Work Permit là gì? Điều kiện và thủ tục xin giấy phép lao động mới nhất

Bạn đang cần tuyển dụng nhân sự quốc tế nhưng chưa rõ Work Permit là gì? Разрешение на работу hay còn gọi là Work Permit là văn bản pháp lý bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Thiếu chứng thư này, cả doanh nghiệp bảo lãnh và lao động ngoại quốc đều phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính rất nặng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình xin cấp mới nhất giúp doanh nghiệp tối ưu tiến trình bảo lãnh nhân sự.

Work Permit là gì

Giấy phép lao động hay Work Permit là văn bản xác nhận người lao động nước ngoài được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Chứng thư này ghi nhận cụ thể các thông tin cá nhân của người lao động bao gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp bảo lãnh, vị trí công việc đảm nhận và thời hạn làm việc.

Thẩm quyền cấp giấy phép lao động hiện nay thuộc về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Văn bản này đóng vai trò bảo đảm người lao động nước ngoài làm việc đúng vị trí đã đăng ký và hỗ trợ cơ quan chức năng kiểm soát thị trường lao động trong nước.

Những đối tượng bắt buộc phải xin work permit tại Việt Nam

Căn cứ quy định tại Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam bắt buộc phải sở hữu giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn trừ theo quy định của pháp luật. Những nhóm đối tượng chủ yếu bao gồm:

• Người nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động trực tiếp với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
• Nhân sự di chuyển nội bộ trong phạm vi doanh nghiệp có hiện diện thương mại tại Việt Nam, bao gồm việc điều động từ công ty mẹ ở nước ngoài sang chi nhánh trong nước.
• Cá nhân vào Việt Nam để thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục hoặc y tế.
• Chuyên gia nước ngoài có bằng đại học trở lên và có ít nhất ba năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhận tại Việt Nam.
• Lao động kỹ thuật được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác nhất một năm và có ít nhất ba năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
• Nhà quản lý và giám đốc điều hành trực tiếp tham gia quản lý, điều hành bộ máy vận hành của doanh nghiệp bảo lãnh.

Đối với tất cả các nhóm đối tượng này, doanh nghiệp tuyển dụng lao động ngoại quốc có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước.

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Dù việc sở hữu giấy phép lao động là bắt buộc đối với phần lớn nhân sự ngoại quốc, pháp luật Việt Nam vẫn quy định một số trường hợp đặc thù được miễn trừ nhằm khuyến khích đầu tư và tinh giản thủ tục hành chính. Các trường hợp được miễn giấy phép lao động phổ biến hiện nay bao gồm:

• Иностранные инвесторы là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị vốn góp đạt từ ba tỷ đồng trở lên.
• Người nước ngoài là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có mức vốn góp tối thiểu từ ba tỷ đồng trở lên.
• Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án hoặc người đứng đầu chi nhánh của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
• Người lao động vào Việt Nam với thời gian dưới ba tháng để thực hiện chào bán dịch vụ hoặc xử lý các sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp phát sinh khẩn cấp mà lao động trong nước không xử lý được.

Doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc diện miễn trừ cần làm thủ tục đề nghị cơ quan quản lý lao động cấp văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Thủ tục này phải được hoàn tất trước ít nhất mười ngày kể từ ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc.

Phân biệt work permit và visa lao động

Để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình chuẩn bị hồ sơ lưu trú và làm việc, người sử dụng lao động cũng như nhân sự ngoại quốc cần phân biệt rõ ràng giữa giấy phép lao động và thị thực. Hai loại giấy tờ này có bản chất pháp lý và cơ quan quản lý hoàn toàn khác biệt nhau.

Tên bảng: Bảng phân biệt bản chất pháp lý giữa giấy phép lao động và thị thực lao động

Thông qua bảng so sánh trên, chúng ta có thể nhận thấy hai loại văn bản này bổ trợ chặt chẽ cho nhau. Giấy phép lao động chính là cơ sở pháp lý vững chắc nhất để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét cấp thị thực lao động hoặc thẻ tạm trú dài hạn cho người nước ngoài. Nếu không có giấy phép hành nghề hợp lệ, thị thực lao động sẽ không được cấp hoặc không thể gia hạn, dẫn đến việc người nước ngoài buộc phải xuất cảnh khi hết hạn lưu trú ngắn hạn.

Điều kiện xin work permit cho người nước ngoài

Để tiến trình xin cấp giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ bốn nhóm điều kiện cơ bản được quy định chặt chẽ trong hệ thống luật lao động Việt Nam bao gồm:

• Người lao động phải từ đủ mười tám tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ để chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước pháp luật.
• Người nước ngoài bắt buộc phải có đủ thể lực và sức khỏe phù hợp với yêu cầu của từng công việc cụ thể, được chứng nhận bởi các bệnh viện được cấp phép theo quy định của Bộ Y tế.
• Người lao động không có tiền án, tiền sự, không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, và không đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài.
• Người lao động phải chứng minh được trình độ chuyên môn thực tế bằng cách cung cấp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo và văn bản xác nhận kinh nghiệm thực tế phù hợp từ các cơ quan ở nước ngoài.

Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những gì

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của thủ tục hành chính này. Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động được soạn thảo theo Mẫu số 11/PLI ban hành kèm theo các nghị định hướng dẫn của chính phủ.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn thời hạn hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe có giá trị sử dụng trong thời hạn mười hai tháng do các cơ sở y tế đủ thẩm quyền cấp.
• Phiếu lý lịch tư pháp được cấp không quá sáu tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, có thể sử dụng phiếu lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp hoặc phiếu lý lịch tư pháp số một do cơ quan tư pháp Việt Nam cấp.
• Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật ra tiếng Việt và công chứng tư pháp một cách hợp lệ.
• Hai ảnh chân dung màu kích thước bốn nhân sáu cm, chụp trên nền trắng, đầu để trần, không đeo kính màu và được chụp trong vòng sáu tháng gần nhất.

Quy trình xin work permit mới nhất

Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được thực hiện theo quy trình tuần tự bốn bước nghiêm ngặt dưới đây:

• Bước một: Doanh nghiệp đăng tuyển dụng công khai người lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển dụng người nước ngoài trước ít nhất ba mươi ngày kể từ ngày dự kiến tuyển dụng trên Cổng thông tin điện tử của Cục Việc làm.
• Bước hai: Doanh nghiệp nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lên Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trước ít nhất mười lăm ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động.
• Bước ba: Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đầy đủ lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương nơi người nước ngoài trực tiếp làm việc trước ít nhất mười lăm ngày kể từ ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc.
• Bước tư: Trong vòng năm ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động bản gốc cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp, cơ quan chức năng sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cụ thể.

Để tối ưu hóa thời gian và tránh các sai sót hồ sơ hành chính phức tạp, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thường lựa chọn các giải pháp tư vấn chuyên nghiệp. Đội ngũ chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network hỗ trợ rà soát tính hợp pháp của văn bằng nước ngoài, hướng dẫn dịch thuật công chứng và thay mặt doanh nghiệp làm việc trực tiếp với các cơ quan quản lý lao động để đẩy nhanh tiến độ cấp phép.

Chi phí làm work permit bao nhiêu

Tổng chi phí để hoàn thiện một giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm lệ phí hành chính nhà nước và các chi phí chuẩn bị hồ sơ liên quan. Lệ phí hành chính nộp cho ngân sách nhà nước tại địa phương để cấp mới, gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động dao động từ bốn trăm nghìn đồng đến một triệu đồng cho một hồ sơ tùy thuộc vào quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Bên cạnh lệ phí hành chính, doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị ngân sách cho các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình hoàn thiện hồ sơ. Các chi phí này bao gồm phí khám sức khỏe tại các bệnh viện theo chỉ định, phí yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, phí dịch thuật công chứng và phí hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ từ nước ngoài gửi về.

Nếu sử dụng các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp bên ngoài, chi phí sẽ bao gồm thêm phí dịch vụ tư vấn pháp lý nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và hạn chế các chi phí phát sinh không đáng có do hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

Work permit có thời hạn bao lâu

Thời hạn của giấy phép lao động cấp mới được xác định theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết, thời hạn của văn bản cử người lao động sang Việt Nam làm việc, hoặc thời hạn của dự án đang triển khai. Theo quy định pháp luật hiện hành, thời hạn tối đa của một giấy phép lao động cấp mới là hai năm.

Khi giấy phép lao động chuẩn bị hết hạn, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn gia hạn tối đa không quá hai năm. Khi hết thời hạn gia hạn này, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện lại quy trình xin cấp giấy phép lao động mới từ đầu nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động.

Thẻ tạm trú TRC lao động là gì và liên quan thế nào tới work permit

Thẻ tạm trú lao động, thường được viết tắt là TRC ký hiệu LĐ1 hoặc LĐ2, là một loại giấy tờ tùy thân đặc biệt do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp cho người nước ngoài được phép cư trú lâu dài tại Việt Nam. Thẻ tạm trú này có giá trị thay thế thị thực, giúp người lao động nước ngoài xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam nhiều lần một cách thuận tiện mà không cần thực hiện các thủ tục xin visa ngắn hạn định kỳ.

Mối liên hệ giữa thẻ tạm trú TRC và giấy phép lao động rất chặt chẽ. Giấy phép lao động còn hiệu lực pháp lý là tài liệu bắt buộc và là căn cứ cốt lõi nhất để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét cấp thẻ tạm trú lao động cho người nước ngoài. Thời hạn của thẻ tạm trú TRC được cấp sẽ không bao giờ vượt quá thời hạn còn lại ghi trên giấy phép lao động đã được cấp trước đó, đảm bảo sự thống nhất đồng bộ giữa quyền cư trú và quyền làm việc hợp pháp của người nước ngoài tại Việt Nam.

Thông tin tham khảo thêm cho doanh nghiệp

Để xây dựng một lộ trình pháp lý an toàn và tối ưu nhất cho nhân sự quốc tế, doanh nghiệp nên tham khảo thêm các bài viết chuyên sâu về thẻ tạm trú TRC là gì nhằm chuẩn bị cho việc chuyển đổi lưu trú dài hạn ngay sau khi có giấy phép lao động.

Bên cạnh đó, việc nắm rõ quy trình xin visa DN1 và visa DN2 cho người nước ngoài nhập cảnh thương mại cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong giai đoạn chuẩn bị ban đầu.

Đối với các hồ sơ bằng cấp nước ngoài, bài viết hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp và lý lịch tư pháp nước ngoài sẽ cung cấp chi tiết các bước xác thực giấy tờ hợp lệ theo quy định pháp luật Việt Nam.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục hành chính

Заключение

Việc thấu hiểu bản chất work permit là gì cùng với việc chuẩn bị kỹ lưỡng các điều kiện, hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình bốn bước theo quy định mới nhất là chìa khóa giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài vận hành một cách hợp pháp và an toàn. Trong bối cảnh các quy định pháp lý ngày càng được siết chặt và đổi mới liên tục, việc thực hiện thủ tục đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác tuyệt đối từ cả phía doanh nghiệp và người lao động. Đầu tư thời gian và nguồn lực để hoàn thiện giấy phép lao động chính là nền móng giúp doanh nghiệp bảo vệ nguồn nhân lực quốc tế chất lượng cao, từ đó thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển một cách bền vững và thịnh vượng tại thị trường Việt Nam dưới sự đồng hành của các đơn vị tư vấn uy tín.

Контактная информация сети ведущих бухгалтеров MAN.

• Адрес: 19А, 43-я улица, район Тан Тхуан, Хошимин
• Мобильный/Зало: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Электронная почта: man@man.net.vn

Производством контента руководит: г-н. Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.