Pháp lý cho doanh nghiệp mới thành lập và lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp mới thành lập luôn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả nguồn lực tài chính lẫn kiến thức pháp luật để vận hành ổn định. Đặc biệt, từ khi các chính sách mới về việc bãi bỏ một số lệ phí hành chính và đơn giản hóa thủ tục thuế điện tử có hiệu lực, môi trường khởi nghiệp cho doanh nghiệp mới thành lập đã trở nên thông thoáng hơn. Tuy nhiên, để tránh các rủi ro về pháp lý và tài chính, chủ doanh nghiệp cần nắm vững quy trình từ đăng ký kinh doanh đến việc thiết lập hệ thống kế toán số ngay từ những ngày đầu hoạt động.

Điều kiện pháp lý để thành lập doanh nghiệp hiện nay

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ, mỗi doanh nghiệp mới thành lập cần đối chiếu các điều kiện pháp lý cơ bản dựa trên Закон о предпринимательстве 2020 года để đảm bảo có thể đi vào hoạt động một cách hợp pháp. Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp mới thành lập giảm thiểu rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh tranh chấp trong quá trình vận hành.

Đối tượng có quyền thành lập doanh nghiệp

Căn cứ Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, hầu hết cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp mới thành lập, bạn cần lưu ý các đối tượng bị cấm theo Điều 17 khoản 2 bao gồm:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình.
• Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp thuộc Công an nhân dân.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề.
• Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Quy tắc đặt tên và địa chỉ trụ sở chính

Tên của doanh nghiệp mới thành lập phải bao gồm hai thành phần là loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Theo Điều 37, 38, 39 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện các bước kiểm tra sau:

• Tra cứu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký.
• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp.
• Trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Theo Luật Nhà ở 2014, doanh nghiệp mới thành lập tuyệt đối không đặt trụ sở tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể có chức năng chỉ để ở.

Ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ

Mọi doanh nghiệp mới thành lập được tự do kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện quy định tại Phụ lục IV Закон об инвестициях 2020 года, doanh nghiệp mới thành lập phải đáp ứng đủ điều kiện và được cấp giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy phép con tương ứng trước khi hoạt động. Về vốn điều lệ, Điều 47 và Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ:

• Các thành viên/cổ đông phải góp vốn đầy đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày doanh nghiệp mới thành lập được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi vốn điều lệ bằng giá trị số vốn thực góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn nếu không góp đủ.

Hồ sơ đăng ký dành cho doanh nghiệp mới thành lập

Việc soạn thảo hồ sơ đúng theo Постановление 01/2021/ND-CP là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp mới thành lập được cấp phép. Một bộ hồ sơ tiêu chuẩn cho doanh nghiệp mới thành lập hiện nay yêu cầu sự chi tiết và chuẩn xác:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Điều lệ công ty (phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên hợp danh, chủ sở hữu hoặc các thành viên/cổ đông sáng lập).
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
• Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau: Thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các thành viên/cổ đông là cá nhân; Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức.
• Giấy ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ định danh của người được ủy quyền.

Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh

Quy trình đăng ký cho doanh nghiệp mới thành lập hiện được thực hiện 100% qua môi trường mạng theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

• Bước 1: Kê khai thông tin, tải văn bản điện tử các giấy tờ hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 2: Sử dụng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác thực hồ sơ cho doanh nghiệp mới thành lập.
• Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tiếp nhận và trả Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng.
• Bước 4: Sau 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp mới thành lập nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cần sửa đổi, bổ sung.

Để đảm bảo tỷ lệ hồ sơ được duyệt ngay lần đầu, nhiều doanh nghiệp mới thành lập chọn đồng hành cùng các đơn vị chuyên nghiệp như MAN – Master Accountant Network để được soát xét điều lệ và danh mục ngành nghề tối ưu nhất.

Những thay đổi về nghĩa vụ lệ phí môn bài

Theo chính sách cắt giảm gánh nặng tài chính hỗ trợ khởi nghiệp, nghĩa vụ lệ phí môn bài dành cho doanh nghiệp mới thành lập đã có những thay đổi mang tính lịch sử. Cụ thể, căn cứ theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP và đặc biệt là định hướng tại Nghị quyết 198/2025/QH15 áp dụng cho giai đoạn mới:

Nội dung bãi bỏ lệ phí môn bài theo chính sách hiện hành

Doanh nghiệp mới thành lập hiện nay được hưởng chính sách miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập hoặc từ năm 2026 trở đi là bãi bỏ hoàn toàn nghĩa vụ này. Đây là nỗ lực của Chính phủ trong việc số hóa quản lý thuế và giảm bớt các thủ tục kê khai rườm rà không cần thiết cho các đơn vị doanh nghiệp mới thành lập vừa gia nhập thị trường.

So sánh nghĩa vụ tài chính theo quy định mới

Dưới đây là bảng tổng hợp các thay đổi quan trọng giúp doanh nghiệp mới thành lập nắm bắt nhanh các nghĩa vụ tài chính liên quan đến lệ phí môn bài:

Lưu ý: Mặc dù lệ phí môn bài được cắt giảm, doanh nghiệp mới thành lập vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Các khoản nợ lệ phí phát sinh trước thời điểm chính sách mới có hiệu lực vẫn phải được hoàn thành đầy đủ để doanh nghiệp mới thành lập tránh bị khóa mã số thuế.

Các công việc cần làm ngay sau khi có giấy phép kinh doanh

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp và các quy định quản lý thuế, sau khi có Giấy phép, doanh nghiệp mới thành lập phải hoàn thiện các thủ tục hậu thành lập để hoạt động chính thức:

• Khắc con dấu: Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp mới thành lập tự quyết định loại mẫu, số lượng và nội dung con dấu.
• Treo biển hiệu: Phải thể hiện tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và đặt tại trụ sở chính của doanh nghiệp mới thành lập theo quy định của Luật Quảng cáo.
• Đăng ký chữ ký số và Hóa đơn điện tử: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp mới thành lập đang hoạt động kinh doanh.
• Mở và thông báo tài khoản ngân hàng: Để thực hiện các giao dịch thanh toán tiền thuế và giao dịch thương mại có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên qua ngân hàng.

Nghĩa vụ thuế và báo cáo định kỳ cho doanh nghiệp mới thành lập

Quản trị thuế cho doanh nghiệp mới thành lập không chỉ là nộp tiền mà còn là quản lý rủi ro hồ sơ chứng từ. Doanh nghiệp cần lưu ý:

Thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp

Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập thường thực hiện kê khai thuế GTGT theo quý. Về thuế TNDN, doanh nghiệp mới thành lập phải tạm nộp tiền thuế của 03 quý đầu năm không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm.

Thuế thu nhập cá nhân và báo cáo tài chính

Dù không phát sinh việc chi trả lương, doanh nghiệp mới thành lập vẫn phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm. Báo cáo tài chính phải được lập và nộp cho Cơ quan Thuế, Cơ quan Thống kê và Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

MAN – Master Accountant Network luôn khuyến nghị các chủ doanh nghiệp nên áp dụng các phần mềm kế toán số ngay từ đầu để tự động hóa việc tổng hợp chứng từ cho doanh nghiệp mới thành lập, tránh sai sót khi đến kỳ quyết toán.

Chế độ bảo hiểm xã hội và quản lý lao động

Tuân thủ Luật Lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội là điều kiện để doanh nghiệp mới thành lập xây dựng đội ngũ bền vững:

• Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp mới thành lập ký hợp đồng lao động chính thức.
• Lập sổ quản lý lao động (bản giấy hoặc bản điện tử) và cập nhật thông tin định kỳ 6 tháng một lần theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Trích nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng theo tỷ lệ quy định hiện hành trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.

Câu hỏi thường gặp về doanh nghiệp mới thành lập

Dưới đây là tổng hợp các thắc mắc pháp lý trọng tâm nhất dành cho các doanh nghiệp mới thành lập hiện nay.

Kết luận về sự chuẩn bị của doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập trong giai đoạn hiện nay có nhiều lợi thế nhờ sự tinh gọn của thủ tục hành chính và các chính sách ưu đãi tài chính. Tuy nhiên, sự thuận lợi này chỉ thực sự mang lại hiệu quả bền vững khi chủ doanh nghiệp trang bị đầy đủ kiến thức pháp luật hoặc có sự đồng hành từ các mạng lưới tổ chức chuyên môn. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về kế toán, thuế và lao động ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của mọi doanh nghiệp mới thành lập.

Контактная информация сети ведущих бухгалтеров Man.

• Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
• Мобильный телефон/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Электронная почта: man@man.net.vn

Модераторами контента являются: Г-н Ле Хоанг Туен – Основатель и генеральный директор компании Man, Аудиторы CPA Вьетнама Обладаю более чем 30-летним опытом работы в области бухгалтерского учета, аудита и финансового консалтинга.