Cách làm giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục làm giấy phép lao động cho người nước ngoài yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện đăng ký qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết cấp phép trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định tại 第219/2025/ND-CP号法令. Đối với các doanh nghiệp FDI mới thành lập, việc hoàn thiện thủ tục này song hành cùng Dịch vụ cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư sẽ giúp tối ưu hóa toàn bộ bộ máy pháp lý ban đầu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày so với ngày dự kiến người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc. Việc chủ động rà soát điều kiện theo từng nhóm chức danh chuyên môn giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ chuẩn bị hồ sơ và hạn chế phát sinh trong quá trình xử lý.

Xác định vị trí và điều kiện của người lao động nước ngoài

Nhà tuyển dụng cần xác định chính xác nhóm vị trí công việc của người lao động nước ngoài theo quy định để áp dụng đúng tiêu chuẩn pháp lý. Việc tham khảo chi tiết quy định khái niệm về giấy phép lao động và phân loại chuẩn xác ngay từ ban đầu quyết định trực tiếp đến danh mục tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn.

Nhà quản lý

Nhà quản lý được xác định là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Căn cứ chứng minh vị trí này bao gồm điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, điều động hoặc giấy tờ chứng minh tư cách nhà quản lý theo quy định.

Giám đốc điều hành

Giám đốc điều hành là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Đối với trường hợp người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực, nhân sự cần đáp ứng điều kiện có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với lĩnh vực dự kiến đảm nhận tại Việt Nam.

Chuyên gia

Người lao động nước ngoài được xác định là chuyên gia khi đáp ứng điều kiện có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam. Đối với chuyên gia làm việc trong các lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, tiêu chuẩn kinh nghiệm được áp dụng điều kiện kinh nghiệm tối thiểu 1 năm phù hợp với chuyên ngành đào tạo.

Lao động kỹ thuật

Lao động kỹ thuật đòi hỏi người lao động phải được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 1 năm và có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp, hoặc có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhận. Giấy tờ chứng minh bao gồm văn bằng, chứng chỉ đào tạo kèm theo văn bản xác nhận thâm niên làm việc thực tế từ người sử dụng lao động trước đó.

Hồ sơ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thành phần hồ sơ đóng vai trò cốt lõi trong quá trình thẩm định của cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự chuẩn bị hoặc sử dụng dịch vụ làm Visa Work Permit trọn gói để chuẩn bị đồng bộ nhóm giấy tờ hành chính và nhóm tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị

Hồ sơ cơ bản đề nghị cấp giấy phép lao động thường bao gồm các nhóm giấy tờ sau, tùy từng trường hợp cụ thể có thể áp dụng các ngoại lệ theo quy định pháp luật:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có đủ điều kiện cấp (còn thời hạn không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ), trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống thông tin hoặc cơ sở dữ liệu dùng chung.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc Việt Nam cấp (còn thời hạn không quá 6 tháng), trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính.
• Bản sao hộ chiếu còn giá trị sử dụng theo quy định pháp luật.
• 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, nền trắng, chụp rõ mặt trong vòng 6 tháng gần nhất.

Việc thu thập đúng các biểu mẫu hành chính nền tảng giúp hồ sơ vượt qua bước kiểm tra điều kiện sơ bộ trên hệ thống dịch vụ công nhanh chóng.

Giấy tờ chứng minh vị trí và điều kiện

Tùy thuộc vào vị trí công việc dự kiến đảm nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh trình độ và thâm niên chuyên môn của nhân sự theo các tiêu chí cụ thể.

Dưới đây là bảng tổng hợp yêu cầu giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn theo 4 nhóm vị trí công việc:

Bảng phân loại trên giúp nhà tuyển dụng xác định chính xác danh mục hồ sơ cần thu thập cho từng chức danh cụ thể trước khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Các văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc phụ thuộc vào mô hình hợp tác giữa người lao động và doanh nghiệp. Đối với hình thức thực hiện hợp đồng lao động, hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo quy định, trong đó bao gồm dự thảo hợp đồng lao động theo trường hợp áp dụng. Trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, người lao động cần có văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam và văn bản chứng minh đã được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.

Quy trình làm giấy phép lao động cho người nước ngoài

Quy trình làm giấy phép lao động cho người nước ngoài được tích hợp toàn diện theo quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp thực hiện các bước hành chính rõ ràng và chủ động.

Bước 1: Xác định hồ sơ và vị trí

Doanh nghiệp tiến hành phân loại chính xác chức danh công việc của người lao động (Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hay Lao động kỹ thuật) và xác định hình thức làm việc tại Việt Nam. Việc xác định đúng vị trí ngay từ đầu giúp chuẩn bị chính xác danh mục giấy tờ chứng minh năng lực.

步骤二：准备文件

Doanh nghiệp thu thập đầy đủ giấy tờ cá nhân của lao động nước ngoài, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt đối với các tài liệu do nước ngoài cấp. Đồng thời, người sử dụng lao động lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tích hợp đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày tính đến ngày dự kiến bắt đầu làm việc, doanh nghiệp gửi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp thực hiện nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp, gửi bưu chính công ích đến Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương.

Bước 4: Tiếp nhận và xét duyệt

Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc hệ thống dịch vụ công tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn có thẩm quyền tại địa phương. Cơ quan có thẩm quyền tiến hành thẩm định nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động và điều kiện chuyên môn của người lao động.

Bước 5: Nhận kết quả

Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho doanh nghiệp. Trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, cơ quan nhà nước sẽ trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Nộp hồ sơ, thời gian giải quyết và lệ phí

Nắm vững phương thức giao dịch hành chính, thời hạn xử lý và quy định nghĩa vụ tài chính giúp doanh nghiệp chủ động điều phối kế hoạch nhân sự nước ngoài.

Nộp hồ sơ ở đâu và bằng cách nào

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ đại diện đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc. Hồ sơ sau khi tiếp nhận sẽ được chuyển giao đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định.

Thời gian giải quyết

Thời hạn xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc, tính chính xác từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép lao động, cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản trả lời nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Lệ phí

Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí. Mức thu cụ thể thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc địa điểm làm việc, do đó sẽ có sự chênh lệch tùy theo từng địa phương.

Thời hạn của giấy phép lao động

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các căn cứ pháp lý liên quan nhưng tối đa không vượt quá 02 năm.

Thời hạn cấp giấy phép lao động cụ thể phụ thuộc vào từng tài liệu đầu vào bao gồm các căn cứ sau:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam.
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài.
• Thời hạn quy định trong văn bản của bên cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.

Khi giấy phép hết thời hạn, nếu doanh nghiệp tiếp tục có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thì phải thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động hoặc tiến hành làm lại thủ tục tương tự như khi điều chỉnh thủ tục gia hạn giấy phép đầu tư cho dự án.

Những lưu ý khi làm giấy phép lao động

Quá trình chuẩn bị thủ tục hành chính đòi hỏi sự tỉ mỉ để tránh tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần gây chậm trễ tiến độ.

Mốc thời gian 10 ngày tính từ khi nhận đủ hồ sơ

Theo ghi nhận tại Chính sách Online của Chính phủ, thời hạn 10 ngày làm việc xử lý thủ tục được tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo quy định, không tính từ ngày doanh nghiệp thao tác nộp lần đầu nếu hồ sơ chưa đầy đủ thành phần.

Sự tương thích giữa bằng cấp và vị trí công việc

Văn bằng đào tạo và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc của người lao động phải thể hiện tính logic, phù hợp với mô tả công việc của vị trí dự kiến đảm nhận tại Việt Nam. Việc lệch chuyên ngành đào tạo so với chức danh đăng ký là nguyên nhân phổ biến dẫn đến yêu cầu giải trình bổ sung.

Kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thời hạn của Giấy khám sức khỏe (không quá 12 tháng) và Phiếu lý lịch tư pháp (không quá 6 tháng). Ngoài ra, toàn bộ tài liệu do nước ngoài cấp phải hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật chứng thực hợp lệ trước khi nộp.

Khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu dùng chung

Đối với các trường hợp dữ liệu khám sức khỏe đã được kết nối trên hệ thống thông tin hoặc phiếu lý lịch tư pháp đã thực hiện qua cơ chế liên thông thủ tục hành chính, doanh nghiệp có thể giảm bớt việc nộp bản giấy tương ứng, giúp đơn giản hóa thành phần hồ sơ.

Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ từ góc nhìn MAN

Thông qua thực tiễn cung cấp Dịch vụ tư vấn chứng nhận đầu tư và quản trị nhân sự cho các doanh nghiệp FDI, MAN – Master Accountant Network chia sẻ một số điểm lưu ý thực tế trong khâu chuẩn bị hồ sơ cấp phép.

示例情境

Một doanh nghiệp FDI đăng ký tuyển dụng nhân sự nước ngoài vào vị trí Chuyên gia công nghệ thông tin. Người lao động có bằng đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh nhưng có 3 năm kinh nghiệm làm việc thực tế trong lĩnh vực phần mềm tại công ty mẹ ở nước ngoài.

Khi đối chiếu hồ sơ, cơ quan thẩm định yêu cầu làm rõ sự phù hợp giữa chuyên ngành đào tạo và vị trí dự kiến làm việc. Doanh nghiệp đã cung cấp bổ sung các chứng chỉ đào tạo chuyên môn về công nghệ thông tin kèm văn bản xác nhận chi tiết quá trình đảm nhiệm công việc thực tế, giúp giải trình rõ ràng tính tương thích của hồ sơ.

Quy trình rà soát hồ sơ từ góc nhìn MAN

Đội ngũ chuyên môn của MAN – Master Accountant Network thường tập trung rà soát 3 nhóm điểm chính trước khi chính thức nộp hồ sơ:

1. Chéo dữ liệu hành chính: Đối chiếu chính xác thông tin họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu giữa Mẫu số 03, Giấy khám sức khỏe và Phiếu lý lịch tư pháp.
2. Kiểm tra tính hợp pháp hóa: Rà soát con dấu, chữ ký hợp pháp hóa lãnh sự và dấu chứng thực dịch thuật trên bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm.
3. Tương thích thuật ngữ: Đảm bảo tên chức danh công việc trong bản dịch tiếng Việt thống nhất hoàn toàn với nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động.

Sự chủ động kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết hành chính giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần.

总结

Cách làm giấy phép lao động cho người nước ngoài hiệu quả yêu cầu doanh nghiệp nắm rõ quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, xác định đúng nhóm vị trí công việc và chuẩn bị chính xác các thành phần hồ sơ theo hướng dẫn. Việc chủ động rà soát tính pháp lý của giấy tờ do nước ngoài cấp và thực hiện nộp hồ sơ đúng thời hạn qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thuận lợi, bảo đảm tính tuân thủ pháp lý cho đội ngũ nhân sự quốc tế tại Việt Nam.

常见问题解答

Hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì?

Hồ sơ gồm văn bản báo cáo giải trình và đề nghị cấp phép theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, bản sao hộ chiếu, 02 ảnh 4x6cm và các giấy tờ chứng minh vị trí công việc (bằng cấp, văn bản xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm).

Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu?

Thời gian xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn 10 ngày giải quyết giấy phép lao động được tính từ ngày nào?

Thời hạn 10 ngày làm việc được tính chính xác từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo quy định, không tính từ ngày gửi hồ sơ ban đầu nếu thành phần hồ sơ chưa đầy đủ.