giấy tờ nước ngoài, vị trí công việc và hình thức làm việc. MAN – Master Accountant Network có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ và đối chiếu yêu cầu thủ tục theo từng trường hợp cụ thể.

Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có bắt buộc phải có giấy phép lao động không?

Không phải mọi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin giấy phép lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp thuộc diện cấp giấy phép và nhiều trường hợp không thuộc diện cấp. Doanh nghiệp cần xác định vị trí, hình thức làm việc và trường hợp pháp lý cụ thể trước khi lựa chọn thủ tục.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản gồm văn bản của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn thời hạn, Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh vị trí.

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa bao lâu?

Giấy phép lao động có thời hạn theo căn cứ tương ứng được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP nhưng không quá 02 năm. Thời hạn thực tế có thể ngắn hơn nếu hợp đồng, văn bản cử người lao động hoặc căn cứ làm việc có thời hạn ngắn hơn.

Nguồn pháp lý tham khảo: Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Công báo và Cổng Dịch vụ công Quốc gia.